{"text_format":"1","workbook":"xlsx","n_sheets":15,"sheets":["Plan de mejoramiento","Hoja1","Análisis causa 5","Análisis causa 6","Análisis causa 7","Análisis causa 8","Análisis causa 9","Análisis causa 10","Análisis causa 11","Análisis causa 12","Análisis causa 13","Análisis causa 14","Análisis causa 15","Análisis causa 16","Análisis causa 17"],"not_rendered":{"charts":0,"images":1,"macros":0,"external_links":0,"defined_names":14,"comments":1,"pivot_tables":0},"unopened":[],"bounds":{"document_bytes":16777216,"sheet_cells":100000,"rows_first":2000,"rows_last":500,"rows_between":2000,"halvings":0,"cell_chars":16384,"cell_head_chars":4096},"cells_cut":0,"cells_raw":0,"read":"whole","date_system":"1900"}

{"sheet":"Plan de mejoramiento","index":0,"n_rows":97,"n_cols":32,"rows_kept":97,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[71,0,76,0],[71,1,76,1],[71,3,76,3],[71,2,76,2],[71,4,76,4],[62,30,70,30],[62,31,70,31],[62,0,70,0],[62,1,70,1],[62,3,70,3],[62,29,70,29],[57,0,61,0],[57,1,61,1],[57,3,61,3],[62,2,70,2],[62,4,70,4],[52,31,56,31],[57,2,61,2],[57,4,61,4],[57,29,61,29],[57,30,61,30],[57,31,61,31],[52,29,56,29],[52,30,56,30],[52,0,56,0],[52,1,56,1],[52,3,56,3],[52,2,56,2],[52,4,56,4],[48,0,51,0],[48,1,51,1],[48,3,51,3],[48,2,51,2],[48,4,51,4],[42,29,47,29],[42,30,47,30],[42,31,47,31],[42,0,47,0],[42,1,47,1],[42,3,47,3],[42,2,47,2],[42,4,47,4],[37,0,41,0],[37,1,41,1],[37,3,41,3],[37,2,41,2],[37,4,41,4],[29,29,36,29],[29,30,36,30],[29,31,36,31],[29,0,36,0],[29,1,36,1],[29,3,36,3],[29,2,36,2],[29,4,36,4],[26,0,28,0],[26,1,28,1],[26,3,28,3],[26,2,28,2],[26,4,28,4],[23,29,25,29],[23,30,25,30],[23,31,25,31],[23,0,25,0],[23,1,25,1],[23,3,25,3],[23,2,25,2],[23,4,25,4],[23,9,25,9],[9,0,11,0],[9,1,11,1],[9,3,11,3],[16,29,18,29],[16,30,18,30],[16,31,18,31],[16,3,18,3],[16,1,18,1],[12,0,15,0],[16,2,18,2],[16,4,18,4],[16,0,18,0],[12,29,15,29],[12,30,15,30],[12,31,15,31],[12,3,15,3],[12,1,15,1],[12,2,15,2],[12,4,15,4],[9,2,11,2],[9,4,11,4],[9,31,11,31],[9,29,11,29],[9,30,11,30],[0,30,0,31],[1,30,1,31],[2,30,2,31],[7,10,8,10],[7,30,8,30],[7,31,8,31],[7,26,8,26],[7,27,8,27],[7,14,8,14],[7,15,8,15],[7,28,8,28],[7,24,8,24],[3,0,3,29],[6,3,8,3],[6,5,8,5],[7,12,8,12],[0,0,2,2],[6,14,6,24],[4,4,4,6],[7,29,8,29],[7,11,8,11],[6,10,6,13],[90,0,90,1],[90,2,90,3],[7,25,8,25],[6,25,6,28],[0,3,2,29],[6,8,8,8],[7,23,8,23],[7,16,7,22],[4,0,4,3],[6,0,8,0],[6,1,8,1],[6,2,8,2],[6,4,8,4],[6,29,6,31],[6,6,8,6],[6,7,8,7],[79,0,79,1],[80,0,80,1],[79,2,79,3],[80,2,80,3],[79,11,79,13],[80,11,80,13],[7,13,8,13],[6,9,8,9],[79,5,79,8],[26,29,28,29],[26,30,28,30],[26,31,28,31],[37,29,41,29],[90,30,90,32],[91,30,91,32],[79,24,79,27],[80,24,80,27],[90,24,90,27],[91,11,91,13],[91,24,91,27],[90,11,90,13],[79,30,79,32],[80,30,80,32],[37,30,41,30],[37,31,41,31],[48,29,51,29],[48,30,51,30],[48,31,51,31],[71,29,76,29],[71,30,76,30],[71,31,76,31]]}
[null,null,null,"FORMATO: PLAN DE MEJORAMIENTO\n\nPROCESO: ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión : 9.0"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Fecha: 03/03/2020"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Código: SIG-F-14"]
[]
["NOMBRE DEL PROCESO:\n(Diligenciar de acuerdo al mapa de procesos vigente)",null,null,null,"Gestión documental"]
[]
["ITEM \n(relacionar en este espacio el nùmero y en orden consecutivo de la acciòn a implementar)","FUENTE\n(Seleccione la fuente que permite identificar acciones correctivas, preventivas ó de mejora )","DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA \n(transcriba  la no conformidad tal cual aparece en el informe, o, la oportunidad de mejora que se detecta con el fin de promover el logro de mejores resultados  )","TIPO DE ACCIÓN \n\n(Selccione el tipo de acciòn a implementar)\nAcción preventiva AP, Acción correctiva AC, Acción de Mejora AM, Corrección)"," CAUSA\n\nDetermina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas.","ACCIÓN A IMPLEMENTAR\n\n(Relacione una a una y por celda, cada una de las actividades  para llevar a cabo el plan de mejoramiento, éste debe estar orientado a mitigar la causa identificada)","FECHA DE INICIO DE LA ACCIÓN\nDD/MM/AAAA\n(Relacione la fecha de inicio de cada una de las actividades)","FECHA DE FINALIZACIÓN DE LA ACCIÓN\nDD/MM/AAAA\n(Relacione la fecha fin de cada una de las actividades)","ENTREGABLE\n\n(Defina documento que será aportado como evidencia de la ejecución de las actividades)","RESPONSABLE DE  LA ACCIÓN\n\n(Relacione el nombre y cargo de la persona responsable de desarrollar la actividad) \n","MONITOREO AL CUMPLIMIENTO DE ACCIONES POR PARTE DE LA PRIMERA LÍNEA DE DEFENSA\n(Se pueden realizar tantos monitoreos como se requieran)",null,null,null,"SEGUIMIENTO POR PARTE DE LA SEGUNDA LÍNEA DE DEFENSA AL CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES ESTABLECIDAS \n(OPORTUNIDAD Y CALIDAD DE LAS EVIDENCIAS)",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA TERCERA LÍNEA DE DEFENSA\n(Verificación OCI según programación de PAA)",null,null,null,"EVALUACIÓN DE LA EFECTIVIDAD DEL PLAN DE MEJORAMIENTO DEL SIG\n\nEste campo es diligenciado única y exclusivamente por la OCI"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"FECHA DEL MONITOREO\nDD/MM/AAAA\n\n(Fecha en la que se realiza monitoreo al cumplimiento de las actividades)","RESPONSABLE DEL MONITOREO\n\n(Relacione en este  espacio nombre y cargo del líder del proceso)","EXPLICACIÓN DEL MONITOREO REALIZADO (EVIDENCIAS)\n\n(Registrar resultado de revisión de evidencias presentadas para determinar cumplimiento de las actividades establecidas)","ESTADO DE LA ACTIVIDAD\n(Lider del Proceso)\n\n(Espacio para que determinar si la actividad esta sin iniciar, en proceso, cumplida o vencida)","FECHA DE SEGUIMIENTO\nDD/MM/AAAA\n\n(Fecha en la que la OAP realiza seguimiento a la oportunidad y pertinencia de las actividades realizadas)","RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO\n\n(Nombre y cargo del profesional de OAP que realiza seguimiento) ","CALIDAD DE LA INFORMACIÓN",null,null,null,null,null,null,"RESULTADO DEL SEGUIMIENTO REALIZADO\n\n(Registrar observaciones acerca del estado de oportunidad, pertinencia del avance de las actividades realizadas y calidad de la información aportada) ","ESTADO DE LA ACTIVIDAD\n\n(Espacio para que determinar si la actividad esta sin iniciar, en proceso, cumplida o vencida)","FECHA DE LA EVALUACIÓN\nDD/MM/AAAA\n\n(Fecha en que se realiza  la evaluación por parte de la OCI)","NOMBRE DEL AUDITOR\n\n(Nombre y cargo del servidor que ejecuta la actividad)","RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN\n\n(Los resultados de evaluación se establecen de acuerdo con los criterios establecidos por la OCI)","\nESTADO DE LA ACTIVIDAD\n(Auditor)\n\n(Espacio para que determinar si la actividad esta sin iniciar, en proceso, cumplida o vencida)","LA ACCIÓN FUE EFECTIVA\n(SI / NO)\n","JUSTIFICACIÓN DE LA EFECTIVIDAD DE LA ACCIÓN\n\nVerIficacion y justificación de la efectividad de la acción. Este ejercicio se realiza transcurridos tres meses del cierre de las actividades del ítem (cumplido).","RESPONSABLE DE OCI\n\n(Nombre y cargo del servidor que evalua si la acción ejecutada fue efectiva)"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"¿El reporte de monitoreo está diligenciado correctamente?","¿Se describen los avances y productos parciales y/o totales de la actividad?","¿Se explica el comportamiento (avance o retraso) de la actividad durante el mes y/o el trimestre? ","¿Las evidencias corresponden con la actividad?","¿Las evidencias permiten conocer el comportamiento de la actividad?",null,"TOTAL"]
[1,"Oportunidad de Mejora","Ajustar el  proceso de gestión documental en lo referente al trámite de la correspondencia y el archivo del Ministerio, una vez se haya implementado el sistema de gestión documental.","AC","Debido a los cambios que implica la implementación de una nueva herramienta de gestión documental se hace necesario actualizar los procedimientos que se vean afectados.","1- Revisar y actualizar el procedimiento GD-P-01 Recepción Radicación Distribución y Envío de las Comunicaciones Oficiales del proceso de gestión documental","2016-03-01","2018-12-31",null,"Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","30/01/2018\n\n28/02/2019","Facilitador de Calidad y Coordinador Grupo de Atención al Usuario y Archivo","30/01/2018: El procedimiento Recepción Radicación Distribución y Envío de las Comunicaciones Oficiales GDC-P-01 y caracterización del proceso Gestión Documental se encuentra  a la fecha aprobado y publicado con fecha del 28/12/2017\n\n28/02/2019: Se adjunta evidencia del radicado No. 2018IE0006308, donde se puede constatar la actualización del procedimiento  de Recepción Radicación Distribución y Envío de las Comunicaciones Oficiales.","CUMPLIDA","25/07/2018\n\n24/01/2020","Diana Corredor-Profesional Especializado\n\nSuly Cerón Salas / Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,{"$f":"COUNTIF(Q10:U10,\"SI\")","v":0},{"$f":"IF(V10=5,100,IF(V10=4,80,IF(V10=3,60,IF(V10=2,40,IF(V10=1,20,IF(V10=0,0))))))","v":0},"25/07/2018 Son oportunas las evidencias ya que se actualizo el procedimiento  GDC-P-01 Recepción Radicación Distribución y Envío de las Comunicaciones Oficiales el 09 de julio de 2018  mediante concepto de OAP 2018IE007688. \n\n24/01/2020 Teniendo en cuenta que la OCI según evaluación realizada el 22/08/2019 dio por cerrada esta actividad, se espera la próxima evaluación a realizar en la vigencia 2020 con el fin de declarar la  eficacia de la misma. ","CUMPLIDA","31/05/2018\n\n22/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","A la fecha  el proceso reporta las siguientes evidencias: Lista de Asistencia del 12/02/2018, asunto: Plan de Trabajo\n\n22/10/2018: Se realizo la actualización del procedimiento GDC-P-01 Recepción Radicación Distribución y Envío de las Comunicaciones Oficiales el 09 de julio de 2018  mediante concepto de OAP 2018IE007688. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Se evidencia procedimiento actualizado en la página web en versión 6.0 y se observa que el procedimiento se ajusta de acuerdo a los lineamientos del Archivo General de la Nación y la normatividad aplicable, dando cierre a la acción de mejora propuesta por el proceso en cumplimiento de la oportunidad de mejora de la Revisión por la Dirección del SIG.\n\n22/08/2019: De acuerdo con la mesa de trabajo sostenida con el líder del proceso el día 15/08/2019 se recibieron las aclaraciones adicionales donde el proceso entregó como evidencia acta de fecha 18/05/2018 donde se observan los compromisos de actualización de la documentación del proceso de gestión documental y acta de reunión de fecha 28/08/2018 donde se desarrolló la retroalimentación general sobre conocimientos generales del SIG, entre los cuales se socializaron los procedimientos actualizados para el proceso, permitiendo verificar la ejecución del procedimiento conforme al trámite de correspondencia y a la herramienta del sistema de gestión documental.  \n\n15/03/2020: No es posible determinar la efectividad de la acción  hasta tanto el proceso remita los soportes de ejecución de la actividad \"3. Solicitar a la Oficina TIC los ajustes de la herramienta gestión documental  referentes al trámite de correspondencia y archivo\" y su aplicación.","CUMPLIDA","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,"2-Realizar verificación con entidades estatales con el fin de evaluar la herramienta que mejor se ajuste a las necesidades del Ministerio","2016-03-01","2018-12-31",null,"Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","2018-03-14","Facilitador de Calidad y Coordinador Grupo de Atención al Usuario y Archivo","14/03/2018:  Se hicieron visitas el 16 de Febrero  verificando casos de  éxito en Contraloría General de la Republica y Coldeportes donde opera satisfactoriamente la herramienta GESDOC  con el fin de evaluar y analizar la mejor opción para la entidad. \n\n14/06/2019: Se solicita el cierre de esta acción por cuanto   las personas designadas para las visitas ya no se encuentran en el proceso, por lo fue la SSA, se encuentra  revisando las opciones de herramientas para fortalecer el proceso de gestión documental. ","CUMPLIDA","25/07/2018\n31/07/2019\n24/01/2020","Diana Corredor-Profesional Especializado\n\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nSuly Cerón Salas / Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,{"$f":"COUNTIF(Q11:U11,\"SI\")","v":0},{"$f":"IF(V11=5,100,IF(V11=4,95,IF(V11=3,90,IF(V11=2,70,IF(V11=1,50,IF(V11=0,0))))))","v":0}," Se cuenta con los correos electrónicos de fecha 15/02/2018  donde se programa visita para evaluar casos de éxito en Coldeportes y Contraloría General de la Republica.\n31/07/2019: El proceso no aporta evidencias adicionales. Se recomienda revisar el cumplimiento de la acción teniendo en cuenta los argumentos del proceso.\n\n24/01/2020 Teniendo en cuenta que la OCI según evaluación realizada el 22/08/2019 dio por cerrada esta actividad, se espera la próxima evaluación a realizar en la vigencia 2020 con el fin de declarar la  eficacia de la misma. ","CUMPLIDA","31/05/2018\n\n22/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","A la fecha  el proceso reporta las siguientes evidencias: Correo electrónico del 15/02/2018, en el cual se Agenda para el viernes 16 de febrero reunión en la CGR y COLDEPORTES, en desarrollo del citado Plan de Trabajo.(duplicado)\n\n22/10/2018: Realizar verificación con entidades estatales (CGR y COLDEPORTES) con el fin de evaluar la herramienta que mejor se ajuste a las necesidades del Ministerio, el pasado 16/02/2018.\n\n12/03/2019: Se evidencia correo electrónico de fecha 15/02/2018 remitido por el coordinador del Grupo GSTAI al equipo de trabajo del proceso de Gestión Documental, donde se observa la trazabilidad del agendamiento de las visitas realizadas a la Contraloría General de la República y a Coldeportes realizadas el día 16/02/2018. Sin embargo, se hace necesario que el proceso aporte el informe de resultados de dicha revisión que permita determinar la eficacia de esta acción frente al hallazgo identificado. \nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada.\n\n22/08/2019:  De acuerdo con la mesa de trabajo sostenida con el líder del proceso el día 15/08/2019 se recibieron las aclaraciones adicionales donde el proceso entregó como evidencia documento Word de solicitud de información para el estudio de mercado donde se desarrollan los lineamientos técnicos requeridos de acuerdo a la necesidad del MVCT, correo electrónico de fecha 23/07/2019 con la trazabilidad de la recepción de propuestas comerciales para la herramienta de gestión documental realizada el día 10/07/2019; así mismo, se evidencian dos cotizaciones de herramientas de gestión documental enviadas por las empresas SISCOMPUTO LTDA y DIGITAL ONLINE, acompañadas de dos listas de asistencia 11/07/2019 y 01/04/2019 respectivamente, donde se llevo a cabo la presentación de la propuesta comercial a los integrantes de la SSA, permitiendo verificar la identificación de las necesidades del MVCT referente a la herramienta de gestión documental que mejor se ajuste a la Entidad, dando cierre a la acción de mejora propuesta por el proceso en cumplimiento de la oportunidad de mejora de la Revisión por la Dirección del SIG.\n\n15/03/2020: No es posible determinar la efectividad de la acción  hasta tanto el proceso remita los soportes de ejecución de la actividad \"3. Solicitar a la Oficina TIC los ajustes de la herramienta gestión documental  referentes al trámite de correspondencia y archivo\" y su aplicación.","CUMPLIDA"]
[null,null,null,null,null,"3. Solicitar a la Oficina TIC los ajustes de la herramienta gestión documental  referentes al trámite de correspondencia y archivo.","2016-03-01","2019-12-31",null,"Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental \n\nJefe Oficina TIC","30/01/2018\n\n15/06/2018\n\n13/09/2018\n\n21/09/2018\n\n29/09/2018\n\n13/12/2018\n\n12/03/2019\n\n02/10/2019\n\n13/03/2020","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","A la oficina TIC se le ha solicitado la inclusión de  campos como “solicitudes que fueron trasladadas externamente” ya que este campo permite una mejor caracterización de las peticiones y estos se encuentran por medio del proveedor realizando las verificaciones correspondientes.\n15/06/2018: El día 13/06/2018 Se solicito mediante correo electrónico mesa de trabajo a TICS y GESTAI con el fin de tener claridad frente al estado actual de la Herramienta de Gestión Documental (GESDOC - BIZAGI) en lo referente a actualizaciones realizadas a la herramienta, capacitaciones realizadas a los funcionarios de la entidad entre otras inquietudes .\n13/09/2018:  De acuerdo a correo enviado a la SSA el día 30/07/2018 se proyecta la respuesta frente a estos compromisos para solicitar ante la OAP, el cierre de dichas actividades por cuanto lo correspondiente al GAUA , según sus competencias ya se realizo. Se adjunta correo electrónico con información suministrada por TICS , sin embargo el día 03/08/2018 la SSA responde solicitud a la OAP  reprogramando fechas de cumplimiento y no solicitando el cierre. Se solicitara a la OCI revisar y evaluar las evidencias suministradas por el proceso y la pertinencia de cerrar las actividades mencionadas.\n21/09/2018: se le solicito a la Oficina TIC generar un reporte trimestral con campos específicos de las solicitudes realizadas por los ciudadanos para poder tener una mejor visión de las solicitudes t poder generar un mejor servicio a la ciudadanía.\n29/09/2018: se reportó a la Oficina TIC la falla en la radicación de las PQRS para que esta procediera a su verificación y pronta solución para no afectar el servicio el cual fue restablecido satisfactoriamente.\n13/12/2018: El pasado 5 de Septiembre  fue solicitado mediante correo electrónico a la Oficina TIC el informe de seguimiento al funcionamiento de las herramientas documentales Gesdoc y Bizagi. Se solicita ampliación de la fecha de finalización de la acción debido a que se encuentra a la espera de la entrega del informe de seguimiento por parte la Oficina TIC.\n12/03/2019: El pasado 5 de febrero se recibió el informe de diagnóstico del estado actual del sistema de gestión documental del MVCT mediante memorando 2019IE0002874\n\n14/06/2019: Teniendo en cuenta  que en la actualidad  el área de radicación no ha evidenciado  inconsistencias en la herramienta posterior a los ajustes realizados por lo que en la actualidad se solicita el cierre de la acción, en el entendido que se ha cumplido con la actividad-\n\n02/10/2019: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2019 toda vez que se encuentra en proceso de replantear la misma con una actividad nueva que permita eliminar la causa raíz que origino la no conformidad, esto surgió de la reunión llevaba a cabo con la OCI el día 15/08/2019.\n\n10/12/2019: Para esta actividad se solicito mediante correo electrónico mesa de trabajo con la OAP y OCI con el fin realizar ajustes a los planes de mejoramiento. Se adjunta como evidencia correo.\n\n13/03/2020: Para la realización de esta actividad se llevó acabo una meza de trabajo con la Oficina TIC en la cual se trataron los temas concernientes con actualización de la herramienta Gesdoc y de la necesidad de realizar capacitaciones al personal de Atención al usuario y a todas las dependencias, en ellas se acordó un cronograma y adicional se generaron correos masivos con el fin de preparar a todos los funcionarios del MVCT; como evidencia se carga a la carpeta concerniente los correos y el cronograma establecido por TIC con las fechas de dichas capacitaciones y lista de asistencia.","VENCIDA","25/07/2018\n\n11/01/2019\n31/07/2019\n\n24/01/2020","Diana Corredor-Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nSuly Cerón Salas / Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,0,0,"Se verifica  mediante circular 2018IE0001732 del 1 de Febrero de 2018 y se divulgo por correo masivo hacer llegar  las necesidades, dificultades y sugerencias identificadas por cada área con respecto a la herramienta de gestión documental BIZAGY y GESDOC. \n\nSe recibieron 6 solicitudes de las cuales 2 corresponden a  GAGUA , 1 a la Subdirección del Subsidio Familiar de Vivienda, 1 del Grupo de titulación y saneamiento predial , 1 de oficina asesora jurídica 1 de la subdirección de gestión empresarial.\nSe evidencia mediante correo electrónico 13/06/2018  a TICS y GSTAI con el fin de tener claridad frente al estado actual de la Herramienta de Gestión Documental (GESDOC - BIZAGI).\n\n1/01/2019: Se evidencia correo electrónico del 05 de septiembre de 2018 en asunto: Incidencias herramienta BIZAGI Y GESDOC Y SOPORTE DE LA HERRAMIENTA.\n\n31/07/2019: El proceso no aporta evidencias adicionales.\n\n24/01/2020: Se evidencia correo electrónico de fecha 02/12/2019 emitido por la OAP y dirigió al Coordinador del GAU, en el que se informan inconsistencias por parte del proceso al unificar el Plan de mejoramiento del SIG con el Plan de Mejoramiento Archivístico, ante esto el proceso Gestión documental solicita mesa para analizar estas inconsistencias mediante correo electrónico de fecha 9/12/2019, pero en ninguno de los 2 correos se evidencia lo contemplado en el monitoreo de fecha 10/12/2019.Teniendo en cuenta lo anterior, la evidencia aportada por el proceso no soporta el avance en la ejecución de la actividad.24/01/2020:así las cosas el proceso incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda interiorizar dicho procedimiento al interior del proceso, adicionalmente recalca la importancia al proceso de analizar las observaciones que resulta de los seguimientos y evaluaciones realizadas por la OAP y OCI; respectivamente. ","VENCIDA","31/05/2018\n\n22/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","A la fecha  el proceso reporta las siguientes evidencias:\n1. Lista de Asistencia del 12/02/2018, asunto: Plan de Trabajo y Formato Actividades_Plan_de_trabajoGAUA-GSTAI_12022018 Gesdoc.; en cuya columna \"RESPONSABLE (Área y persona) + Justificación\" no esa diligenciada, y la columna \"Indicador\" las actividades reportan 0% y en otras la celdas están vacías.\n\n22/10/2018: Se verifica  mediante circular 2018IE0001732 del 1 de Febrero de 2018 y se divulgo por correo masivo hacer llegar  las necesidades, dificultades y sugerencias identificadas por cada área con respecto a la herramienta de gestión documental BIZAGY y GESDOC. \nSe recibieron 6 solicitudes de las cuales 2 corresponden a  GAGUA , 1 a la Subdirección del Subsidio Familiar de Vivienda, 1 del Grupo de titulación y saneamiento predial , 1 de oficina asesora jurídica 1 de la subdirección de gestión empresarial.\nSe evidencia mediante correo electrónico 13/06/2018  a TICS y GSTAI con el fin de tener claridad frente al estado actual de la Herramienta de Gestión Documental (GESDOC - BIZAGI). \n\n12/03/2019: Se evidencia memorando de radicado 2019IE0001851 a través del cual el proceso solicita a la oficina TIC el diagnóstico de la herramienta de gestión documental que le permita determinar si se requieren cambios en la herramienta. De igual manera, se evidencia informe de diagnóstico realizado por la oficina TIC sobre el diagnóstico de la herramienta de gestión documental, donde se presenta el flujograma del sistema y aclara que todos los procedimientos de gestión documental se encuentran parametrizados en la herramienta; además, explica cómo se ejecuta el procedimiento GDC-P-01 - Radicación, distribución y envío de comunicaciones oficiales se utiliza en la actualidad. Sin embargo, se deben considerar las recomendaciones dadas dentro del informe de diagnóstico para dar paso a una nueva acción que permita continuar con el ajuste del proceso de gestión documental acorde con la implementación del sistema de gestión documental. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada,\n\n22/08/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar acciones derivadas  del informe de diagnóstico entregado en el mes de marzo que soporten el monitoreo realizado, por lo que no se puede verificar el cumplimiento de la actividad. \nSe evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 31 de mayo de 2019 (reporte en junio solicitado por la OAP). Por lo anterior, se mantiene la observación realizada por la OCI, en la evaluación del mes de marzo de 2019 \"(...) no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada (...)\".  Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 31/03/2019.\n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta que el proceso no remitió evidencias que soporten la ejecución de la actividad y que el proceso no atiendió la solicitud realizada por la tercera línea, se solicita al proceso dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, específicamente del Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", conforme a la descripción de la acción correctiva establecida debido a la Revisión por la Dirección.","VENCIDA"]
[2,"Oportunidad de Mejora","Continuar con el proceso de implementación de un nuevo sistema de gestión documental.","AC","Debido a los cambios que implica la implementación de una nueva herramienta de gestión documental se hace necesario actualizar los procedimientos que se vean afectados.","1. Revisar el sistema de gestión documental.","2016-03-01","2019-12-31",null,"Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","\n30/01/2018\n\n14/03/2018\n\n15/06/2018:\n\n25/06/2018\n\n13/09/2018\n\n18/12/2018\n\n28/02/2019\n\n14/06/2019\n\n02/10/2019\n\n13/03/2020","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","Se solicitara a las dependencias del MVCT que allegue información sobre necesidades de la  Herramienta de Gestión Documental, posteriormente se programara una mesa de trabajo con la oficina TIC para revisar lo aportado por las mismas y así verificar con el proveedor las correcciones pertinentes y viabilidad de las necesidades o recomendaciones. Cuando sean aplicadas las correcciones y necesidades en la herramienta de Gestión Documental se creara un cronograma de capacitación para las dependencias del MVCT.\n30/01/2018: Considerando que la primera actividad debe retomarse ya que el 27 de octubre de 2017 se compartió correo a todas las dependencia solicitando hacer llegar las necesidades o recomendaciones de mejora para la herramienta de gestión documental, poniendo como plazo de respuesta el 03 de noviembre de 2017, a esta fecha no se recibió respuesta alguna. Acto seguido se realizó reunión entre el Proveedor, TIC , Grupo de Soporte Técnico y Apoyo Informático y Grupo de Atención al Usuario, con el fin de evaluar la viabilidad del proyecto, En caso de no ser viable se replanteara el plan de mejoramiento: por lo anterior se ajustará la fecha de finalización por motivos de corte de vigencia (se ajusta fecha fin del 30/12/2017 a 30/03/2018.\n14/03/2018: Se solicito a las dependencias mediante circular 2018IE0001732 del 1 de Febrero de 2018 y se divulgo por correo masivo hacer llegar  las necesidades, dificultades y sugerencias identificadas por cada área con respecto a la herramienta de gestión documental BIZAGY y GESDOC. Se recibieron mediante correo electrónico 6 solicitudes de diferentes dependencias. (2 de GAUA, 1 de la Subdirección del Subsidio Familiar de Vivienda , 1 del Grupo de titulación y saneamiento predial, 1 de la Oficina Asesora Jurídica y 1 de la Subdirección de Gestión Empresarial. La información obtenida se envió mediante correo electrónico a GSTAI  y TIC el día 12/03/2018.\n15/06/2018: El día 13/06/2018 Se solicito mediante correo electrónico mesa de trabajo a TICS y GESTAI con el fin de tener claridad frente al estado actual de la Herramienta de Gestión Documental (GESDOC - BIZAGI) en lo referente a actualizaciones realizadas a la herramienta, capacitaciones realizadas a los funcionarios de la entidad entre otras inquietudes .\n25/06/2018: Se recibió mediante correo electrónico enviado por la oficina de TIC el 19/06/2018 listas de asistencia correspondientes a las capacitaciones que realizaron sobre la herramienta de gestión documental (Gesdoc - Bizagi)  durante el año 2017 y 2018.\n13/09/2018:  De acuerdo a correo enviado a la SSA el día 30/07/2018 se proyecta la respuesta frente a estos compromisos para solicitar ante la OAP, el cierre de dichas actividades por cuanto lo correspondiente al GAUA , según sus competencias ya se realizo. Se adjunta correo electrónico con información suministrada por TICS , sin embargo el día 03/08/2018 la SSA responde solicitud a la OAP  reprogramando fechas de cumplimiento y no solicitando el cierre. Se solicitara a la OCI revisar y evaluar las evidencias suministradas por el proceso y la pertinencia de cerrar las actividades mencionadas.\n18/12/2018: El pasado 5 de Septiembre de 2018 fue solicitado mediante correo electrónico a la Oficina TIC el informe de seguimiento al funcionamiento de las herramientas documentales Gesdoc y Bizagi. Se solicita ampliación de la fecha de finalización de la acción debido a que se encuentra a la espera de la entrega del informe de seguimiento por parte la Oficina TIC.\n28/02/2019: Se recibe correo electrónico el  5 de Febrero de 2019 de la Oficina TIC, que contiene la presentación SGD que corresponde al flujograma de la  herramienta y a la funcionalidad actual que presta.\n\n14/06/2019: Teniendo en cuenta  la presentación sobre la herramienta  por parte de la Ofician TIC,  se evidencia que la herramienta  cumple con los requisitos para el manejo de la gestión documental de la entidad , por lo cual se solicita el cierre de  esta acción.\n02/10/2019: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2019 toda vez que se encuentra en proceso de replantear la misma con una actividad nueva que permita eliminar la causa raíz que origino la no conformidad, esto surgió de la reunión llevaba a cabo con la OCI el día 15/08/2019.\n\n10/12/2019: Para esta actividad se solicito mediante correo electrónico mesa de trabajo con la OAP y OCI con el fin realizar ajustes a los planes de mejoramiento. Se adjunta como evidencia correo.\n\n13/03/2020: De acuerdo a la meza de trabajo realizada el día 25 de febrero con la Oficina TIC se revisaron los temas concernientes a Archivo y sobre el proceso de clasificación que se debe realizar de acuerdo a las TRD vigentes dado que con la nueva actualización del gestor Documental se debe realizar esta actividad, como evidencia se anexa correo sobre la meza de trabajo.\n\n\n05/06/2020: Para la realización de esta actividad se revisó el proceso de Gestión documental concluyendo con la actualización de: Formato Único de Inventario Documental, Planilla de mensajería para oficinas, solicitud de consultas y/o prestamos de documentos y/o expedientes, Plan de mejoramiento SIG, Normograma, la creación del instructivo para el diligenciamiento del FUID, Formato hoja de control Publicaciones, Acuerdo de confidencialidad. Todo lo anterior con la finalidad de preparar al proceso entorno a la actualización de la herramienta de gestión documental GESDOC. Como evidencia se anexa las solicitudes realizadas a OAP con su respectivo radicado, link de publicación http://www.minvivienda.gov.co/sobre-el-ministerio/planeacion-gestion-y-control/sistemas-de-gestion/mapa-de-procesos/gestion-documental en la página del MVCT, los correos solicitando mesa de trabajo con OAP y control interno con el fin de ajustar el Plan de mejoramiento del SIG y listado de asistencia,\n \n","CUMPLIDA","25/07/2018\n\n21/09/2018\n\n11/01/2019\n\n31/07/2019\n\n24/01/2020","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nSuly Cerón Salas / Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,0,0,"Se verifica que  el día 13/06/2018 se solicita mediante correo electrónico mesa de trabajo a TICS y GESTAI con el fin de tener claridad frente al estado actual de la Herramienta de Gestión Documental (GESDOC - BIZAGI) en lo referente a actualizaciones realizadas a la herramienta, capacitaciones realizadas a los funcionarios de la entidad entre otras inquietudes , posterior a ella se recibieron las capacitaciones realizadas 2017 y 2018\n\n21/09/2018: Se evidencia correo electrónico del  13 de septiembre de 2018 los avances de actualizaciones que se le hicieron a la herramienta de gestión documental \n\n11/01/2019:Se evidencia correo electrónico del 05 de septiembre de 2018 en asunto: Incidencias herramienta BIZAGI Y GESDOC Y SOPORTE D ELA HERRAMIENTA\n\n31/07/2019: El proceso no aporta evidencias adicionales. Se recomienda revisar el cumplimiento de la acción teniendo en cuenta los argumentos del proceso.\n\n24/01/2020: Se evidencia correo electrónico de fecha 02/12/2019 emitido por la OAP y dirigió al Coordinador del GAU, en el que se informan inconsistencias por parte del proceso al unificar el Plan de mejoramiento del SIG con el Plan de Mejoramiento Archivístico, ante esto el proceso Gestión documental solicita mesa para analizar estas inconsistencias mediante correo electrónico de fecha 9/12/2019, pero en ninguno de los 2 correos se evidencia lo contemplado en el monitoreo de fecha 10/12/2019.Teniendo en cuenta lo anterior, la evidencia aportada por el proceso no soporta el avance en la ejecución de la actividad.24/01/2020:así las cosas el proceso incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda interiorizar dicho procedimiento al interior del proceso, adicionalmente recalca la importancia al proceso de analizar las observaciones que resulta de los seguimientos y evaluaciones realizadas por la OAP y OCI; respectivamente. ","VENCIDA","31/05/2018\n\n25/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020","CESAR G. RIVAS \r\nLINA MORALES\r\n\r\n\r\nALEXANDRA CORTES\r\nLINA MORALES\r\n\r\n\r\nALEXANDRA CORTES\r\nLINA MORALES\r\n\r\nALEXANDRA CORTES","A la fecha  el proceso reporta las siguientes evidencias relacionadas con la actividad 1. Revisar el sistema de gestión documental, programada entre el 01/03/2016 al 30/03/2018,  así:\n1. Circular 2018IE0001732 del 01/02/2018 para requerimientos sobre las necesidades y observaciones al Sistema de Gestión Documental\n2. Copia de 8 correos electrónicos de diferentes procesos informando las necesidades de ajuste al Sistema de Gestión Documental\n3.Anteproyecto de documento sin formalizar que relaciona las necesidades de ajuste al Sistema de Gestión Documental\n\n25/10/2018: Se verifica la documentación suministrada para el cumplimiento de la actividad, se evidencia lo siguiente:\n1. Correo de envió de avance de solicitud a OAP del 14 de Junio de 2018 de actividades desarrolladas en el año 2017 y de las capacitaciones realizadas el mismo año (Listados de asistencia de varias dependencias).\n2. Circular 2018IE0001732 del 01/02/2018 para requerimientos sobre las necesidades y observaciones al Sistema de Gestión Documental.\n3. Correo del 15 Junio y 30 Julio del 2018 Respuesta a compromisos de Revisión por la dirección del año 2017.\n4. Levantamiento de requerimientos de gestión documental y sus mejoras MVCT.\n5. Correo del 30 de Julio 2018 avances de los compromisos del 2017 de la revisión por la dirección (Modificaciones a las siguientes actividades del proceso Ajustes realizados contrato del 2016 (Recibir radicación GESDOC, Decidir consolidación de respuesta, Recibir radicación GESDOC, Asignar giro, evento Deshabilitar suspensión, Deshabilitar Solicitud Suspensión,  para tener una mejora en el tiempo de respuesta).\n6. Se adjuntan correos electrónicos que tienen textos extensos en su asunto y por consiguiente no abren y poder corroborar la información suministrada.\n\n12/03/2019: Se evidencia presentacion sobre el Sistema de Gestión Documental en formato powerpoint, informe en formato word de los problemas presentados por GESDOC y documento en excel de cronograma sobre las capacitaciones programadas para la vigencia 2019. De la misma manera, se evidencia memorando de radicado 2019IE0001851 a través del cual el proceso solicita a la oficina TIC el diagnóstico de la herramienta de gestión documental que le permita determinar si se requieren cambios en la herramienta y se evidencia informe de diagnóstico entregado a través de radicado 2019IE0002874 realizado por la oficina TIC sobre el diagnóstico de la herramienta de gestión documental, donde se presenta el flujograma del sistema y aclara que todos los procedimientos de gestión documental se encuentran parametrizados en la herramienta. Sin embargo, se deben considerar las recomendaciones dadas dentro del informe de diagnóstico para dar paso a una nueva acción que permita continuar con la implementación del sistema de gestión documental. \nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada.\n\n22/08/2019: .El proceso no aporta evidencias que permitan verificar acciones derivadas  del informe de diagnóstico entregado en el mes de marzo que soporten el monitoreo realizado, por lo que no se puede verificar el cumplimiento de la actividad. Se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 31 de mayo de 2019 (reporte en junio solicitado por la OAP). Por lo anterior, se mantiene la observación realizada por la OCI, en la evaluación del mes de marzo de 2019 \"(...) no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada (...)\".  Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 31/03/2019.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de correo electrónico de fecha 09/12/2019 en el cual se solicita mesa de trabajo para revisión del PM SIG del proceso, no obstante, esta evidencia no es suficiente para determinar su avance. Así pues, teniendo en cuenta que el proceso no remitió evidencias que soporten la ejecución de la actividad y que el proceso no atiendió la solicitud realizada por la tercera línea, se solicita al proceso dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, específicamente del Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", conforme a la descripción de la acción correctiva establecida debido a la Revisión por la Dirección.","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,"2. Actualización de la Herramienta de Gestión Documental.","2018-04-02","2019-12-31",null,"Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental \n\nJefe Oficina TIC","13/09/2018\n\n18/12/2018\n\n28/02/2019\n\n14/06/2019\n\n02/10/2019\n\n13/03/2020","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","Mediante correo electrónico del día 30/07/2018 la ofician TICS remite información sobre las actualizaciones realizadas  a la herramienta de Gestión Documental. \nSe llevo a cabo reunión entre GAUA, TICS  y soporte técnico de la herramienta Bizagi con el objetivo de evaluar  y solicitar una serie de mejoras a la herramienta. \n18/12/2018: Se realizo reiteración de solicitud de información del proceso TIC, mediante correo de 5 de septiembre  para lo cual la Oficina TIC envía informe que se adjunta con presentación de mejoras por parte de la oficina TIC.\n28/02/2019:  Se adjunta informe  elaborado  por parte de GAUA, donde se evidencia que a pesar de las mejoras realizadas a la herramienta por parte de la Oficina TIC, se requiere nuevamente hacer diagnostico para continuar con las mejoras que se requieran. Se adjunta informe.\n\n14/06/2019:  La SSA adelanta gestiones para la  adquisión de una herramienta que cumpla con los requerimientos  tecnológicos de la entidad.\n\n02/10/2019: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2019 toda vez que se encuentra en proceso de estudio de mercado por parte de la SSA\n\n13/03/2020: Para la realización de esta actividad se llevó acabo una meza de trabajo con la Oficina TIC en la cual se trataron los temas concernientes con actualización de la herramienta Gesdoc y se establecieron parámetros para su implementación, en ellas se acordó un cronograma y adicional se generaron correos masivos con el fin de preparar a todos los funcionarios del MVCt; como evidencia se anexan los correos, circular por parte del GAUA y el cronograma establecido por TIC con las fechas de capacitación por dependencia.\n\n04/06/2020: La herramienta de Gestión Documental (GESDOC) fue actualizada entre el 28 de febrero al 03 de marzo del 2020, como evidencia se anexa correo masivo enviado a todos los funcionarios del MVCT el 10/02/2020, 27/02/2020, correo informativo al interior del Grupo de Atención al Usuario y Archivo con las presentaciones utilizadas para exponer los cambios que se realizaron el 26/02/2020, circular informativa sobre el cargue de las TRD a la herramienta GESDOC dada su actualización, cronograma establecido por la OTIC en torno a la actualización de GESDOC, se pide dar por cerrada la actividad teniendo en cuenta la evidencia presentada.","CUMPLIDA","18/07/2018\n\n21/09/2018\n\n31/07/2019\n\n24/01/2020","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nSuly Cerón Salas / Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,0,0,"No se ha realizado la primera actividad y por consiguiente esta actividad no ha iniciado su ejecución\n\nSe evidencia correo electrónico del  13 de septiembre de 2018 los avances de actualizaciones que se le hicieron a la herramienta de gestión documental \n\n31/07/2019: El proceso no aporta evidencias adicionales. Se recomienda revisar el cumplimiento de la acción teniendo en cuenta los argumentos del proceso.\n\n24/01/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda interiorizar dicho procedimiento al interior del proceso, adicionalmente recalca la importancia al proceso de analizar las observaciones que resulta de los seguimientos y evaluaciones realizadas por la OAP y OCI; respectivamente. ","CUMPLIDA","31/05/2018\n\n25/10/2018\n\n12/03/2019\n\n12/08/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","Para este periodo el proceso no aportó evidencia que permite determinar la efectividad de la actividad; se exhorta al área a realizar el aporte de las evidencias del mes no reportado en el próximo periodo.\n\n25/10/2018: No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Se evidencia informe funcional de las herramientas GESDOC y BIZAGI remitido por la Coordinadora del Grupo de Atención al usuario y archivo a la SSA mediante memorando de fecha 14/12/2018 con radicado 2018IE0014641 en el cual  se solicita hacer los ajustes necesario a las herramientas actuales o la adquisición  de un Sistema Integrado de Gestión óptimo y se observa lista de asistencia de fecha 21/02/2019 entre GAUA, GSTAI y SSA con tema \"Verificación Herramienta GESDOC\".\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada.\n\n22/08/2019: De acuerdo con la mesa de trabajo sostenida con el líder del proceso el día 15/08/2019 se recibieron las aclaraciones adicionales donde el proceso entregó como evidencia documento word de solicitud de información para el estudio de mercado donde se desarrollan los lineamientos técnicos requeridos de acuerdo a la necesidad del MVCT, correo electrónico de fecha 23/07/2019 con la trazabilidad de la recepción de propuestas comerciales para la herramiento de gestión documental realizada el día 10/07/2019; así mismo, se evidencian dos cotizaciones de herramientas de gestión documental enviadas por las empresas SISCOMPUTO LTDA y DIGITAL ONLINE, acompañadas de dos listas de asistencia 11/07/2019 y 01/04/2019 respectivamente, donde se llevo a cabo la presentación de la propuesta comercial a los integrantes de la SSA, permitiendo verificar la identificación de las necesidades del MVCT referente a la herramienta de gestión documental que mejor se ajuste a la Entidad; sin embargo, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 30/05/2019.\n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta que el proceso no remitió evidencias que soporten la ejecución de la actividad y que el proceso no atiendió la solicitud realizada por la tercera línea, se solicita al proceso dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, específicamente del Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", conforme a la descripción de la acción correctiva establecida debido a la Revisión por la Dirección.","VENCIDA"]
[null,null,null,null,null,"3.Se realizan pruebas de la herramienta para su correcto funcionamiento.","2018-07-03","2019-12-31",null,"Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental\n\nJefe Oficina TIC ","13/09/2018\n\n18/12/2018\n\n28/02/2019\n\n14/06/2019\n\n02/10/2019\n\n13/03/2020","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","La Oficina de Tic no suministro las pruebas realizadas \n18/12/2018: Se realizo reiteración de solicitud de información del proceso TIC, mediante correo de 5 de septiembre de para lo cual la Oficina TIC envía informe que se adjunta con presentación de mejoras por parte de la oficina TIC.\n28/02/2019: Se realiza socialización con el grupo GESTAI el  21 de Febrero en  GAUA del Flujograma envidado por TIC, para identificar fortalezas y debilidades de la herramienta., se adjunta  registro de reunión realizada con la Oficina TIC. \n\n14/06/2019: Teniendo en cuenta  la presentación sobre la herramienta  por parte de la Ofician TIC,  se evidencia que la herramienta  cumple con los requisitos para el manejo de la gestión documental de la entidad , por lo cual se solicita el cierre de  esta acción.\n\n02/10/2019:Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2019 toda vez que se encuentra en proceso de replantear la misma con una actividad nueva que permita eliminar la causa raíz que origino la no conformidad, esto surgió de la reunión llevaba a cabo con la OCI el día 15/08/2019.\n\n13/03/2020: Para la realización de esta actividad, por parte de la oficina de TIC se creó un entorno de prueba con el fin de practicar y tener un acercamiento directo con la herramienta sin perjudicar ningún proceso y además permite encontrar posibles falencias o aspectos que se deban mejorar en tanto en el proceso como en el aspecto funcional propio del sistema. como evidencia se agrega el link del entorno : http://172.27.0.148/SGD_WEB/main/login.jsp\n05/06/2020: Para la realización de esta actividad se ejecutaron pruebas en la herramienta de Gestión documental (GESDOC) para ello se utilizó el entorno de prueba generado por OTIC, este entorno solo funciona en la red interna del ministerio el link es: ttp://172.27.0.148/SGD_WEB/main/login.jsp, no obstante, se generaron manuales y tutoriales los cuales ayudarán a los funcionarios que necesiten información adicional de los componentes de la herramienta. Como evidencia se anexa los link de los tutoriales http://sgd.minvivienda.gov.co/SGD_WEB/main/swfs.jsp link de los manuales http://sgd.minvivienda.gov.co/SGD_WEB/main/docs.jsp (estos ultimo funcionan de manera externa al ministerio y se debe tener un usuario habilitado en GESDOC)\n\n","VENCIDA","18/07/2018\n\n21/09/2018\n\n11/01/2019\n\n31/07/2019\n\n24/01/2020","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\n\nSuly Cerón Salas / Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,0,0,"No se ha realizado la primera actividad y por consiguiente esta actividad no ha iniciado su ejecución\n21/09/2018: No se cuenta con información para evidenciar esta actividad\n11/01/2019: Se evidencia correo electrónico del 19 de septiembre de 2018 asunto informe mejoras SGD\n31/07/2019: El proceso no aporta evidencias adicionales. Se recomienda revisar el cumplimiento de la acción teniendo en cuenta los argumentos del proceso.\n\n24/01/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda interiorizar dicho procedimiento al interior del proceso, adicionalmente recalca la importancia al proceso de analizar las observaciones que resulta de los seguimientos y evaluaciones realizadas por la OAP y OCI; respectivamente. ","VENCIDA","31/05/2018\n\n25/10/2018\n\n12/03/2019\n\n12/08/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","Para este periodo el proceso no aportó evidencia que permite determinar la efectividad de la actividad; se exhorta al área a realizar el aporte de las evidencias del mes no reportado en el próximo periodo.\n\n25/10/2018: No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Se evidencia lista de asistencia de fecha 21/02/2019 entre GAUA, GSTAI y SSA con tema \"Verificación Herramienta GESDOC\". No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción. \n\n12/08/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar las acciones monitoreadas por el proceso sobre la actualización de la Herramienta de gestión documental, por lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 30/05/2019.\n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta que el proceso no remitió evidencias que soporten la ejecución de la actividad y que el proceso no atiendió la solicitud realizada por la tercera línea, se solicita al proceso dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, específicamente del Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", conforme a la descripción de la acción correctiva establecida debido a la Revisión por la Dirección.","VENCIDA"]
[null,null,null,null,null,"4. Cumplimiento al cronograma de capacitación en las herramientas de gestión documental por parte del proceso TIC\n","2018-08-06","2019-12-31",null,"Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental\n\nJefe Oficina TIC ","25/06/2018\n\n18/12/2018\n\n28/02/2019\n\n08/05/2019\n\n02/10/2019\n\n13/03/2020","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","25/06/2018: Se recibió mediante correo electrónico enviado por la oficina de TIC el 19/06/2018 listas de asistencia correspondientes a las capacitaciones que realizaron sobre la herramienta de gestión documental (Gesdoc - Bizagi)  durante el año 2017 y 2018.   \n18/12/2018: Se realizo cronograma  de capacitación en las herramientas de gestión documental por parte del proceso TIC, el cual será comunicado en el mes de enero de 2019 a la Oficina TIC para su cumplimiento. Se adjunta cronograma\n28/02/2019: El cronograma fue replanteado por la contingencia en temas de contratación de la entidad. Se solicita la ampliación de la fecha de finalización de la acción para el 30/06/2019.\n\n08/05/2019: Se adjuntan los soportes de capacitación que ha realizado la Oficina TIC a las dependencias sobre la herramienta de gestión documental.\n \n02/10/2019: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2019 toda vez que aun no se ha podido culminar esta actividad y se requiere una nueva jornada de capacitación por parte de la Oficinas de TIC.\n\n13/03/2020: Para la realización de esta actividad se programó capacitación por parte de la Oficina TIC realizando la citación mediante correo electrónico, se trataron temas concernientes con la actualización de la herramienta Gesdoc y su implementación en los procesos y procedimiento de la entidad, en esta capacitación se utilizó el entorno de prueba para que fuera más práctica, se anexa correo de citación, planilla de asistencia y el link del entorno de prueba http://172.27.0.148/SGD_WEB/main/login.jsp\n\n04/06/2020: Para la realización de esta actividad se están realizando capacitaciones a las dependencias sobre la actualización de la herramienta GESDOC y la parametrización de las tablas de retención Documental, adicionalmente por parte de la Oficina de las Tecnologías de la Información se está desarrollando capacitaciones en el manejo adecuado de la herramienta. Se debe aclarar que estos encuentros se están desarrollando de manera virtual dadas las medidas adoptadas por el Gobierno Nacional en torno al Covid-19. Como evidencias se carga 21 actas de las reuniones efectuadas por parte de GAUA, correo electrónico de envío con el link de la grabación, cronograma establecido, 7 listados de asistencias de reuniones presenciales efectuadas por OTIC, y 5 documentos en Word con captura de pantallas de los encuentros virtuales, teniendo en cuenta las evidencias se pide dar por terminada la actividad.","CUMPLIDA","18/07/2018\n\n21/09/2018\n\n31/07/2019\n\n24/01/2020","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nSuly Cerón Salas / Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,0,0,"No se ha realizado la primera actividad y por consiguiente esta actividad no ha iniciado su ejecución se recomienda enviar correo electrónico a la Oficina de Tic para tener la evidencias de las pruebas de la herramienta de gestión documental.\n\nSe evidencia correo electrónico el 21 de junio de 2018 de las capacitaciones a la DEUT, Viceministro de Agua, Control Interno, Subdirección de proyectos, Talento Humano\n\n31/07/2019: El proceso no aporta evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad, sin embargo se tiene fecha de cumplimiento del 30 de junio.\n\n24/01/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda interiorizar dicho procedimiento al interior del proceso, adicionalmente recalca la importancia al proceso de analizar las observaciones que resulta de los seguimientos y evaluaciones realizadas por la OAP y OCI; respectivamente. \n","VENCIDA","31/05/2018\n\n25/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","Para este periodo el proceso no aportó evidencia que permite determinar la efectividad de la actividad; se exhorta al área a realizar el aporte de las evidencias del mes no reportado en el próximo periodo.\n\n25/10/2018: Se evidencia correo del 21 de Junio donde se relacionan las capacitaciones realizadas desde el año 2017 al 2018. Soportes del 19 de Febrero, sin embargo el proceso no aporta un cronograma de capacitación a todas las dependencias del MVCT.\n\n12/03/2019: Se evidencia cronograma donde se relacionan las capacitaciones a realizar en la vigencia 2019 en herramientas de gestión documental. Sin embargo, se hace necesario que el proceso coordine con la Oficina TIC el cronograma de capacitación y su respectiva aprobación y gestión para todas las dependencias sobre el sistema de gestión documental.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción. \n\n22/08/2019: Se evidencian cinco (5) listados de asistencia de fechas 26/02/2019, 27/02/2019, 10/04/2019, 26/04/2019 y 18/03/2019 donde se observa como tema a tratar las herramientas de gestión documental para los grupos de: Grupo de Titulación (2) y Saneamiento Predial, Servición Administrativos, DEUT y DIVIS Acompañamiento social, sin embargo, esta actividad tiene fecha de terminación 30/06/2019, por lo que no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 30/06/2019.\n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta que el proceso no remitió evidencias que soporten la ejecución de la actividad y que el proceso no atiendió la solicitud realizada por la tercera línea, se solicita al proceso dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, específicamente del Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", conforme a la descripción de la acción correctiva establecida debido a la Revisión por la Dirección.","VENCIDA"]
[3,"Oportunidad de Mejora","Revisión y  actualización de la caracterización, normograma y los procedimientos Recepción, Radicación, distribución y envió de las comunicaciones oficiales organización de archivos de gestión, transferencia de archivos, consulta y préstamo de documentos, notificación actos administrativos, actualización TRD, Eliminación Documentos.","AP","Se requiere ajustar la caracterización y los procedimientos de acuerdo a la normatividad vigente y que reflejen la realidad del proceso de gestión documental en el Ministerio.","1. Realizar mesa de trabajo para la revisión de la caracterización del proceso de Gestión Documental. ","2018-04-16","2018-06-30",null,"Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","14/06/2018\n\n20/06/2018\n\n25/06/2018\n\n27/07/2018\n\n08/05/2019\n\n14/06/2019","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","Caracterización: El 08 de mayo de 2018 participo en la capacitación de plantilla de caracterización realizada por la Oficina de Asesora de Planeación, El 22 de mayo se envía correo electrónico migrada al nuevo formato con el acompañamiento de la Subdirección de Servicios Administrativos .\n14/06/2018 Se realizo mesa de trabajo con OAP en la cual se reviso y ajusto la caracterización del proceso en lo referente al objetivo y ciclo PHVA.\n20/06/2018 se solicito mediante correo electrónico enviado a los funcionarios y servidores públicos del proceso de GAUA   la revisión de  la caracterización actualizada  para su participación activa en cuanto a observaciones o aportes a que hubiese lugar.\n25/06/2018 se remitió mediante correo electrónico a la OAP caracterización para su correspondiente tramite de publicación .\n27/07/2018 A la fecha la caracterización del proceso actualizada  se encuentra publicada en la web de la entidad. \n08/05/2019: Teniendo en cuenta que la acción a implementar  y las evidencias  presentadas,  la acción ya se encuentra cumplida,  por lo que se solicita el cierre de esta acción.\n\n14/06/2019: Se solicita el cierre de la acción por cuanto la  acción a implementa ya se cumplió, de lo cual se adjuntaron las evidencias.","CUMPLIDA","18/07/2018\n31/07/2019\n24/01/2020","Diana Corredor\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\n\nSuly Cerón Salas / Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,0,0,"Se evidencia listado de asistencia del 08 de mayo de 2018 de la reunión realizada por la OAP de la nueva plantilla de caracterización, de acuerdo a la evidencias del 22 de mayo y el 14 de junio se realizaron las mesas de trabajo al interior del grupo y con la OAP para la respectiva actualización de la caracterización del proceso de gestión documental, Se verificaron las listas de asistencia . Se verifica correo electrónico del 25 de junio de 2018  enviado al OAP la caracterización del proceso de gestión documental.\n\n31/07/2019: El proceso no aporta evidencias adicionales. Se recomienda revisar el cumplimiento de la acción teniendo en cuenta los argumentos del proceso.\n\n24/01/2020 Teniendo en cuenta que la OCI según evaluación realizada el 22/08/2019 dio por cerrada esta actividad, se espera la próxima evaluación a realizar en la vigencia 2020 con el fin de declarar la  eficacia de la misma. ","CUMPLIDA","31/05/2018\n\n24/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","Para este periodo el proceso no aportó la evidencia que permite determinar la efectividad de la actividad; se exhorta al proceso a realizar el aporte de las evidencias del mes no reportado y del periodo actual.\n\n24/10/2018: Se evidencia registro de asistencia del 8 de Mayo de la nueva plantilla de caracterización de OAP y registro del 14 de Junio mesa de trabajo- caracterización y plan de mejoramiento documental con la participación de OAP y el personal del proceso del 08 de mayo de 2018, además la solicitud de publicación de la caracterización de Gestión Documental V8 a la V9 del 28 de Junio de los ajustes del PHVA. Se encuentra publicada en la página del Ministerio y acta # 1 de revisión de la documentación para su modificación o actualización. Se encuentra publicada en la página del Ministerio en el siguiente Link: http://www.minvivienda.gov.co/sobre-el-ministerio/planeacion-gestion-y-control/sistemas-de-gestion/mapa-de-procesos/gestion-documental; sin embargo en el control de cambios no se especifica las modificaciones realizadas a la caracterización.\n\n12/03/2019: No se puede dar cierre a la actividad toda vez que no se pueden identificar los cambios realizados sobre la caraterización. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace reitera al proceso la necesidad de que este aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n22/08/2019: Se evidencian documentos de versiones 8 y 9 de la caracterización del proceso de gestión documental, así como el archivo donde se resaltan los cambios realizados entre las dos versiones resaltandolas, dando cierre a la actividad formulada para dar cumplimiento a la oportunidad de mejora identificada por el proceso.  \n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta el proceso de actualización del mapa de procesos de la Entidad realizado en la vigencia 2019, a fin de evaluar la efectividad de la acción implementada se solicita al proceso remitir los soportes de actualización de la caracterización del proceso, los cuales serán insumo para la próxima evaluación.\n","CUMPLIDA","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,"2. Realizar mesa de trabajo de revisión normograma  al proceso de Gestión Documental.","2018-04-16","2019-12-31",null,"Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","10/07/2018\n\n18/12/2018\n\n28/02/2019\n\n08/05/2019\n\n02/10/2019\n\n13/03/2020","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","Se llevo a cabo la revisión y actualización del normograma  y mediante correo electrónico del 15/06/2018 el servidor publico designado para realizar la actualización remitió el documento actualizado.\n18/06/2018 se remitió mediante correo a la OAP Normograma actualizado  para su correspondiente tramite de publicación.\n\n18/12/2018:Se realiza actualización del normograma, en relación con normas aplicables a HL y entidades fusionadas, liquidadas o privatizadas. Se adjunta Cronograma\n\n28/02/2019: La OAP, esta en proceso de actualización de la metodología, por lo que se adjunta la actualización realizada, al normograma de gestión documental  y se esta a la espera de la nueva directriz por parte de la AOP para aplicarla  y actualizar nuevamente el normograma, se adjunta versión del normograma con la evidencia de la actualización.\n\n08/05/2019: Esta actividad se encuentra en proceso para actualización con  base en la directriz enviada por la OAP\n\n02/10/2019: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2019\n\n10/12/2019:  Para esta actividad se solicito al OAP la actualización de Normograma mediante radicado   No 2019IE0013867 el día 04/12/2019.Se adjunta formato de solicitud y correo\n\n13/03/2020: se reitera que esta actividad ya fue realizada y se carga tanto la solicitud como el concepto técnico emitido por OAP y correo electrónico Normograma.","CUMPLIDA","18/07/2018\n\n31/07/2019\n\n24/01/2020","Diana Corredor\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nSuly Cerón Salas / Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,0,0,"Se evidencia el 15/06/2018  envió de correo electrónico del abogado del grupo de atención al usuario y archivo con su respectiva ecualización de las normas aplicadas al proceso de gestión documental, se evidencia mediante solicitud  2018IE0006308 se envió a la OAP la solicitud de la actualización del normograma   y mediante comunicado 2018IE0006308  el 9 de Julio de 2018 se recibió concepto técnico favorable para la actualización de la documentación.\n\n31/07/2019: El proceso no aporta evidencias adicionales. no se puede evaluar cumplimiento porque la actividad se vence el 30 de junio de 2019.\n\n24/01/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda interiorizar dicho procedimiento al interior del proceso, adicionalmente recalca la importancia al proceso de analizar las observaciones que resulta de los seguimientos y evaluaciones realizadas por la OAP y OCI; respectivamente. ","VENCIDA","24/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Se evidencia normograma actualizado en versión 4.0 de fecha 21/11/2017 publicado en la página web, sin embargo, no se da cierre a la actividad mientras que el proceso no efectúe la actualización del normograma conforme a lo establecido por la OAP en el procedimiento control de documentos.\n\n22/08/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar avance en las acciones planificadas, por lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 30/06/2019.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de la solicitud de modificación realizada el día 04/12/2019 con radicado 2019IE0013867 y el correo remitido el mismo día a la OAP para su aprobación, con lo cual se evidencia la gestión realizada para su actualización, dando cierre a la acción preventiva propuesta por el proceso. \n\nDe otra parte, a fin de realizar la evaluación de la efectividad de la actividad se solicita al proceso remitir el normograma actualizado, el concepto de aprobación dado por la OAP y los soportes de su socialización al interior del proceso, los cuales serán insumo para la próxima evaluación.","VENCIDA"]
[null,null,null,null,null,"3. Realización  mesas de trabajo para  la revisión de procedimientos correspondiente al proceso de Gestión Documental Recepción, Radicación, distribución y envió de las comunicaciones oficiales organización de archivos de gestión, transferencia de archivos, consulta y préstamo de documentos, notificación actos administrativos, actualización TRD, Eliminación Documentos.","2018-04-16","2018-12-31",null,"Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","10/07/2018\n\n28/02/2019","Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","Se realizaron mesas de trabajo al interior del proceso para la revisan y actualización de los procedimientos los días 17/04/2018, 02/05/2018, 17/05/2018, 27/05/2018, 30/05/2018 paralelamente se realizaron mesas de trabajo con la OAP los días 10/05/2018, 18/05/2018 , 14/06/2018 y 17/07/2018\n\n28/02/2019:  Se adjuntan las evidencias  de solicitud de modificación  de los procedimientos actualizados y el link donde se publicaron, lo mismo que la socialización a través del correo que se realizo. Por lo anterior se solicita el cierre de la acción.","CUMPLIDA","18/07/2018\n\n24/01/2020","Diana Corredor\n\nSuly Cerón Salas / Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,0,0,"Se evidencia la oportunidad en la  realización mesas de trabajo los días 10/05/2018, 18/05/2018 , 14/06/2018 y 17/07/2018  para actualizar los procedimientos del proceso al interior del grupo y con la OAP.\n\n24/01/2020 Teniendo en cuenta que la OCI según evaluación realizada el 22/08/2019 dio por cerrada esta actividad, se espera la próxima evaluación a realizar en la vigencia 2020 con el fin de declarar la  eficacia de la misma. ","CUMPLIDA","24/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Se evidencia formato de solicitud de modificación de fecha 31/05/2018 con radicado 2018IE0006308 en el cual se observa la modificación de los procedimientos GDC-P-01. Recepción, Radicacion, distribucion y envió de las comunicaciones oficiales, GDC-P-02. Organización de archivos de gestión, GDC-P-03. Transferencia de archivos, GDC-P-04. Consulta y préstamo de documentos, GDC-P-05. Notificación actos administrativos, GDC-P-06. Actualización TRD y GDC-P-07. Eliminación Documentos, dando cierre a la acción de mejora propuesta por el proceso en cumplimiento de la Observación de la auditoría interna del SIG.\n\n22/08/2019: Se evidencia acta de fecha 18/05/2018 donde se observan los compromisos de actualización de la documentación del proceso de gestión documental y acta de reunión de fecha 28/08/2018 donde se desarrolló la retroalimentación general sobre conocimientos generales del SIG, entre los cuales se socializaron los procedimientos actualizados para el proceso, permitiendo verificar la revisión y actualización de los procedimientos del proceso de gestión documental. \n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta el proceso de actualización del mapa de procesos de la Entidad realizado en la vigencia 2019, a fin de evaluar la efectividad de la acción implementada se solicita al proceso remitir los soportes de actualización de la documentación del proceso, los cuales serán insumo para la próxima evaluación.","CUMPLIDA"]
[4,"Oportunidad de Mejora","Revisión de mapa de riesgos   verificando si los riesgos y controles que aplican para el proceso de gestión documental","AP","La eficacia de los controles no aporta a la mitigación del riesgo\n\nNo hay claridad en los controles definidos \n\nLa periodicidad definida en ciertos casos es inoperante\n\nLa definición de los riesgos y controles no abarca la totalidad de las actividades del proceso","Revisión y actualización del mapa de riesgos del proceso"," 16/10/2018","2019-06-30",null,"Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","13/09/2018\n\n28/09/2018\n\n18/12/2018\n\n28/02/2019\n\n08/05/2019\n\n14/06/2019\n\n02/10/2019\n\n13/03/2020","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","Al interior del proceso se identificó la necesidad de actualizar el mapa de riesgos , con los respectivos controles ya que en la actualidad  la eficacia de los controles no aporta a la mitigación del riesgo, No hay claridad en los controles definidos,  la periodicidad definida en ciertos casos es inoperante y la definición de los riesgos y controles no abarca la totalidad de las actividades del proceso, con el propósito de corregir las mencionadas falencias lo más pronto posible para lo cual se solicitó a través del correo institucional  a la OAP una capacitación en mapa de riesgos el  15/06/2018     y  Mesa de trabajo simultáneamente con la asesoría y acompañamiento de la OAP Y OCI el día 25/06/2018    las cuales se encuentran pendientes de programar debido a que las dependencias mencionadas no cuentan con disponibilidad de tiempo en el momento y se encuentran programando cronograma de mesas de trabajo sobre la metodología de administración de riesgo.\n13/09/2018 Mediante correo electrónico del 25/06/2018 la OCI manifiesta que una vez realicen mesa de trabajo con OAP se remitirá cronograma  de las mesas de trabajo para acompañar a los procesos en la asesoría frente a la metodología de Administración del riesgo.\n28/09/2018:  Se solicita a la OAP ampliación de fecha para el cumplimiento de dicha actividad mediante correo electrónico del 28/09/2018 .\n18/12/2018:Se realiza mesa de trabajo con la funcionaria Diana Corredor de la Oficina Asesora de Planeación para revisar la metodología en relación con la identificación de los riesgos y la forma como diligenciar la matriz.\n28/02/2019: Se realizo la verificación y actualización el 19 de Febrero 2019.  Se realizo la actualización el 19 de Febrero 2019, el cual se encuentra publicado en http://www.minvivienda.gov.co/sobre-el-ministerio/planeacion-gestion-y-control/sistemas-de-gestion/mapa-de-procesos/gestion-documental. \n\n08/05/2019: Se asiste a reunión y taller de socialización de la Administración de Riesgos convocado por la OAP, para la  implementaciones la nueva metodología para actualizar el mapa de riesgos. Se adjunta registro de \n\n14/06/2019:  Se adelantan las mesas de trabajo con la OPA y la OCI  para  actualizar el mapa de riesgos. Se adjuntan evidencias.\n\n02/10/2019: El 15 de agosto del 2019 se finaliza la actualización del Mapa de Riesgos del proceso. Se adjunta acta de reunión y lista de asistencia. Adicionalmente pantallazo del correo donde informan la publicación en la pagina WEB del ministerio.\n\n10/12/2019: Para esta actividad se actualizo el mapa de riesgos y fue publicado en el mes de Septiembre 2019.Se adjunta como evidencia correo informativo de la publicación.\n\n12/03/2020: para esta actividad se espera el próximo seguimiento por OCI para determinar si la actividad queda culminada o se debe hacer alguna otra actividad.\n","CUMPLIDA","18/07/2018\n\n11/01/2019\n\n31/07/2019\n\n24/01/2020","Diana Corredor Profesional Especializado\n\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,0,0,"Se verifica correos remitidos a la OCI y a la OAP con el fin de realizar las respectivas actualizaciones de los riesgos y de los controles del mapa de riesgos del proceso.\n\n11/01/2019: No se cuenta con la evidencia para realizar el respectivo seguimiento a esta acción.\n\n31/07/2019: Se evidencia lista de asistencia a taller de metodología integral de gestión del riesgo. No se puede evaluar el cumplimiento de la actividad porque tiene fecha de vencimiento del 30 de junio de 2019.\n\n24/01/2020: Se evidencia correo electrónico del 6/09/2019 en el que la OAP informa que el mapa de riesgos del proceso: Gestión documental se actualizó en el SIG bajo el concepto técnico N. 2019IE0010306 y ya se encuentra publicado dentro de la documentación, de igual manera se verifica publicación del mapa de riesgos en el link: http://portal.minvivienda.local/sobre-el-ministerio/planeacion-gestion-y-control/sistemas-de-gestion/mapa-de-procesos/gestion-documental","CUMPLIDA","23/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","Se revisa los correos de solicitud de capacitación remitido  a la OCI y a la OAP con el fin de realizar las respectivas actualizaciones de los riesgos y de los controles del mapa de riesgos del proceso, adicional se adjunta correo de solicitud de ampliación de plazo del cumplimiento de las actividades de los planes de acción pero este no permite abrir.\n\n12/03/2019: Se evidencia correo electrónico de fecha 26/02/2019 remitido por OAP al grupo donde se confirma la actualización, aprobación mediante radicado 2019IE0002367 y publicación de la documentación. Al verificar en la página web de la entidad, se constata la publicación del documento en versión 5.0 de la fecha citada anteriormente y se descarga el documento en la carpeta de evidencias. Sin embargo, se requiere continuar con la actualizacion del mapa de riesgos de acuerdo a la nueva metodologia de riesgos en el MVCT.\n\n22/08/2019: Se evidencia lista de asistencia de fecha 03/05/2019 con tema \"Taller Metodología Integrada de Gestión del Riesgo (Gestión Documental), como avance en el proceso de revisión y actualización del mapa de riesgos del proceso. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe , a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 30/06/2019.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de correo electrónico de fecha 06/09/2019 remitido por la OAP en el cual se confirma la actualización del mapa de riesgos del proceso aprobado con concepto técnico 2019IE0010306, dando cierre a la acción preventiva propuesta por el proceso como oportunidad de mejora.\n\nDe otra parte, teniendo en cuenta el proceso de actualización del mapa de procesos de la Entidad realizado en la vigencia 2019, a fin de evaluar la efectividad de la acción implementada se solicita al proceso remitir los soportes de actualización del mapa de riesgos correspondiente, los cuales serán insumo para la próxima evaluación.","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
[5,"Auditorías Internas SIG","Se evidencia en entrevista a los servidores públicos encargados de la radicación de documentos en la ventanilla de atención al ciudadano que no recibieron capacitación de la herramienta documental, lo que pueda inducir a que se cometan errores en la radicación de la correspondencia de origen externo","AP","Alta rotación de personal\nLos servidores no solicitan capacitación de la herramienta documental\nFalta de programación en la realización de capacitación para el personal que ingresa al MVCT.","Capacitar a los funcionarios y contratistas de las ventanillas de radicación en las  herramientas de gestión documental","2018-08-01","2019-06-30",null,"Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","25/07/2018\n\n13/09/2018\n\n28/02/2019\n\n08/05/2019\n\n13/03/2020","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","En correo electrónico del 01/08/2018 se solicito a la oficina Tic capacitación en la herramienta de gestión documental para el GAUA.\n\n13/09/2018: Se envía correo electrónico para solicitar capacitación a la oficina de tics\nSe adjunta cronograma de capacitaciones, el cual fue cumplido, acorde a los registros adjuntos.\n\n28/02/2019: El cronograma fue replanteado por la contingencia en temas de contratación de la entidad, por lo cual se adjunta con la modificación. Se solicita ampliación de fecha de finalización de la acción para el 30/06/2019.\n\n08/05/2019: Se gestiona con la oficina TIC, los registros de asistencia a las capacitaciones realizadas de la herramienta de gestión documental, los cuales se adjuntan y corresponden a las dependencias de: Titulación, Servicios Administrativos, Espacio Urbano, Divis y Titulación.\n\n13/03/2020: Para la realización de esta actividad se llevó a cabo una meza de trabajo con la Oficina TIC en la cual se trataron los temas concernientes con el manejo y actualización de la herramienta Gesdoc y de la necesidad de realizar capacitaciones al personal de Atención al usuario; como evidencia se carga los correos emitidos y lista de asistencia.\n\n05/06/2020: Para la realización de esta actividad se realizó capacitación por parte de la Oficina Tecnologías de la Información y las Comunicaciones entorno a la herramienta de Gestión Documental GESDOC el día 27 de febrero, como evidencia se anexa correo donde se cita al personal del grupo, presentaciones utilizadas para la capacitación y listado de asistencia. ","CUMPLIDA","25/07/2018\n\n21/09/2018\n\n11/01/2019\n\n31/07/2019\n\n24/01/2020","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,0,0,"Esta actividad esta programada para  iniciar en Agosto de 2018\n\n21/09/2018: Se evidencia correo electrónico del 01 de agosto de 2018 solicitando capacitación de la herramienta de gestión documental.\n\n11/01/2019: No se cuenta con la evidencia para realizar el respectivo seguimiento a esta acción.   Esta actividad tiene fecha de finalización del 31/12/2018 y no es posible verificar  la oportunidad y pertinencia de dicha acción.\n\n31/07/2019: No se puede evaluar el cumplimiento de la actividad porque tiene fecha de vencimiento del 30 de junio de 2019.\n\n24/01/2020: El proceso no realiza monitoreo y tampoco aporta evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda interiorizar dicho procedimiento al interior del proceso, adicionalmente recalca la importancia al proceso de analizar las observaciones que resultan de los seguimientos y evaluaciones realizadas por la OAP y OCI; respectivamente. De otra parte se observa incumplimiento ante la acción; ya que tenia fecha de vencimiento 30/06/2019.","VENCIDA","23/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","\nSe evidencia correos enviado el 1 de Agosto 2018 para solicitar la capacitación de refuerzo en el uso de la herramienta de gestión Documental GESDOC/BIZAGI para el Grupo de Atención Al Usuario y Archivo. Pendiente de desarrollar.\n\n12/03/2019: Se evidencia cronograma de capacitación en formato excel para la capacitación en herramientas de gestión documental al grupo GAUA que se ejecutará en el mes de abril. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n22/08/2019: De acuerdo con la mesa de trabajo sostenida con el líder del proceso el día 15/08/2019 se recibieron las aclaraciones adicionales donde el proceso entregó como evidencia memorando de fecha 02/08/2019 con radicado 2019IE0008826 remitido por la Secretaría General a la Oficina TIC, donde se solicita capacitación al GAUA en materia de manejo del GESDOC, por lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continue con la ejecución de las actividades planificadas, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 30/06/2019.\n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta que el proceso no remitió evidencias que soporten la ejecución de la actividad y que el proceso no atiendió la solicitud realizada por la tercera línea, se solicita al proceso dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, específicamente del Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", conforme a la descripción de la No Conformidad establecida en la Auditoría Interna del SIG.","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
[6,"Auditorías Internas SIG","No se cuenta con un mecanismo de medición para controlar la temperatura y humedad de los archivos de gestión institucionales en el archivo central (sede fragua), lo anterior genera un incumplimiento del requisito legal – ACUERDO 008 DE 2014.","AC","Se desconoce si existe un informe realizado por la Coordinación del Grupo de Atención al Usuario y el anterior líder de Gestión Documental donde se evidencie la necesidad","Evaluar la pertinencia de incluir en la programación presupuestal el mecanismo de medición necesario para controlar la temperatura y humedad en el archivo central.","2018-08-01","2019-12-31",null,"Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","25/07/2018\n\n28/02/2019\n\n08/05/2019\n\n14/06/2019\n\n02/10/2019\n\n12/03/2020","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","Esta actividad esta programada para  iniciar en Octubre de 2018.\n\n28/02/2019. Se adelantaron gestiones para cotizar un sistema de medición para controlar las condiciones medioambientales del archivo a través de datalogers, para lo cual se adjuntan los soportes, los cuales están sujetos a la disponibilidad presupuestal de la entidad.\n\n08/05/2019: Se adelanto la solicitud de compra de los equipos de medición ante la Subdirección de Servicios Administrativos, quien se encuentra gestionando el respectivo proceso de compra.\n\n14/06/2019: La SSA adelanta las gestiones respectiva para la compra de  los equipos de medición de  temperatura y humedad para el archivo central.\n\n02/10/2019: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2019 toda vez que se encuentra en proceso de estudio de mercado por parte de la SSA\n\n13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 toda vez que se encuentra en proceso de estudio de mercado por parte de la SSA para la adquisición de los equipos, como evidencia se anexa los requerimientos mínimos establecidos y cotizaciones generadas por empresas interesadas.","VENCIDA","25/07/2018\n\n11/01/2019\n\n31/07/2019\n\n24/01/2020","Diana Corredor\n\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,0,0,"Esta actividad esta programada para  iniciar en Octubre de 2018.\n\n11/01/2019: No se cuenta con la evidencia para realizar el respectivo seguimiento a esta acción\n\n31/07/2019: No se puede evaluar el cumplimiento de la actividad porque tiene fecha de vencimiento del 30 de junio de 2019.\n\n24/01/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda interiorizar dicho procedimiento al interior del proceso, adicionalmente recalca la importancia al proceso de analizar las observaciones que resulta de los seguimientos y evaluaciones realizadas por la OAP y OCI; respectivamente. ","VENCIDA","23/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Se evidencia solicitud (pdf) de recursos para implementar dentro del proyecto \"Fortalecimiento de las capacidades estratégicas y de apoyo del MVCT a nivel nacional\", el requerimiento de un rubro para implementación la actividad \"Elaboración de estrategias y medidas de seguridad para la conservación de los documentos\" por un valor aproximado de $116'640.000 que permitan monitorear las condiciones ambientales en el ejercición de la gestión documental de la Entidad. Sin embargo, no se evidencia los resultados de esta solicitud, por lo que el proceso deberá allegar el soporte que permita evidenciar la distribución de los recursos aprobados para dar cumplimiento a la acción.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n22/08/2019: De acuerdo con la mesa de trabajo sostenida con el líder del proceso el día 15/08/2019 se recibieron las aclaraciones adicionales donde el proceso entregó como evidencia cuatro correos de solicitud de cotización de fechas 03/07/2019, 04/07/2019 y 05/07/2019, donde se observa la información correspondiente a las cotizaciones realizadas para la adquisición de los equipos de medición de temperatura y humedad (Datalogger), sin embargo, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continue con la ejecución de las actividades planificadas, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 30/06/2019.\n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta que el proceso no remitió evidencias que soporten la ejecución de la actividad y que el proceso no atiendió la solicitud realizada por la tercera línea, se solicita al proceso dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, específicamente del Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", conforme a la descripción de la No Conformidad establecida en la Auditoría Interna del SIG.","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
[7,"Auditorías Internas SIG","Se evidencio en la herramienta documental-bandeja de entrada del usuario uvmogollon, que cuenta con 88,134 radicados de respuesta a derechos de petición desde febrero de 2016, los cuales no han sido archivados en el expediente virtual, toda vez que no se han dado lineamientos y capacitaciones desde el proceso TIC como administrador de la herramienta documental para la administración de los expedientes virtuales de acuerdo a la TRD de cada una de las dependencias, lo anterior conlleva al incumplimiento del requisito legal - ACUERDO 003 DE 2015.","AC","No existe un lineamiento para organizar un expediente virtual ya que no ha habido avances en el proceso de archivo electrónico ","Solicitar a la Oficina TIC programar mesa de trabajo con los proveedores de las herramientas de gestión documental para evaluar las diferentes alternativas para dar tramite a los documentos represados.","2018-08-01","2019-08-30",null,"Facilitador de Calidad y Profesional  Especializado en Gestión Documental ","25/07/2018\n\n13/09/2018\n\n28/02/2019\n\n08/05/2019\n\n14/06/2019","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","Esta actividad esta programada para  iniciar en Agosto de 2018\n\nSe realizo reunión entre GAUA, TICS Y Sergio Bermeo quien presta soporte a la herramienta  Bizagi el día 13 de Septiembre y entre los temas tratados se solicito a la oficina TIC capacitación para proceder a archivar los documentos en el expediente virtual y adicionalmente se solicito al proveedor evaluar la posibilidad de organizar masivamente los documentos represados . Acta pendiente por firma en TIC.\n\n28/02/2019: Esta actividad se  encuentre pendiente de ejecución debido a que la contracción con el tercero finalizo el 30 de septiembre de 2018.  Se solicita la ampliación de la fecha de finalización de la acción a 30/08/2019, así mismo se revisara la pertinencia con la Oficina TIC, para establecerlos criterios para realizar el archivo virtual con base en la TRD de los documentos  pendientes de archivar.\n\n08/05/2019: Se realiza reunión con el contratista responsable del usuario uvmogollon, para sensibilizar e impartir lineamentos para proceso de archivo virtual de los radicados que reposan en la bandeja de entrada de este usuario.\n\n14/06/2019: Se adjunta la evidencia del avance  realizado por la  responsable del usuario mogollón  en relación con el archivo de los radicados  virtuales  asignado en por la herramienta","CUMPLIDA","28/09/2018\n\n11/01/2019\n\n31/07/2019\n\n24/01/2020","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,0,0,"Se evidencia correo electrónico  del 28 de septiembre de 2018 ampliando y justificando el plazo de la actividad.\n\n11/01/2019: Se evidencia acta del 13 de septiembre de 2018 con el ORDEN DEL DIA:\nProceso Organización GESDOC \nVerificación de tipificación GESDOC\nAcciones de Mejora GESDOC – BIZAGI\nIncidencias Herramienta GESDOC BIZAGI\n\n31/07/2019: El proceso adjunta evidencia de avance, sin embargo, no se puede evaluar el cumplimiento de la actividad porque tiene fecha de vencimiento del 30 de agosto de 2019.\n\n24/01/2020:Teniendo en cuenta que la OCI según evaluación realizada el 22/08/2019 dio por cerrada esta actividad, se espera la próxima evaluación a realizar en la vigencia 2020 con el fin de declarar la  eficacia de la misma. ","VENCIDA","23/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Se evidencia acta de acciones de mejora de las herramientas de gestión documental, sin embargo se requiere que se remitan las evidencias que permiten determinar el cumplimiento de las mejoras propuestas en el acta. Se observa la ampliación de la fecha de finalización de la acción. \nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n22/08/2019: De acuerdo con la mesa de trabajo sostenida con el líder del proceso el día 15/08/2019 se recibieron las aclaraciones adicionales donde el proceso entregó como evidencia lista de asistencia de fecha 21/05/2019 con tema \"Organización GESDOC\" precedida por el proceso TIC y un archivo en excel denominado \"Organizar Bizagi\" donde se observan las acciones de organización y las fechas de atención de los documentos represados  conforme a la herramienta para el usuario uvmogollon, dando cierre a la acción de mejora propuesta por el proceso en cumplimiento de la Observación de la auditoría interna del SIG.\n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta el proceso de implementación de la solución a los documentos represados, a fin de evaluar la efectividad de la acción implementada se solicita al proceso remitir los soportes de continuidad en la aplicación de la organización y atención de estos, los cuales serán insumo para la próxima evaluación.","CUMPLIDA","N/A","N/A","N/A"]
[8,"Auditorías Externas ","Instancia Asesora en materia Archivística.\nComité Institucional de Gestión y Desempeño: El MVCT Presuntamente no esta dando cumplimiento al articulo 2.8.2.1.16 del Decreto 1080 de 2015","AC","Porque el proceso de gestión documental no había elaborado la política de gestión documental y tampoco se había presentado nada relacionado al tema ante el CIGYD","Solicitud de sesión CIGYD  presentar para aprobación el plan de trabajo para la implementación de la política de gestión documental durante la vigencia 2019","2019-05-07","2019-05-30",null,"Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","2020-03-13","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: El documento Política de gestión documental se actualizo de acuerdo a los ajustes solicitados por el comité realizado el día 18/09/2019, se presento el 30 de diciembre del 2019 nuevamente el cual fue aprobado por medio del correo electrónico enviado por la secretaria general, la doctora Judith Millán Duran. Como evidencia se anexa correos electrónicos correspondientes al tema.\n\n05/06/2020:  Para esta actividad se envió correo electrónico por parte del coordinador del GAUA Jorge Arcecio Canaveral Rojas, solicitando la sesión extraordinaria del CIGYD con el plan de implementación de la política de gestión documental entre otros documentas. Este documento fue aprobado mediante acta N°7 y como el encuentro fue virtual se anexa correo con los votos de aprobación emitido por los integrantes del comité.","CUMPLIDA","2020-01-24","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,0,0,"24/01/2020: El proceso no realiza monitoreo y tampoco aporta evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda interiorizar dicho procedimiento al interior del proceso, de igual manera se alerta incumplimiento de esta actividad ya que la fecha de cumplimiento estaba definida para 30/05/2019.","VENCIDA","2020-03-15","ALEXANDRA CORTES","15/03/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 30 de noviembre de 2019 (reporte solicitado por la OAP). No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. \nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 30/05/2019.","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,"Solicitud de sesión CIGYD, para presentar el seguimiento del plan de trabajo para la implementación de la política de gestión documental","2019-09-02","2019-09-30",null,null,"2020-03-13","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: El documento Política de gestión documental se actualizo de acuerdo a los ajustes solicitados por el comité realizado el día 18/09/2019, se presento el 30 de diciembre del 2019 nuevamente el cual fue aprobado por medio del correo electrónico enviado por la secretaria general, la doctora Judith Millán Duran. Como evidencia se anexa correos electrónicos correspondientes al tema.","VENCIDA","2020-01-24","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,0,0,"24/01/2020: El proceso no realiza monitoreo y tampoco aporta evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda interiorizar dicho procedimiento al interior del proceso, de igual manera se alerta incumplimiento de esta actividad ya que la fecha de cumplimiento estaba definida para 30/09/2019.","VENCIDA","2020-03-15","ALEXANDRA CORTES","15/03/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 30 de noviembre de 2019 (reporte solicitado por la OAP). No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. \nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 30/09/2019.","VENCIDA"]
[null,null,null,null,null,"Solicitud de sesión CIGYD, para presentar el seguimiento del plan de trabajo para la implementación de la política de gestión documental","2019-12-02","2019-12-20",null,null,"2020-03-13","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020:Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 dado que, si bien se presentó al comité y fue aprobado, OAP genero concepto técnico alertando que el documento se le debe realizar algunos cambios y no puede continuar con el trámite de aprobación y formalización dentro del sistema integrado de gestión, como evidencia se anexa el documento Política de Gestión Documental, concepto técnico por OAP, correo electrónico de aprobación ante el CIGYD.","VENCIDA","2020-01-24","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,0,0,"24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","VENCIDA","2020-03-15","ALEXANDRA CORTES","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.","VENCIDA"]
[9,"Auditorías Externas ","Instrumentos Archivísticos.\nPolítica de Gestión Documental: El MCVT no cuenta con la política de gestión de documentos constituida como lo establece el articulo 2.8.2.5.6 del Decreto 1080 de 2015","AC","Por desconocimiento de la norma y falta de recurso humano, para su elaboración e implementación en el MVCT.","Elaborar la política de gestión documental para el MVCT","2019-11-01","2019-11-30",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","2020-03-13","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: El documento, Política de gestión documental fue realizado, pero se debió actualizar de acuerdo a los ajustes solicitados por el comité realizado el día 18/09/2019, se presentó de nuevo el 30 de diciembre del 2019 nuevamente el cual fue aprobado por medio del correo electrónico enviado por la secretaria general, la doctora Judith Millán Duran; \n\n02/06/2020: El documento Politica de Gestion Documental fue elaborado y se presentado al CIGYD el día 30 de diciembre del 2019 obteniendo su aprobación mediante acta N° 7 dado que fue un comité virtual los votos de aprobación se generaron mediante correo electrónico. Como evidencia se anexa acta de sesión, correo con los votos de aprobación y documento  Politica GD 1.1 ","CUMPLIDA","2020-01-24","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,0,0,"24/01/2020: El proceso no realiza monitoreo y tampoco aporta evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda interiorizar dicho procedimiento al interior del proceso, de igual manera se alerta incumplimiento de esta actividad ya que la fecha de cumplimiento estaba definida para 30/11/2019","VENCIDA","2020-03-15","ALEXANDRA CORTES","15/03/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 30 de noviembre de 2019 (reporte solicitado por la OAP). No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. \nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 30/11/2019.","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,"Presentar ante CIGYD la política de gestión documental para aprobación","2019-12-01","2019-12-15",null,"Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","2020-03-13","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: El documento, Política de gestión documental fue presentado, pero se debió actualizar de acuerdo a los ajustes solicitados por el comité realizado el día 18/09/2019, se presentó de nuevo el 30 de diciembre del 2019 nuevamente el cual fue aprobado por medio del correo electrónico enviado por la secretaria general, la doctora Judith Millán Duran; \n\n02/06/2020: El documento politica G.D. 1.1 fue elaborado y se presentado al CIGYD el día 30 de diciembre del 2019 obteniendo su aprobación mediante acta N° 7 dado que fue un comité virtual los votos de aprobación se generaron mediante correo electrónico. Como evidencia se anexa acta de sesión, correo con los votos de aprobación y documento  Politica G.D. 1.1  ","EN PROCESO","2020-01-24","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,0,0,"24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","VENCIDA","2020-03-15","ALEXANDRA CORTES","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019. ","VENCIDA"]
[null,null,null,null,null,"Socializar  la política de gestión documental a funcionarios y contratistas del MVCT","2019-12-16","2020-01-31",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","2020-03-13","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/08/2020 dado que, si bien ya se generó el documento y fue aprobado por el CIGYD, aún falta el concepto favorable por OAP y sin este no se puede realizar la actividad. Como evidencia se anexa el documento Política de Gestión Documental, concepto técnico por OAP, correo electrónico de aprobación ante el CIGYD.","VENCIDA","2020-01-24","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,0,0,"24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","VENCIDA","2020-03-15","ALEXANDRA CORTES","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.","VENCIDA"]
[10,"Auditorías Externas ","Instrumentos Archivísticos.\nTablas de Retención Documental-TRD y Cuadro de Clasificación Documental-CCD. La entidad, presuntamente incumple lo establecido en el articulo 14 del acuerdo 04 de 2013, toda vez  que no se encuentran actualizadas.","AC","Se identifica la necesidad de actualización de las TRD debido a que se crearon nuevos grupos en el MVCT\nVarias dependencias del MVCT ven la necesidad de crear nuevas series documentales para poder reflejar la producción real según sus funciones.","Realizar mesas de trabajo con cada una de las 45 dependencias del MVCT para actualizar las TRD","2019-06-01","2019-10-31",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","18/12/2018\n\n28/02/2019\n\n08/05/2019\n\n14/06/2019\n\n02/10/2019\n13/03/2020","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","18/12/2018:Se encuentra en proceso de elaboración el proyecto del cronograma para la actualización de las TRD de las 45 dependencias del MVCT, para ser presentado a la Subdirección de Servicios Administrativos para su aprobación. Se adjunta cronograma\n\n28/02/2019: El cronograma fue replantado por la contingencia en temas de contratación de la entidad, se adjunta cronograma y prospecto de comunicación para socialización  de cronograma a las dependencias. Se solicita la ampliación de la fecha de finalización de la acción al 30/06/2019\n\n08/05/2019: Se adjunta el cronograma, actualizado para la actualización de TRD  que será presentado al Comité, para aprobación y proceder con el respectivo desarrollo. \n\n14/06/2019:  Se  solicita ampliación del cierre de la acción toda vez que apenas hasta el mes de Junio se inicia la fase de actualización con base ene el cronograma replanteado.\n\n02/10/2019: Esta actividad se inicio en el mes de Junio a la fecha contamos con 23 TRD actualizadas. Se adjuntan Actas de reunión y listas de asistencia.\n\n10/12/2019: Para esta actividad no se realizaron mesas de trabajo para la actualización de TRD pero se han venido realizando seguimientos en las dependencias con el fin de validar la aplicación de las tablas. Se adjuntan  actas de las visitas realizadas.\n\n13/03/2020:Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020, + teniendo en cuenta el seguimiento generado por OAP, se planteó el apoyo de un profesional especializado en el tema de Archivo específicamente en actualización de TRD (Tablas de Retención Documental) y se está en el proceso de contratación de dicha persona, por ello inicialmente se está  realizando la verificación de las TRD vigentes, para luego por realizar el proceso de actualización de acuerdo al decreto 1080 del 2015 y  la ley general de archivos  594 del 2000, como evidencia se anexa cronograma de visitas y la realización de tres de ellas (Grupo de Atención al Usuario y Archivo, Grupo de Recursos Físicos,  Grupo de Soporte Técnico y Apoyo Informático).\n\n03/06/2020: Para el 2019 se efectuaron 28 mesas de trabajo en relación a la actualización de las TRD del MVCT (GRUPO DE SEGUIMIENTO A PROYECTOS DE INVERSION, GRUPO DE ATENCIÓN AL USUARIO Y ARCHIVO, GRUPO DE RECURSOS FISICOS, SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS, GRUPO DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO, GRUPO DE TALENTO HUMANO, SECRETARIA GENERAL, GRUPO DE DESARROLLO SOSTENIBLE, GRUPO DE MONITOREO DEL SGP DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BASICO, GRUPO DE POLITICA SECTORIAL, DIRECCION DE DESARROLLO SECTORIAL, SUBDIRECCION DE POLITICAS DE DESARROLLO URBANO Y TERRITORIAL, DIRECCIÓN DE ESPACIO URBANO Y TERRITORIAL, SUBDIRECCION DE PROMOCIÓN Y APOYO TÉCNICO, SUBDIRECCION DE SUBSIDIO FAMILIAR DE VIVIENDA, GRUPO DE TITULACIÓN Y SANEAMIENTO PREDIAL, DIRECCION DEL SISTEMA HABITACIONAL/ DIRECCION DEL SISTEMA HABITACIONAL, OFICINA DE TECNOLOGIAS DE INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES, GRUPO DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN/GRUPO DE SEGUIMIENTO AL PLAN NACIONAL DE DESARROLLO, GRUPO DE GESTION DE RECURSOS Y PRESUPUESTO, OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN, OFICINA DE CONTROL INTERNO, OFICINA ASESORA JURIDICA/GRUPO DE ACCIONES CONSTITUCIONALES, GRUPO DE PROCESOS JUDICIALES, OFICINA ASESORA JURIDICA/GRUPO DE CONCEPTOS, OFICINA ASESORA JURIDICA, GRUPO DE COMUNICACIONES ESTRATÉGICAS, GRUPO DE POLITICA SECTORIAL), para el 2020 se planteó cronograma que diera continuidad a la actividad iniciada el año anterior con la ejecución de 12 encuentros virtuales dada la contingencia generada por el Covid-19, llegando a un porcentaje de avance del 88,89%  (40), teniendo en cuenta lo anterior faltarían 5 mesas, las cuales se tiene programado terminarlas durante el mes de Junio del 2020, cabe mensionar que adicional a las mesas anteriores se está realizando una segunda visita para analizar las propuestas generadas en los encuentros anteriores. \nComo evidencia se anexa 28 actas de las reuniones del año 2019 con el listado de asistencia y 12 actas de las reuniones virtuales efectuadas durante el 2020 con el respectivo correo electrónico enviado a la dependencia con el link de la grabación, (estas ultimas no cuenta con listado de asistencia dada su naturaleza virtual).\n ","EN PROCESO","11/01/2019\n\n31/07/2019\n\n24/01/2020","Diana Corredor Profesional Especializado\n\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,0,0,"No se cuenta con la evidencia para realizar el respectivo seguimiento a esta acción.\n\n31/07/2019: El proceso no aporta evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad, sin embargo se tiene fecha de cumplimiento del 30 de junio.\n\n24/01/2020: Se evidencia actas y listas de asistencia de visitas realizadas a 14 dependencias así: GTH (8/11/2019-Visita de seguimiento aplicación TRD), OAP-SIG(8/11/2019 - visita de seguimiento a TRD), GTSP (18/11/2019 - Visita de seguimiento aplicación TRD), OAP (18/11/2019 - Visita de seguimiento aplicación a TRD), SPAT (28/11/2019 - Visita de seguimiento aplicación TRD), SSFV (28/11/2019 - Visita de seguimiento aplicación TRD),GCT (21/10/2019 - Visita de seguimiento aplicación TRD), GAUA (16/10/2019 - Visita de seguimiento aplicación TRD), GSTAI (16/10/2019 - Visita de seguimiento aplicación TRD),GRF (8/10/2019 - Visita de seguimiento aplicación TRD),SATOUI (4/10/2019 Socialización de TRD y Organización de archivos), Secretaria General (18/10/2019 y 30/09/2019 - Visita de seguimiento),Sundire4cción de apoyo técnico (03/10/2019 - Socialización Organización archivo de gestión), Tesorería (02/10/2019 - Revisión archivo de gestión para transferencia).\nTeniendo en cuenta lo anterior, se evidencia que los documentos adjuntos como soportes de ejecución de la actividad, no dan respuesta a la actividad, razón por la cual, la evidencia aportada por el proceso no permite corroborar el avance de ejecución de la actividad ya que estos documentos reflejan seguimientos y socializaciones a TRD y no hacen referencia a la \"actualización de TRD\" razón por la cual la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda revisar el periodo de ejecución de la actividad, sensibilizar al interior del proceso, el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Se alerta incumplimiento de la actividad cuya fecha de vencimiento era 31/10/2019","VENCIDA","12/03/2019\n\n12/08/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","12/03/2019: Se evidencia cronograma (EXCEL) de actualización de TRD en el que se incluyen todas las dependencias del MVCT, el cual contiene la programación de las mesas de trabajo a ejecutar en los meses de abril, mayo y junio y el borrador de memorando para su socialización. \nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción. \n\n22/08/2019: Se evidencia cronograma (EXCEL) donde se observan las fechas de programación de actualización de las TRD para 50 dependencias, las cuales tienen inicio el 08/07/2019 y terminan el 20/12/2019, conforme con el monitoreo realizado por el proceso; lo cual no es acorde con la fecha de finalización de la actividad que es el 30/06/2019, por lo que la OCI recomienda evaluar los tiempos de ejecución de la actividad programados. Por lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/06/2019.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de 14 actas y sus respectivas listas de asistencia referentes a las visitas realizadas por el proceso a las dependencias del MVCT, las cuales fueron: GTH (8/11/2019), OAP-SIG(8/11/2019), GTSP (18/11/2019), OAP (18/11/2019), SPAT (28/11/2019), SSFV (28/11/2019),GCT (21/10/2019), GAUA (16/10/2019), GSTAI (16/10/2019), GRF (8/10/2019),SATOUI (4/10/2019), Secretaria General (18/10/2019 y 30/09/2019), SATP (03/10/2019), Tesorería (02/10/2019). No obstante, estas evidencias no son suficientes para determinar el cumplimiento de la actividad.\n\nTeniendo en cuenta lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción. \nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 31/10/2019.","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,"Identificar la necesidades de actualización de la TRD y los CCD","2019-06-01","2019-10-31",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","2020-03-13","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","\n13/03/2020:Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 inicialmente se está  realizando la verificación de las TRD vigentes, para luego por realizar el proceso de actualización de acuerdo al decreto 1080 del 2015 y  la ley general de archivos  594 del 2000, como evidencia se anexa cronograma de visitas para el 2020 y la realización de tres de ellas (Grupo de Atención al Usuario y Archivo, Grupo de Recursos Físicos,  Grupo de Soporte Técnico y Apoyo Informático).","VENCIDA","2020-01-24","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,0,0,"24/01/2020: El proceso no realiza monitoreo y tampoco aporta evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda interiorizar dicho procedimiento al interior del proceso, de igual manera se alerta incumplimiento de esta actividad ya que la fecha de cumplimiento estaba definida para 31/10/2019","VENCIDA","2020-03-15","ALEXANDRA CORTES","15/03/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 30 de noviembre de 2019 (reporte solicitado por la OAP). No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. \nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 30/10/2019.","VENCIDA"]
[null,null,null,null,null,"Elaborar la propuesta de actualización de CCD","2019-07-08","2019-12-06",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","2020-03-13","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020, esto se debe a que para poder generar el borrador de CCD de cada dependencia antes se debe verificar la aplicación de las TRD vigentes, si bien, la finalidad es actualizarlas, esto no presentaría ninguna mejora para los procesos, si el personal no aplica o desconoce este instrumento archivístico, además, esta actividad es directamente dependiente de la realización de las mesas de trabajo planteadas en actividades anteriores y de la actualización de las TRD. ","VENCIDA","2020-01-24","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,0,0,"24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","VENCIDA","2020-03-15","ALEXANDRA CORTES","15/03/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 30 de noviembre de 2019 (reporte solicitado por la OAP). No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. \n\nPor lo anterior, se recomienda al proceso fortalecer la cultura de autocontrol frente al reporte oportuno del avance de sus actividades planificadas y la correspondiente entrega de evidencias.","VENCIDA"]
[null,null,null,null,null,"Elaborar la propuesta de actualización de TRD","2019-07-08","2019-12-06",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","2020-03-13","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020, esto se debe a que para poder generar el borrador de TRD de cada dependencia antes se debe verificar la aplicación de las TRD vigentes, si bien, la finalidad es actualizarlas, esto no presentaría ninguna mejora para los procesos, si el personal no aplica o desconoce este instrumento archivístico, además, esta actividad es directamente dependiente de la realización de las mesas de trabajo planteadas en actividades anteriores. ","VENCIDA","2020-01-24","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,0,0,"24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","VENCIDA","2020-03-15","ALEXANDRA CORTES","15/03/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 30 de noviembre de 2019 (reporte solicitado por la OAP). No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. \n\nPor lo anterior, se recomienda al proceso fortalecer la cultura de autocontrol frente al reporte oportuno del avance de sus actividades planificadas y la correspondiente entrega de evidencias.","VENCIDA"]
[null,null,null,null,null,"Presentar al CIGYD para su aprobación la propuesta de actualización de TRD y CCD con la trazabilidad  y control del instrumento","2019-12-09","2019-12-20",null,"Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","2020-03-13","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020, para poder Presentar al CIGYD para su aprobación la propuesta de actualización de TRD y CCD se debe realizar las mezas de trabajo anteriormente planteadas y haber elaborado los diferentes borradores, esta actividad es directamente dependiente de dichas actividades por ende no se puede adelantar la ejecución.","VENCIDA","2020-01-24","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,0,0,"24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","VENCIDA","2020-03-15","ALEXANDRA CORTES","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.","VENCIDA"]
[null,null,null,null,null,"Presentar para convalidación las TRD y CCD al comité evaluador de documentos del AGN","2019-12-22","2020-04-30",null,"Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","2020-03-13","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020, dado que su realización depende de la culminación de las actividades anteriormente planteadas y del proceso establecido por parte del AGN para la realización de la convalidación de dichos instrumentos archivísticos.","VENCIDA","2020-01-24","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,0,0,"24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","VENCIDA","2020-03-15","ALEXANDRA CORTES","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.","VENCIDA"]
[null,null,null,null,null,"Presentar la solicitud de actualización del Registro Único de Series Documentales ante el AGN","2020-05-02","2020-08-31",null,"Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","2020-03-13","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020, dado que su realización depende de la culminación de las actividades anteriormente planteadas y del proceso establecido por parte del AGN para la realización del  Registro Único de Series Documentales.","SIN INICIAR","2020-01-24","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,0,0,"24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","SIN INICIAR","2020-03-15","ALEXANDRA CORTES","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.","SIN INICIAR"]
[null,null,null,null,null,"Divulgar el CCD y TRD a funcionarios y contratistas del MVCT","2020-09-01","2020-09-30",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","2020-03-13","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020, dado que su realización depende de la culminación de las actividades anteriormente planteadas.","SIN INICIAR","2020-01-24","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,0,0,"24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","SIN INICIAR","2020-03-15","ALEXANDRA CORTES","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.","SIN INICIAR"]
[11,"Auditorías Externas ","Instrumentos Archivísticos. Plan Institucional de Archivos - \nPINAR. El Ministerio, presuntamente incumple lo establecido en el articulo 2.8.2.5.8 del Decreto 1080 de 2015 y lo establecido por el decreto 612 de 2018.","AC","Porque el proceso de gestión documental no había elaborado el documento PINAR y tampoco se había presentado nada relacionado al tema ante el CIGYD","Elaborar el PINAR para el MVCT ","2019-03-01","2019-07-31",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","28/09/2018\n\n18/12/2018\n\n28/02/2019\n\n8/05/2019\n\n02/10/2019\n13/03/2020","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","Se solicita a la OAP ampliación de fecha para el cumplimiento de dicha actividad mediante correo electrónico del 28/09/2018 .\n\n18/12/2018: Para el cumplimiento de esta actividad se adelantó el desarrollo del contexto, la identificación de Aspectos críticos,  la matriz de ejes articuladores, la priorización  de Aspectos críticos y la política, acorde a los requisitos establecidos en la guía emitida por el AGN;  en la vigencia 2019, se dará continuidad para la finalización y aprobación del documento. Se adjunta documento de avance.\n\n28/02/2019: Se adjunta el documento con los avances realizados y conforme al cronograma establecido para la elaboración de documento.\n\n08/05/2019: Se continua con la elaboración del PINAR a la fecha se adjunta el documento que incluye lo siguiente Introducción, Contexto estratégico del Ministerio, Objetivo General del Plan Institucional de Archivos, objetivos Específicos, Visión Estratégica del Plan Institucional de Archivos y en la actualidad se encuentra en elaboración el mapa de ruta. Se adjunta evidencia\n\n02/10/2019: Se adjunta versión final de hoja de ruta de PINAR y PINAR, estos documentos se pasaron para aprobación de comité.\n\n10/12/2019: El documento no fue aprobado en comité y por ende se encuentra en una actividad dentro del plan de acción  para la vigencia del 2020, adicionalmente se requiere modificación de fechas. Se adjunta acta de comité como evidencia\n\n13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/07/2020 dado que, si bien se presentó al comité y fue aprobado, OAP genero concepto técnico alertando que el documento se le debe realizar algunos cambios y no puede continuar con el trámite de aprobación y formalización dentro del sistema integrado de gestión, como evidencia se anexa el documento PINAR, concepto técnico por OAP, correo electrónico de aprobación ante el CIGYD.\n\n02/06/2020: El documento PINAR_MVCT Versión 1.1 fue elaborado y se presentado al CIGYD el día 30 de diciembre del 2019 obteniendo su aprobación mediante acta N° 7, dado que fue un comité virtual los votos de aprobación se generaron mediante correo electrónico. Como evidencia se anexa acta de sesión, correo con los votos de aprobación y PINAR_MVCT Versión 1.1","CUMPLIDA","28/09/2018\n\n11/01/2019\n\n31/07/2019\n\n24/01/2020","Diana Corredor Profesional Especializado\n\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,null,null,"Se evidencia correo electrónico  del 28 de septiembre de 2018 ampliando y justificando el plazo de la actividad.\n\n11/01/2019: No se cuenta con la evidencia para realizar el respectivo seguimiento a esta acción.\n\n31/07/2019. Nota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n\n24/01/2020: Se evidencia acta N.5 Comité Institucional de Gestión y Desempeño del 18/09/2019.en el numeral 6 - Aprobación de documento de Gestión documental: Se informa a los miembros del comité que se retira del orden del día el punto 6 para realizar algunos ajustes a los documentos que se someterán a aprobación del comité. Se convocará a una sesión extraordinaria de este comité para aprobación exclusiva de este punto. De otra parte el proceso en el monitoreo solicita ampliación de fecha de cumplimiento de la actividad, pero no define lo mismo, razón por la cual se alerta incumplimiento de la misma.\n\nTeniendo en cuenta lo anterior, la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda fortalecer el monitoreo y las estrategias de autocontrol definidas al interior del proceso.","VENCIDA","31/05/2018\n\n24/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020\n","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","Para este periodo el proceso no aportó la evidencia que permite determinar la efectividad de la actividad; se exhorta al proceso a realizar el aporte de las evidencias del mes no reportado y del periodo actual.\n\n24/10/2018:  No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Se evidencia el cronograma de actividades del proceso para la elaboración del PINAR y se evidencia documento borrador de avance del PINAR. Se observa la ampliación de la fecha de finalización de esta acción.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n22/08/2019: Se evidencia documento (borrador) de PINAR, donde se observa: el contexto estratégico, identificación de aspectos críticos, matriz de ejes articuladores, objetivos y la visión estratégica, así como una propuesta del mapa de ruta.  Sin embargo, debido a que esta no es la versión final del documento, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 31/03/2019.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión del acta N.5 Comité Institucional de Gestión y Desempeño realizado el día 18/09/2019.en el cual se observa como punto 6 relacionado con la solicitud de aprobación de documento de Gestión documental, el cual se retira del orden del día para realizar algunos ajustes a los documentos que se someterán a aprobación del comité. Se convocará a una sesión extraordinaria de este comité para aprobación exclusiva de este punto. No obstante, estas evidencias no son suficientes para determinar el cumplimiento de la actividad.\n\nTeniendo en cuenta lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción. \nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 31/07/2019.","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,"Presentar ante CIGYD el documento PINAR para aprobación","2019-09-01","2019-09-30",null,"Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","18/12/2018\n\n28/02/2019\n\n8/05/2019\n\n02/10/2019\n13/03/2020","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","Esta actividad se dará inicio en el mes de enero de 2019 y hasta tanto se cuente con los instrumentos debidamente elaborados acorde a los requisitos del AGN\n\n28/02/2019: El cronograma fue replantado por la contingencia en temas de contratación de la entidad, para  dar continuidad en las actividades que se encuentran en desarrollo, se adjunta cronograma\n\n08/05/2019: Esta actividad se encuentra en avance para el caso del PINAR, hasta que no se tengan finalizados los instrumentos  no pueden ser presentados a Comité \n\n02/10/2019: Se encuentra en revisión por parte del CIGYD.\n\n13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/07/2020 dado que, si bien se presentó al comité y fue aprobado, OAP genero concepto técnico alertando que el documento se le debe realizar algunos cambios y no puede continuar con el trámite de aprobación y formalización dentro del sistema integrado de gestión, como evidencia se anexa el documento PINAR, concepto técnico por OAP, correo electrónico de aprobación ante el CIGYD.\n\n02/06/2020: El documento PINAR_MVCT Versión 1.1fue elaborado y se presentado al CIGYD el día 30 de diciembre del 2019 obteniendo su aprobación mediante acta N° 7 dado que fue un comité virtual los votos de aprobación se generaron mediante correo electrónico. Como evidencia se anexa acta de sesión, correo con los votos de aprobación y documento PINAR_MVCT Versión 1.1","EN PROCESO","11/01/2019\n\n31/07/2019\n\n24/01/2020","Diana Corredor Profesional Especializado\n\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,null,null,"No se cuenta con la evidencia para realizar el respectivo seguimiento a esta acción.\n\n31/07/2019: No se aporta evidencia\nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n\n24/01/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda interiorizar dicho procedimiento al interior del proceso, de igual manera se alerta incumplimiento de esta actividad ya que la fecha de cumplimiento estaba definida para 30/09/2019.","VENCIDA","12/03/2019\n\n12/08/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","12/03/2019: Esta actividad se encuentra pendiente porque depende de la actividad 1, 2 y 3.\n\n22/08/2019: Si bien esta actividad depende de las actividades antecesoras tal como se observa en el monitoreo realizado por el proceso, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/04/2019.\n\n15/03/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 30 de noviembre de 2019 (reporte solicitado por la OAP). No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. \n\nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 30/09/2019.","VENCIDA"]
[null,null,null,null,null,"Divulgar el PINAR a funcionarios y contratistas del MVCT","2019-10-01","2019-10-30",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","18/12/2018\n\n28/02/2019\n\n8/05/2019\n13/03/2020","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","18/12/2018: Esta actividad dará inicio una vez se encuentren aprobados los instrumentos archivísticos\n\n28/02/2019: El cronograma fue replantado por la contingencia en temas de contratación de la entidad, para  dar continuidad en las actividades que se encuentran en desarrollo, se adjunta cronograma replanteado, donde la actividad se realizara cuando los instrumentos  estén debidamente actualizados y aprobados.\n\n08/05/2019: Esta actividad se encuentra en avance para el caso del PINAR y hasta que no se tengan finalizados los instrumentos y aprobados se procede con la publicación.\n\n13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 dado que, si bien ya se generó el documento y fue aprobado por el CIGYD, aún falta el concepto favorable por OAP y sin este no se puede continuar con el proceso, como evidencia se anexa el documento PINAR, concepto técnico por OAP, correo electrónico de aprobación ante el CIGYD.","VENCIDA","18/07/2018\n\n11/01/2019\n\n31/07/2019\n\n24/01/2020","Diana Corredor Profesional Especializado\n\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,null,null,"Se evidencia correo electrónico  del 28 de septiembre de 2018 ampliando y justificando el plazo de la actividad.\n\n11/01/2019: No se cuenta con la evidencia para realizar el respectivo seguimiento a esta acción.\n\n31/07/2019: No se aporta evidencia\nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n\n24/01/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda interiorizar dicho procedimiento al interior del proceso, de igual manera se alerta incumplimiento de esta actividad ya que la fecha de cumplimiento estaba definida para 30/10/2019.","VENCIDA","31/05/2018\n\n24/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","Para este periodo el proceso no aportó la evidencia que permite determinar la efectividad de la actividad; se exhorta al proceso a realizar el aporte de las evidencias del mes no reportado y del periodo actual.\n\n24/10/2018:  No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Esta actividad se encuentra pendiente porque depende de la actividad 5.\n\n22/08/2019: Si bien esta actividad depende de las actividades antecesoras tal como se observa en el monitoreo realizado por el proceso, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/05/2019.\n\n15/03/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 30 de noviembre de 2019 (reporte solicitado por la OAP). No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. \nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 30/10/2019.","VENCIDA"]
[null,null,null,null,null,"Presentar ante CIGYD el  seguimiento a la implementación del PINAR","2020-03-01","2020-03-30",null,"Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","2020-03-13","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/08/2020 dado que, si bien ya se generó el documento y fue aprobado por el CIGYD, aún falta el concepto favorable por OAP y sin este no se puede continuar con el proceso, como evidencia se anexa el documento PINAR, concepto técnico por OAP, correo electrónico de aprobación ante el CIGYD.","VENCIDA","2020-01-24","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,null,null,"24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","VENCIDA","2020-03-15","ALEXANDRA CORTES","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.","VENCIDA"]
[null,null,null,null,null,"Presentar ante CIGYD el  seguimiento a la implementación del PINAR","2020-09-01","2020-09-30",null,"Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","2020-03-13","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/08/2020 dado que, si bien ya se generó el documento y fue aprobado por el CIGYD, aún falta el concepto favorable por OAP y sin este no se puede continuar con el proceso, como evidencia se anexa el documento PINAR, concepto técnico por OAP, correo electrónico de aprobación ante el CIGYD.","EN PROCESO","2020-01-24","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,null,null,"24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","SIN INICIAR","2020-03-15","ALEXANDRA CORTES","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.","SIN INICIAR"]
[12,"Auditorías Externas ","Instrumentos Archivísticos. Programa de Gestión Documental - \nPGD. Se invita al MVCT que en el proceso de actualización se tenga en cuenta lo establecido en el Capitulo V Gestión de Documentos - capitulo VI - Sistema de Gestión Documental y capitulo VII gestión de documentos electrónicos de archivo, descritos en el decreto 1080 de 2015","AC","El PGD actual se encuentra desactualizado ya que no cuenta con la implementación de documentos electrónicos.","Elaborar el PGD para el MVCT ","2019-03-01","2019-09-30",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","28/09/2018\n\n18/12/2018\n\n28/02/2019\n\n08/05/2019\n\n14/06/2019\n\n02/10/2019\n13/03/2020","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","Se solicita a la OAP ampliación de fecha para el cumplimiento de dicha actividad mediante correo electrónico del 28/09/2018 .\n\n18/12/2018: Para el cumplimiento de esta actividad se adelantó el desarrollo de la introducción, alcance, objetivos general y específicos y público al cual esta dirigido, acorde a los requisitos establecidos en la guía emitida por el AGN. En  la vigencia 2019, se dará continuidad para la finalización y aprobación del documento. Se adjunta documento de avance.\n\n28/02/2019: Se adjunta el documento con los avances realizados y conforme al cronograma establecido para la elaboración de documento.\n\n08/05/2019: Se continua con la elaboración del PGD a la fecha se adjunta el documento que se encuentra en proceso de elaboración.\n\n14/06/2019:  Se adjunta  el avance del PGD con corte a l 31 de Mayo.\n\n02/10/2019: Se adjunta versión final de documento PGD, estos documentos se pasaron para aprobación de comité.\n\n10/12/2019: El documento no fue aprobado en comité y por ende se encuentra en una actividad dentro del plan de acción  para la vigencia del 2020, adicionalmente se requiere modificación de fechas. Se adjunta acta de comité como evidencia.\n\n13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 dado que, si bien se presentó al comité y fue aprobado, OAP genero concepto técnico alertando que el documento se le debe realizar algunos cambios y no puede continuar con el trámite de aprobación y formalización dentro del sistema integrado de gestión, como evidencia se anexa el documento PGD, concepto técnico por OAP, correo electrónico de aprobación ante el CIGYD.\n\n02/06/2020: El Programa de GD fue elaborado y se presentado al CIGYD el día 30 de diciembre del 2019 obteniendo su aprobación mediante acta N° 7 dado que fue un comité virtual los votos de aprobación se generaron mediante correo electrónico. Como evidencia se anexa acta de sesión, correo con los votos de aprobación y documento Programa GD MVCT Versión 1.1","CUMPLIDA","28/09/2018\n11/01/2019\n31/07/2019\n24/01/2020","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,null,null,"Se evidencia correo electrónico  del 28 de septiembre de 2018 ampliando y justificando el plazo de la actividad.\n11/01/2019: No se cuenta con la evidencia para realizar el respectivo seguimiento a esta acción.\n31/07/2019: Se evidencia un documento denominado \"PROGRAMA DE GESTION DOCUMNENTAL - PGD\", sin embargo no hay evidencia de que sea el documento definitivo o que se encuentre debidamente aprobado y publicado.\nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n\n24/01/2020: Se evidencia acta N.5 Comité Institucional de Gestión y Desempeño del 18/09/2019.en el numeral 6 - Aprobación de documento de Gestión documental: Se informa a los miembros del comité que se retira del orden del día el punto 6 para realizar algunos ajustes a los documentos que se someterán a aprobación del comité. Se convocará a una sesión extraordinaria de este comité para aprobación exclusiva de este punto. De otra parte el proceso en el monitoreo solicita ampliación de fecha de cumplimiento de la actividad, pero no define lo mismo, razón por la cual se alerta incumplimiento de la misma.\n\nTeniendo en cuenta lo anterior, la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda fortalecer el monitoreo y las estrategias de autocontrol definidas al interior del proceso.","VENCIDA","31/05/2018\n\n24/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020","ACESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","Para este periodo el proceso no aportó la evidencia que permite determinar la efectividad de la actividad; se exhorta al proceso a realizar el aporte de las evidencias del mes no reportado y del periodo actual.\n\n24/10/2018:  No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Se evidencia el cronograma de actividades del proceso para la elaboración del Programa de Gestión Documental - PGD y se evidencia documento borrador de avance del PGD. Se observa la ampliación de la fecha de finalización de esta acción.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n22/08/2019: El proceso aporta como evidencia del cumplimiento de la actividad, documento preliminar referente al “Programa de Gestión Documental - PGD”, el cual se encuentra en construcción y deberá ajustarse a los lineamientos dados por el AGN, para ser presentado posteriormente ante el CIGYD para su aprobación, por lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 31/03/2019.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión del acta N.5 Comité Institucional de Gestión y Desempeño realizado el día 18/09/2019.en el cual se observa como punto 6 relacionado con la solicitud de aprobación de documento de Gestión documental, el cual se retira del orden del día para realizar algunos ajustes a los documentos que se someterán a aprobación del comité. Se convocará a una sesión extraordinaria de este comité para aprobación exclusiva de este punto. No obstante, estas evidencias no son suficientes para determinar el cumplimiento de la actividad.\n\nTeniendo en cuenta lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción. \nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 31/07/2019.","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,"Presentar ante CIGYD el documento PGD para aprobación","2019-10-01","2019-10-31",null,"Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","18/12/2018\n\n28/02/2019\n\n8/05/2019\n\n02/10/2019\n13/03/2020","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","Esta actividad se dará inicio en el mes de enero de 2019 y hasta tanto se cuente con los instrumentos debidamente elaborados acorde a los requisitos del AGN\n\n28/02/2019: El cronograma fue replantado por la contingencia en temas de contratación de la entidad, para  dar continuidad en las actividades que se encuentran en desarrollo, se adjunta cronograma\n\n08/05/2019: Esta actividad se encuentra en avance para el caso del  PGD, y hasta que no se tengan finalizados los instrumentos  no pueden ser presentados a Comité \n\n02/10/2019: Se encuentra en revisión por parte del CIGYD.\n\n13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/07/2020 dado que, si bien se presentó al comité y fue aprobado, OAP genero concepto técnico alertando que el documento se le debe realizar algunos cambios y no puede continuar con el trámite de aprobación y formalización dentro del sistema integrado de gestión, como evidencia se anexa el documento PGD, concepto técnico por OAP, correo electrónico de aprobación ante el CIGYD.\n\n02/06/2020: El Programa de GD fue elaborado y se presentado al CIGYD el día 30 de diciembre del 2019 obteniendo su aprobación mediante acta N° 7 dado que fue un comité virtual los votos de aprobación se generaron mediante correo electrónico. Como evidencia se anexa acta de sesión, correo con los votos de aprobación y documento Programa GD MVCT Versión 1.1","EN PROCESO","11/01/2019\n31/07/2019\n24/01/2020","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,null,null,"No se cuenta con la evidencia para realizar el respectivo seguimiento a esta acción.\n\n31/07/2019: No se aporta evidencia\nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n\n24/01/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda interiorizar dicho procedimiento al interior del proceso, de igual manera se alerta incumplimiento de esta actividad ya que la fecha de cumplimiento estaba definida para 31/10/2019","VENCIDA","12/03/2019\n\n12/08/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","12/03/2019: Esta actividad se encuentra pendiente porque depende de la actividad 1, 2 y 3.\n\n22/08/2019: Si bien esta actividad depende de las actividades antecesoras tal como se observa en el monitoreo realizado por el proceso, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/04/2019.\n\n15/03/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 30 de noviembre de 2019 (reporte solicitado por la OAP). No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. \nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 30/10/2019.","VENCIDA"]
[null,null,null,null,null,"Elaborar el acto administrativo de adopción","2019-11-01","2019-11-30",null,"Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","2020-03-13","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/08/2020 dado que, si bien ya se generó el documento y fue aprobado por el CIGYD, aún falta el concepto favorable por OAP y sin este no se puede continuar con el proceso.","VENCIDA","2020-01-24","\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,null,null,"24/01/2020: El proceso no realiza monitoreo y tampoco aporta evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda interiorizar dicho procedimiento al interior del proceso, de igual manera se alerta incumplimiento de esta actividad ya que la fecha de cumplimiento estaba definida para 30/11/2019","VENCIDA","2020-03-15","ALEXANDRA CORTES","15/03/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 30 de noviembre de 2019 (reporte solicitado por la OAP). No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. \nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 30/11/2019.","VENCIDA"]
[null,null,null,null,null,"Socializar el PGD a funcionarios y contratistas del MVCT","2019-11-01","2019-11-30",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","18/12/2019\n\n28/02/2019\n\n8/05/2019\n13/03/2020","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","18/12/2018: Esta actividad dará inicio una vez se encuentren aprobados los instrumentos archivísticos\n\n28/02/2019: El cronograma fue replantado por la contingencia en temas de contratación de la entidad, para  dar continuidad en las actividades que se encuentran en desarrollo, se adjunta cronograma replanteado, donde la actividad se realizara cuando los instrumentos  estén debidamente actualizados y aprobados.\n\n08/05/2019: Esta actividad se encuentra en avance para el caso del PGD y hasta que no se tengan finalizados los instrumentos y aprobados se procede con la publicación.\n\n13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020, dado que su realización depende de la culminación de las actividades anteriormente planteadas.","VENCIDA","18/07/2018\n\n11/01/2019\n\n31/07/2019\n\n24/01/2020","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,null,null,"Se evidencia correo electrónico  del 28 de septiembre de 2018 ampliando y justificando el plazo de la actividad.\n\n11/01/2019: No se cuenta con la evidencia para realizar el respectivo seguimiento a esta acción.\n31/07/2019: No se aporta evidencia\nNota: El proceso no cumplió con el principio de oportunidad definido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora que establece en sus políticas: \n* el líder del proceso debe asegurar que las actividades definidas se cumplan tal como se documentaron en el plan de mejoramiento del SIG, y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\n\n24/01/2020: El proceso no realiza monitoreo y tampoco aporta evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda interiorizar dicho procedimiento al interior del proceso, de igual manera se alerta incumplimiento de esta actividad ya que la fecha de cumplimiento estaba definida para 30/11/2019","VENCIDA","31/05/2018\n\n24/10/2018\n\n12/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","Para este periodo el proceso no aportó la evidencia que permite determinar la efectividad de la actividad; se exhorta al proceso a realizar el aporte de las evidencias del mes no reportado y del periodo actual.\n\n24/10/2018:  No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n12/03/2019: Esta actividad se encuentra pendiente porque depende de la actividad 5.\n\n22/08/2019: Si bien esta actividad depende de las actividades antecesoras tal como se observa en el monitoreo realizado por el proceso, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción. Finalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/05/2019.\n\n15/03/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 30 de noviembre de 2019 (reporte solicitado por la OAP). No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. \nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma vencio el 30/11/2019.","VENCIDA"]
[null,null,null,null,null,"Presentar ante CIGYD el  seguimiento a la implementación del PGD","2020-06-01","2020-06-30",null,"Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","2020-03-13","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/08/2020 dado que, si bien ya se generó el documento y fue aprobado por el CIGYD, aún falta el concepto favorable por OAP y sin este no se puede continuar con el proceso.","EN PROCESO","2020-01-24","\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,null,null,"24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","SIN INICIAR","2020-03-15","ALEXANDRA CORTES","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.","SIN INICIAR"]
[null,null,null,null,null,"Presentar ante CIGYD el  seguimiento a la implementación del PGD","2020-11-01","2020-11-30",null,"Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","2020-03-13","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/08/2020 dado que, si bien ya se generó el documento y fue aprobado por el CIGYD, aún falta el concepto favorable por OAP y sin este no se puede continuar con el proceso.","EN PROCESO","2020-01-24","\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,null,null,"24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","SIN INICIAR","2020-03-15","ALEXANDRA CORTES","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.","SIN INICIAR"]
[13,"Auditorías Externas ","Instrumentos Archivísticos. Formato Único de Inventario Documental - \nFidel MVCT, presuntamente incumple lo reglamentado en el articulo 26 de la ley 594 de 2000,articulo 7 del acuerdo 042 de 2002, acuerdo 038 de 2000 y articulo 13 de la ley 1712 de 2014 toda vez que no todas las áreas cuentan con inventario desde los archivos de gestión","AC","Desactualización de formato  y falta de instructivo del FUID","Socialización del FUID y su correcto diligenciamiento, a las dependencias del MVCT","2019-07-02","2019-07-31",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","18/12/2019\n\n8/05/2019\n\n14/06/2019\n\n02/10/2019\n\n13/03/2020","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","18/12/2018: Para el cumplimiento de la actividad se dará inicio  una vez se realice la contratación del personal idóneo para la vigencia 2019.\n\n08/05/2019:  Durante el periodo se realizó acompañamiento a las siguientes dependencias: Grupo de Contratos, Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Subdirección de Estructuración de Programas, Subdirección de Subsidio Familiar de Vivienda, Subdirección de Promoción y Apoyo Técnico, Dirección de Espacio Urbano y Subdirección de Finanzas y Presupuesto - Grupo de Contabilidad.  Se aplica el Formato de Seguimiento Aplicación de TRD,  donde se registra  del cumplimiento de los lineamientos establecidos por el ministerio.\n\n14/06/2019:  Durante el periodo se realizó acompañamiento a las siguientes dependencias: Subdirección de Servicios Administrativos, Oficina Asesora Jurídica, Grupo de Tesorería, Grupo de Presupuesto y Cuentas, Oficina Control Interno, Revocatorias.  Se aplica el Formato de Seguimiento Aplicación de TRD,  donde se registra  del cumplimiento de los lineamientos establecidos por el ministerio.\n\n02/10/2019: Durante el periodo de junio a 30 de septiembre se realizó visita y acompañamiento a las siguientes dependencias:  Grupo de Conceptos, Grupo de Procesos Judiciales, Grupo de Acciones Constitucionales, Grupo de Monitoreo del SGP de Agua Potable y Saneamiento Básico, Grupo de Atención al Usuario y Archivo, Grupo de Recursos Físicos, Grupo de Comunicaciones Estratégicas, Grupo de Gestión de Recursos y Presupuestos, Grupo de Seguimiento al Plan Nacional de Desarrollo, Grupo de Seguimiento a Proyectos de Inversión, Subdirección de Políticas de Desarrollo Urbano y Territorial, Subdirección de Asistencia Técnica y Operaciones Urbanas, Grupo de Soporte Técnico y Apoyo Informático, Dirección del Sistema Habitacional, Dirección de Desarrollo Sectorial, Grupo de Política Sectorial, Grupo de Desarrollo Sostenible, Dirección de Programas, Subdirección de Gestión Empresarial, Subdirección de Proyectos, Grupo de Evaluación de Proyectos, Dirección de Inversiones en Vivienda de Interés Social, Subdirección de Finanzas y Presupuesto. Se adjuntan Actas de reunión , Formato de Seguimiento Aplicación de TRD,  donde se registra  del cumplimiento de los lineamientos establecidos por el ministerio y lista de asistencia.\n\n10/12/2019: Para esta actividad se realizó visita y acompañamiento a las siguientes dependencias: Oficina Asesora de Planeación, Grupo de Gestión de Recursos y Presupuestos, Grupo de Titulación y Saneamiento Predial, Subdirección de Subsidios Familiar de Vivienda, Subdirección de Promoción y Apoyo Técnico (2),Subdirección de Asistencia Técnica y Operaciones Urbanas, Secretaria General, Grupo de Talento Humano, Grupo de Tesorería, Grupo de Atención al Usuario y Archivo, Grupo de Contratos, Grupo de Soporte Técnico y Apoyo Informático, Grupo de Recursos Físicos. Se adjuntan Actas de reunión , Formato de Seguimiento Aplicación de TRD,  donde se registra  del cumplimiento de los lineamientos establecidos por el ministerio y lista de asistencia.\n\n13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020, dado que se estableció un nuevo cronograma de visitas para socializar tanto el FUID como las TRD y su correcto uso y diligenciamiento, como evidencia se anexa cronograma de visitas, correo informativo al coordinador del GAUA y la realización de tres visitas iniciales con los respectivos formatos que soportan la actividad realizada (Grupo de Recursos Físicos, Grupo de Atención al Usuario y Archivo, Grupo de Soporte Técnico y Apoyo Informático)\n\n03/06/2020: Para la realización de esta actividad se han venido efectuando mesas de trabajo virtuales, dada la contingencia provocada por el Covid-19, de lo corrido del año 2020 se han efectuado 23 encuentros virtuales. (GRUPO DE CONTRATOS, GRUPO DE CONTABILIDAD, GRUPO DE PRESUPUESTO Y CUENTAS, GRUPO DE TITULACIÓN Y SANEAMIENTO PREDIAL, GRUPO DE TESORERÍA, SUBDIRECCION DE SUBSIDIO FAMILIAR DE VIVIENDA, SUBDIRECCIÓN DE GESTION EMPRESARIAL, SUBDIRECCIÓN DE ESTRUCTURACIÓN DE PROGRAMAS, DIRECCION DE PROGRAMAS, GRUPO DE SEGUIMIENTO A PROYECTOS DE INVERSION, GRUPO DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO, GRUPO DE DESARROLLO SOSTENIBLE, GRUPO DE VIVIENDA RURAL, SUBDIRECCION DE POLITICAS DE DESARROLLO URBANO Y TERRITORIAL, DIRECCIÓN DE ESPACIO URBANO Y TERRITORIAL, OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN, GRUPO DE COMUNICACIONES ESTRATÉGICAS, DESPACHO DEL VICEMINISTRO DE VIVIENDA/DESPACHO DEL VICEMINISTRO DE VIVIENDA, DESPACHO DEL MINISTRO/DESPACHO DEL MINISTRO, DESPACHO DEL VICEMINISTRO DE AGUA Y SANEAMIENTO BASICO, GRUPO DE SOPORTE TECNICO Y APOYO INFORMATICO), es necesario aclarar que dadas las medidas adoptadas por el Gobierno nacional en torno al Covid-19 no ha sido posible verificar el correcto diligenciamiento del FUID, ni la adecuada organización de los archivos, por ello se está capacitando a las dependencias en la importancia del manejo del FUID y su correcto diligenciamiento. como evidencia se carga las actas de los encuentros virtuales, correo electrónico enviado a las dependencias y el link de la grabación pertienente.","EN PROCESO","11/01/2019\n\n31/07/2019\n\n24/01/2019","Diana Corredor Profesional Especializado\n\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,null,null,"Se evidencian formatos diligenciados de seguimiento a las  dependencias: Titulación y saneamiento, control interno disciplinario, GAUA, OAP para  realizar transferencias documentales, en relación con  identificación de series a transferir y diligenciamiento de FUID.\n\n31/07/2019: Se evidencia 6 actas que soportan la visita a SSA, OAJ, Revocatorias, Tesorería, Presupuesto y Cuentas y OCI.\n\n24/01/2020: Se evidencia lista de asistencia, acta y GDC-F-11 Seguimiento a tarde de las visitas realizadas a: Grupo de Recursos Físicos (8/11/2019 ), Oficina Asesora de Planeación (18/11/2019), Grupo de Titulación y Saneamiento Predial (18/11/2019), Subdirección de Subsidios Familiar de Vivienda (28/11/2019),Subdirección de Promoción y Apoyo Técnico (2),28/11/2019 y 03/10/2019), Subdirección de Asistencia Técnica y Operaciones Urbanas (4/10/2019), Secretaria General (18/10/2019), Grupo de Talento Humano (8/11/2019), Grupo de Tesorería (2/10/2019),Grupo de Atención al Usuario y Archivo (16/10/2019), Grupo de Contratos (21/10/2019), Grupo de Soporte Técnico y Apoyo Informático (16/10/2019), Grupo de Recursos Físicos. (8/10/2019).\nTeniendo en cuenta lo anterior, es necesario complementar el ejercicio con el resto de las dependencias de la entidad, de igual manera, se alerta de incumplimiento de la actividad, ya que la fecha de vencimiento estaba definida para 31/07/2019, lo cual incumple el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora","VENCIDA","12/03/2019\n\n12/08/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020\n","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","12/03/2019: Se evidencian cuatro (4) registros de seguimiento a la aplicación de la TRD y archivos de gestión realizados a las dependencias: Titulación y saneamiento predial (06/12/2018), Control Interno Disciplinario (21/11/2018), Archivo Central - GAUA (23/10/2018), Oficina Asesora de Planeación (23/10/2018), con sus respectivos listados de asistencia. \nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n22/08/2019: Se evidencian seis (6) registros de seguimiento a la aplicación de la TRD y archivos de gestión realizados a las dependencias: Subdirección de servicios administrativos (03/05/2019), Oficina Asesora Jurídica (07/05/2019), Revocatorias (14/05/2019), Tesorería (15/05/2019), Presupuesto y Cuentas (15/05/2019) y Oficina de Control Interno /17/05/2019) con sus respectivos listados de asistencia, sin embargo, solo se ha realizado el diligenciamiento para 14 dependencias de las 45 totales de la Entidad. Por lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/05/2019.\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de 14 actas de reunión, con sus correspondientes listas de asistencia y GDC-F-11 Seguimiento TRD para las siguientes dependencias: GRF (8/11/2019 ), OAP (18/11/2019), GTSP (18/11/2019), SSFV (28/11/2019),SPAT (2), 28/11/2019 y 03/10/2019), SATOUI (04/10/2019), SG (18/10/2019), GTH (8/11/2019), GT (2/10/2019), GAUA (16/10/2019), GC (21/10/2019), GSTAI (16/10/2019), GRF (8/10/2019). No obstante, estas evidencias no son suficientes para determinar el cumplimiento de la actividad.\n\nTeniendo en cuenta lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción. \nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 31/07/2019.","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,"Realizar mesas de trabajo para asesorar a las dependencias del MVCT en el levantamiento del FUID.","2019-08-01","2019-12-06",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","10/12/2019\n\n13/03/2020","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","10/12/2019: Para esta actividad se realizó visita y acompañamiento a las siguientes dependencias: Oficina Asesora de Planeación, Grupo de Gestión de Recursos y Presupuestos, Grupo de Titulación y Saneamiento Predial, Subdirección de Subsidios Familiar de Vivienda, Subdirección de Promoción y Apoyo Técnico (2),Subdirección de Asistencia Técnica y Operaciones Urbanas, Secretaria General, Grupo de Talento Humano, Grupo de Tesorería, Grupo de Atención al Usuario y Archivo, Grupo de Contratos, Grupo de Soporte Técnico y Apoyo Informático, Grupo de Recursos Físicos. Se adjuntan Actas de reunión , Formato de Seguimiento Aplicación de TRD,  donde se registra  del cumplimiento de los lineamientos establecidos por el ministerio y lista de asistencia.\n\n\n13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020, dado que se estableció un nuevo cronograma de visitas para socializar tanto el FUID como las TRD y su correcto uso y diligenciamiento, como evidencia se anexa cronograma de visitas, correo informativo al coordinador del GAUA y la realización de tres visitas iniciales con los respectivos formatos que soportan la actividad realizada (Grupo de Recursos Físicos, Grupo de Atención al Usuario y Archivo, Grupo de Soporte Técnico y Apoyo Informático)\n\n03/06/2020: Para la realización de esta actividad se han venido efectuando mesas de trabajo virtuales, dada la contingencia provocada por el Covid-19, de lo corrido del año 2020 se han efectuado 24 encuentros virtuales. (GRUPO DE CONTRATOS, GRUPO DE CONTABILIDAD, GRUPO DE PRESUPUESTO Y CUENTAS, GRUPO DE TITULACIÓN Y SANEAMIENTO PREDIAL, GRUPO DE TESORERÍA, SUBDIRECCION DE SUBSIDIO FAMILIAR DE VIVIENDA, SUBDIRECCIÓN DE GESTION EMPRESARIAL, SUBDIRECCIÓN DE ESTRUCTURACIÓN DE PROGRAMAS, DIRECCION DE PROGRAMAS, GRUPO DE SEGUIMIENTO A PROYECTOS DE INVERSION, GRUPO DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO, GRUPO DE DESARROLLO SOSTENIBLE, GRUPO DE VIVIENDA RURAL, SUBDIRECCION DE POLITICAS DE DESARROLLO URBANO Y TERRITORIAL, DIRECCIÓN DE ESPACIO URBANO Y TERRITORIAL, OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN, GRUPO DE COMUNICACIONES ESTRATÉGICAS, DESPACHO DEL VICEMINISTRO DE VIVIENDA/DESPACHO DEL VICEMINISTRO DE VIVIENDA, DESPACHO DEL MINISTRO/DESPACHO DEL MINISTRO, DESPACHO DEL VICEMINISTRO DE AGUA Y SANEAMIENTO BASICO, GRUPO DE SOPORTE TECNICO Y APOYO INFORMATICO), es necesario aclarar que dadas las medidas adoptadas por el Gobierno nacional en torno al Covid-19 no ha sido posible verificar el correcto diligenciamiento del FUID, ni la adecuada organización de los archivos, por ello se está capacitando a las dependencias en la importancia del manejo del FUID y su correcto diligenciamiento. como evidencia se carga las actas de los encuentros virtuales, correo electrónico enviado a las dependencias y el link de la grabación pertienente.","EN PROCESO","2020-01-24","\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,null,null,"24/01/2020: Se evidencia lista de asistencia, acta y GDC-F-11 Seguimiento a tarde de las visitas realizadas a: Grupo de Recursos Físicos (8/11/2019 ), Oficina Asesora de Planeación (18/11/2019), Grupo de Titulación y Saneamiento Predial (18/11/2019), Subdirección de Subsidios Familiar de Vivienda (28/11/2019),Subdirección de Promoción y Apoyo Técnico (2),28/11/2019 y 03/10/2019), Subdirección de Asistencia Técnica y Operaciones Urbanas (4/10/2019), Secretaria General (18/10/2019), Grupo de Talento Humano (8/11/2019), Grupo de Tesorería (2/10/2019),Grupo de Atención al Usuario y Archivo (16/10/2019), Grupo de Contratos (21/10/2019), Grupo de Soporte Técnico y Apoyo Informático (16/10/2019), Grupo de Recursos Físicos. (8/10/2019).\nTeniendo en cuenta lo anterior, es necesario complementar el ejercicio con el resto de las dependencias de la entidad, de igual manera, se alerta de incumplimiento de la actividad, ya que la fecha de vencimiento estaba definida para 31/07/2019, lo cual incumple el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora","VENCIDA","2020-03-15","ALEXANDRA CORTES","15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de 14 actas de reunión, con sus correspondientes listas de asistencia y GDC-F-11 Seguimiento TRD para las siguientes dependencias: GRF (8/11/2019 ), OAP (18/11/2019), GTSP (18/11/2019), SSFV (28/11/2019),SPAT (2), 28/11/2019 y 03/10/2019), SATOUI (18/10/2019), SG (18/10/2019), GTH (8/11/2019), GT (2/10/2019), GAUA (16/10/2019), GC (21/10/2019), GSTAI (16/10/2019), GRF (8/10/2019). No obstante, estas evidencias no son suficientes para determinar el cumplimiento de la actividad.\n\nTeniendo en cuenta lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.","VENCIDA"]
[null,null,null,null,null,"Verificación y validación de elaboración del FUID.","2019-08-01","2019-12-06",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","10/12/2019\n\n13/03/2020","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","10/12/2019: Para esta actividad se realizó visita y acompañamiento a las siguientes dependencias: Oficina Asesora de Planeación, Grupo de Gestión de Recursos y Presupuestos, Grupo de Titulación y Saneamiento Predial, Subdirección de Subsidios Familiar de Vivienda, Subdirección de Promoción y Apoyo Técnico (2),Subdirección de Asistencia Técnica y Operaciones Urbanas, Secretaria General, Grupo de Talento Humano, Grupo de Tesorería, Grupo de Atención al Usuario y Archivo, Grupo de Contratos, Grupo de Soporte Técnico y Apoyo Informático, Grupo de Recursos Físicos. Se adjuntan Actas de reunión , Formato de Seguimiento Aplicación de TRD,  donde se registra  del cumplimiento de los lineamientos establecidos por el ministerio y lista de asistencia.\n\n\n13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020, dado que se estableció un nuevo cronograma de visitas para socializar tanto el FUID como las TRD y su correcto uso y diligenciamiento, como evidencia se anexa cronograma de visitas, correo informativo al coordinador del GAUA y la realización de tres visitas iniciales con los respectivos formatos que soportan la actividad realizada (Grupo de Recursos Físicos, Grupo de Atención al Usuario y Archivo, Grupo de Soporte Técnico y Apoyo Informático).","VENCIDA","2020-01-24","\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,null,null,"24/01/2020: Se evidencia lista de asistencia, acta y GDC-F-11 Seguimiento a tarde de las visitas realizadas a: Grupo de Recursos Físicos (8/11/2019 ), Oficina Asesora de Planeación (18/11/2019), Grupo de Titulación y Saneamiento Predial (18/11/2019), Subdirección de Subsidios Familiar de Vivienda (28/11/2019),Subdirección de Promoción y Apoyo Técnico (2),28/11/2019 y 03/10/2019), Subdirección de Asistencia Técnica y Operaciones Urbanas (4/10/2019), Secretaria General (18/10/2019), Grupo de Talento Humano (8/11/2019), Grupo de Tesorería (2/10/2019),Grupo de Atención al Usuario y Archivo (16/10/2019), Grupo de Contratos (21/10/2019), Grupo de Soporte Técnico y Apoyo Informático (16/10/2019), Grupo de Recursos Físicos. (8/10/2019).\nTeniendo en cuenta lo anterior, es necesario complementar el ejercicio con el resto de las dependencias de la entidad, de igual manera, se alerta de incumplimiento de la actividad, ya que la fecha de vencimiento estaba definida para 31/07/2019, lo cual incumple el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora","VENCIDA","2020-03-15","ALEXANDRA CORTES","15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de 14 actas de reunión, con sus correspondientes listas de asistencia y GDC-F-11 Seguimiento TRD para las siguientes dependencias: GRF (8/11/2019 ), OAP (18/11/2019), GTSP (18/11/2019), SSFV (28/11/2019),SPAT (2), 28/11/2019 y 03/10/2019), SATOUI (18/10/2019), SG (18/10/2019), GTH (8/11/2019), GT (2/10/2019), GAUA (16/10/2019), GC (21/10/2019), GSTAI (16/10/2019), GRF (8/10/2019). No obstante, estas evidencias no son suficientes para determinar el cumplimiento de la actividad.\n\nTeniendo en cuenta lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.","VENCIDA"]
[null,null,null,null,null,"Presentar ante el CIGYD, el seguimiento al diligenciamiento del FUID de cada dependencia","2020-03-01","2020-03-31",null,"Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","2020-03-13","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 si bien la actividad no se encuentra vencida se debe aclarar que la misma es directamente dependiente de las actividades planteadas anteriormente, por ello no es posible realizarla en las fechas ya establecidas.","VENCIDA","2020-01-24","\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,null,null,"24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","VENCIDA","2020-03-15","ALEXANDRA CORTES","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.","VENCIDA"]
[14,"Auditorías Externas ","Organización Documental. Conformación de los archivos Publicos.Tablas de Valoración Documental-TVD.La entidad no ha culminado con el proceso de implementación de las TVD para la organización del fondo documental del extinto INURBE e Instituto de Crédito Territorial.","AC","El MVCT no cuenta con fichas de valoración de las series y subseries y se hace necesaria elaboración.","Identificar el listado de series, subseries y/o asuntos que presentan inconsistencias en la valoración secundaria y disposición final asignada en la TVD, con énfasis en aquellos que presentan eliminación.","2019-06-01","2020-05-31",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","2020-03-13","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: para esta actividad el profesional de archivo se encuentra realizando la identificación del listado de series, subseries y/o asuntos que presentan inconsistencias en la valoración secundaria y disposición final asignada en la TVD, con énfasis en aquellos que presentan eliminación.\n\n05/06/2020: La realización de esta actividad se ha visto afectada, dada la contingencia decretada por el Gobierno Nacional entorno al Covid-19, teniendo en cuenta que es necesario asistir al Archivo central del MVCT para realizar la respectiva identificación de la documentación que presenta inconsistencias en su Valoración secundaria.","EN PROCESO","2020-01-24","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,null,null,"24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","EN PROCESO","2020-03-15","ALEXANDRA CORTES","15/03/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento o avance de la actividad planificada; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 30 de noviembre de 2019 (reporte solicitado por la OAP). No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. \n\nPor lo anterior, se recomienda al proceso fortalecer la cultura de autocontrol frente al reporte oportuno del avance de sus actividades planificadas y la correspondiente entrega de evidencias.","EN PROCESO","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,"Elaborar la propuesta de ficha de valoración de las series, subseries y/o asuntos identificadas","2020-06-01","2020-09-30",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","2020-03-13","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 si bien la actividad no se encuentra vencida se debe aclarar que la misma es directamente dependiente de las actividades planteadas anteriormente, por ello no es posible realizarla en la fecha ya establecida.","SIN INICIAR","2020-01-24","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,null,null,"24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","EN PROCESO","2020-03-15","ALEXANDRA CORTES","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.","EN PROCESO"]
[null,null,null,null,null,"Presentar al CIGYD para su aprobación la propuesta de ficha de valoración","2020-12-01","2020-12-30",null,"Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","2020-03-13","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 si bien la actividad no se encuentra vencida se debe aclarar que la misma es directamente dependiente de las actividades planteadas anteriormente, por ello no es posible realizarla en la fecha ya establecida.","SIN INICIAR","2020-01-24","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,null,null,"24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","EN PROCESO","2020-03-15","ALEXANDRA CORTES","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.","EN PROCESO"]
[null,null,null,null,null,"Socializar las fichas de valoración a los funcionarios y contratistas del Archivo Central","2021-03-01","2021-03-30",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","2020-03-13","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 si bien la actividad no se encuentra vencida se debe aclarar que la misma es directamente dependiente de las actividades planteadas anteriormente, por ello no es posible realizarla en la fecha ya establecida.","SIN INICIAR","2020-01-24","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,null,null,"24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","EN PROCESO","2020-03-15","ALEXANDRA CORTES","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.","EN PROCESO"]
[null,null,null,null,null,"Presentar al CIGYD el seguimiento a la implementación de las fichas de valoración.","2021-03-01","2021-03-31",null,"Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","2020-03-13","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 si bien la actividad no se encuentra vencida se debe aclarar que la misma es directamente dependiente de las actividades planteadas anteriormente, por ello no es posible realizarla en la fecha ya establecida.","SIN INICIAR","2020-01-24","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,null,null,"24/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","EN PROCESO","2020-03-15","ALEXANDRA CORTES","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.","EN PROCESO"]
[15,"Auditorías Externas ","Organización de los archivos de Gestión. De conformidad con lo observado, el MVCT, presuntamente incumple con lo señalado en el acuerdo 042 de 2002, acuerdo 05 de 2013, acuerdo 02 de 2014 y articulo 6, acuerdo 060 de 2001 toda vez que la entidad no esta aplicando los criterios de organización de los archivos de gestión, conformación de expedientes, según la normatividad relacionada: Ordenación, Hoja de Control y control de prestamos","AC","El formato de prestamos requiere de campos adicionales de identificación con el fin de controlar los expedientes documentación digital.\n\nLos archivos de gestión de las dependencias no se encuentran organizados según la TRD vigentes y no presentan el metraje lineal.","Socializar los lineamientos definidos de la organización y control de prestamos con todas las dependencias del MVCT","2019-07-08","2019-12-06",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","10/12/2019\n\n13/03/2020","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","10/12/2019: En esta actividad se ha venido revisando la aplicación de los formatos de prestamos en las diferentes áreas del MVCT.Se adjuntan como evidencias los formatos de prestamos de Archivo central, OAP y grupo de Titulación.\n\n13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020, dado que se estableció un nuevo cronograma de visitas para socializar y verificar los lineamientos definidos para el control de préstamos con todas las dependencias del MVCT, como evidencia se anexa cronograma de visitas y la realización de 3 hasta el momento (Grupo de Atención al Usuario y Archivo, Recursos Físicos,  Soporte Técnico)\n\n05/06/2020: La realización de esta actividad se ha visto afectada, dada las medidas adoptadas por el Gobierno Nacional en torno al Covid-19, inicialmente se planteó la realización de esta actividad de manera presencial pero se replanteo su ejecución teniendo en cuenta que no se podía asistir a las instalaciones del MVCT, por ello estos encuentros se están desarrollando de manera virtual, como evidencia se anexa 3 actas de reuniones virtuales con correo electrónico y link de grabación, se debe especificar que esta actividad aún se está ejecutando.  ","EN PROCESO","2020-01-24","\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,null,null,"24/01/2020 La evidencia aportada por el proceso no permite corroborar avance en la ejecución de la actividad, ya que la implementación del GDC-F-10 Consulta y/o préstamo de documentos no demuestra que los lineamientos definidos por el Ministerio para la consulta y préstamo de documentos hayan sido socializados tal como se define en la actividad.\n\nTeniendo en cuenta lo anterior, la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda fortalecer al interior los procesos, los lineamientos definidos en el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora","VENCIDA","2020-03-15","ALEXANDRA CORTES","15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de 16 registros \"Formatos GDC-F-10 con el registro de los prestamos de archivo GTSP\" y un (1) registro del formato \"Solicitud de consultas y prestamos de documentos a noviembre OAP\". No obstante, estas evidencias no son suficientes para determinar el cumplimiento de la actividad.\n\nTeniendo en cuenta lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,"Identificar el metraje lineal por dependencia que presenta algún grado de desorganización o que no se encuentra debidamente organizado, de acuerdo con la TRD vigente.","2019-07-08","2019-12-06",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","10/12/2019\n\n","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","10/12/2019:  Para esta actividad hemos venido identificando el metraje en cada dependencia a la cual realizamos visitas de seguimiento. Se adjuntas actas y listas de asistencia\n\n05/06/2020: La realización de esta actividad se ha visto afectada, dada la contingencia decretada por el Gobierno Nacional entorno al Covid-19, teniendo en cuenta que es necesario asistir al Archivo central del MVCT para realizar la respectiva identificación de la documentación que presenta algún grado de desorganización o que no se encuentra debidamente organizado, de acuerdo con la TRD vigente.","VENCIDA","2020-01-24","\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,null,null,"24/01/2020: La evidencia aportada por el proceso no permite corroborar la total identificación de metraje lineal por dependencia, ya que en las siguientes dependencia el acta cuya fecha se relaciona a continuación no refleja la respectiva identificación de metraje lineal: Secretaria General (16/07/2019),OAP (8/11/2019),Dirección de programas (23/08/2019),Grupo de evaluación de proyectos (23/08/2019), Subdirección de promoción y asistencia técnica (05/08/2019),DEUT (5/08/2019),Monitoreo del SGP de APSB (02/08/2019). Teniendo en cuenta lo anterior, la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda reforzar el monitoreo realizado por el líder del proceso, ya que en este no se refleja si las evidencias aportadas corresponden a la totalidad de las visitas realizadas en el periodo o si esa es una muestra de las mismas, adicionalmente es necesario interiorizar en el ´proceso los lineamientos establecidos en SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.","VENCIDA","2020-03-15","ALEXANDRA CORTES","15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de las actas de visita realizada a las dependencias, sin embargo, al revisar dichas actas se observa que no se mide el metraje lineal para las siguientes dependencias: SG (16/07/2019), OAP (8/11/2019), DP (23/08/2019), GEP (23/08/2019), SPAT (05/08/2019), DEUT (5/08/2019), MSGP de APSB (02/08/2019).   No obstante, estas evidencias no son suficientes para determinar el cumplimiento de la actividad.\n\nTeniendo en cuenta lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.","VENCIDA"]
[null,null,null,null,null,"Realizar mesas de trabajo para hacer el acompañamiento técnico en la organización del archivo de gestión a las dependencias del MVCT.","2019-07-08","2019-12-06",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","10/12/2019\n\n13/03/2020","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","10/12/2019:  En esta actividad hemos venido realizando seguimiento en las diferentes áreas del MVCT.Se adjuntas actas y listas de asistencia\n\n05/06/2020: Esta actividad se ha visto afectada, dadas las medidas adoptadas por el Gobierno Nacional entorno al Covid-19, dado que para realizar esta acción es necesario asistir a las instalaciones del MVCT con la finalidad de determinar y acompañar a las dependencias en la organización de sus archivos.\n\n13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020, dado que se estableció un nuevo cronograma de visitas para socializar tanto el FUID como las TRD y su correcto uso y diligenciamiento, no obstante cabe aclarar que cuando se presentan hallazgos al establecer los compromisos en el acta se estipula acompañamiento para la organización de los documentos por el grupo de GAUA  como evidencia se anexa cronograma de visitas, correo informativo al coordinador del GAUA y la realización de tres visitas iniciales con los respectivos formatos que soportan la actividad realizada (Grupo de Recursos Físicos, Grupo de Atención al Usuario y Archivo, Grupo de Soporte Técnico y Apoyo Informático)\n05/06/2020: Esta actividad se ha visto afectada, dadas las medidas adoptadas por el Gobierno Nacional entorno al Covid-19, dado que para realizar esta acción es necesario asistir a las instalaciones del MVCT con la finalidad de determinar y acompañar a las dependencias en la organización de sus archivos. Teniendo en cuenta lo anterior se determinó capacitar a las dependencias en la utilización del FUID y en su adecuado manejo. Como evidencia se carga las actas de 23 encuentros virtuales con su respectivo correo y link de grabación que se encuentra en el cuerpo del Email.","EN PROCESO","2020-01-27","\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,null,null,"27/01/2020 La evidencia aportada por el proceso permite corroborar avance en la ejecución de la actividad ya que se observa reuniones y mesas de trabajo en el que se ha dado  acompañamiento técnico en la organización del archivo de gestión a las dependencias del MVCT, cuya dependencia y fecha asistida se relaciona a continuación:  Secretaria General (16/07/2019),OAP (25/07/2019), GTH (8/11/2019), OAP (SIG) (8/11/2019),GTSP (18/11/2019), OAP (18/11/2019),SPAT ( 28/11/2019), SSFV (28/11/2019),Dirección de programas (23/08/2019),Grupo evaluación de proyectos (23/08/2019),Subdirección de gestión empresarial (23/08/2019),Subdirección de proyectos (23/08/2019),Grupo de comunicaciones estratégicas (8/07/2019),Grupo de soporte técnico y apoyo informático (12/07/2019),SATOUI (12/07/2019), Subdirección de políticas de desarrollo urbano u sectorial (12/07/2019),Grupo de recursos y presupuesto(25/07/2019),Grupo de seguimiento al plan nacional de desarrollo (25/07/2019),Grupo de seguimiento a proyectos de inversión (258/07/2019),DIVIS (14/09/2019),Subdirección de finanzas y presupuesto (04/09/2019),Dirección de desarrollo sectorial (21/08/2019),Dirección sistema habitacional (21/08/2019),Grupo desarrollo sostenible (21/08/2019),Grupo de política sectorial (21/08/2019),Subdirección de promoción y asistencia técnica (05/08/2019),DEUT (05/08/2019),Grupo de monitorio del SGP de APSB (02/08/2019),Grupo de recursos y gestión de presupuesto (02/08/2019),OAJ (27/09/2019),OTIC (08/08/2019),SATOUI (05/08/2019),Subdirección de desarrollo urbano y territorial (05/08/2019),SSFV (05/08/2019),Grupo de acciones constitucionales (27/09/2019),Grupo de conceptos (27/09/2019),Grupo de procesos judiciales (27/09/2019),Grupo de talento humano (26/09/2019),Grupo de control interno disciplinario (26/09/2019),Subdirección y estructuración de programas (26/09/2019),Subdirección de promoción y apoyo técnico (26/09/2019),Grupo de contratos (21/10/2019),GAUA(16/10/2019),Grupo de soporte técnico y apoyo informático (16/10/2019),Grupo de recursos físicos (8/10/2019),SATOUI (04/10/2019),Secretaria General (18/10/2019),Subdirección de apoyo técnico (03/10/2019),Tesorería (02/10/2019).\n\nTeniendo en cuenta lo anterior, la OAP desde su rol de segunda línea de defensa recomienda fortalecer el monitoreo ya que en este no se evidencia si la evidencia corresponde a la totalidad de visitas realizadas o si es una muestra de las mismas, de igual manera en el monitoreo es necesario definir las dependencias que ya han cumplido totalmente con este acompañamiento y las que están pendientes del mismo","VENCIDA","2020-03-15","ALEXANDRA CORTES","15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión de 49 actas de visita realizada a las dependencias y sus correspondientes listas de asistencia, no obstante, estas evidencias no son suficientes para determinar el cumplimiento de la actividad toda vez que no se define la organización final y completa de las dependencias y sus archivos de gestión.\n\nTeniendo en cuenta lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.","VENCIDA"]
[null,null,null,null,null,"Presentar ante el CIGYD el seguimiento al avance en la organización de los archivos de gestión, en las dependencias del MVCT.","2020-03-01","2020-03-30",null,"Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","2020-03-13","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 si bien la actividad no se encuentra vencida se debe aclarar que la misma es directamente dependiente de las actividades planteadas anteriormente, por ello no es posible realizarla en la fecha ya establecida hasta no completar dichas actividades.","VENCIDA","2020-01-27","\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,null,null,"27/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","VENCIDA","2020-03-15","ALEXANDRA CORTES","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.","VENCIDA"]
[null,null,null,null,null,"Presentar ante el CIGYD el seguimiento al avance en la organización de los archivos de gestión, en las dependencias del MVCT.","2020-06-01","2020-06-30",null,"Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","2020-03-13","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 si bien la actividad no se encuentra vencida se debe aclarar que la misma es directamente dependiente de las actividades planteadas anteriormente, por ello no es posible realizarla en la fecha ya establecida hasta no completar dichas actividades.","SIN INICIAR","2020-01-27","\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,null,null,"27/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","SIN INICIAR","2020-03-15","ALEXANDRA CORTES","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.","SIN INICIAR"]
[16,"Auditorías Externas ","Sistema Integrado de Conservación  - SIC. El MVCT, presuntamente incumple lo estipulado en el articulo 46 de la ley 594 de 2000, el acuerdo 049 de 2000, el acuerdo 050 de 2000 y el acuerdo 006 de 2014,toda vez que se observo que no ha implantado el sistema integrado de conservación","AC","Documento del SIC del MVCT se encuentra desactualizado.","Elaborar diagnóstico Integral de archivo del MVCT.","2019-05-01","2019-07-31",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","28/02/2019\n\n08/05/2019\n\n14/06/2019","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","28/02/2019: El cronograma fue replantado por la contingencia en temas de contratación de la entidad, para lo cual se solicitara ampliación del pazo para la elaboración del diagnóstico.\n\nPara el  periodo de la referencia se encuentra en proceso el  levantamiento de información que permita establecer el diagnostico para actualizar el documento con base en la normatividad vigente y  alineado a los planes y proyectos de la entidad. \n\n08/05/2019:  Se adjunta el documento preliminar  de diagnostico que se encuentra en construcción.\n\n14/06/2019:  Se adjunta el   diagnostico  y levantamiento de información.","CUMPLIDA","11/01/2019\n\n31/07/2019\n\n27/01/2020","Diana Corredor Profesional Especializado\n\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,null,null,"No se cuenta con la evidencia para realizar el respectivo seguimiento a esta acción\n31/07/2019: el proceso aporta un documento denominado \"DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS: CONSERVACIÓN DOCUMENTAL Y PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO\" por lo cual se recomienda al proceso revisar el cumpliendo de la actividad, porque aparece \"ABIERTA\"\n\n\n27/01/2020:Teniendo en cuenta que la OCI según evaluación realizada el 22/08/2019 dio por cerrada esta actividad, se espera la próxima evaluación a realizar en la vigencia 2020 con el fin de declarar la  eficacia de la misma. Sin embargo, la OAP desde su rol de segunda línea de defensa recomienda fortalecer el monitoreo ya que en este no se refleja los resultados de la evaluación realizada por OCI el 22/08/2019, se debe tener en cuenta que el monitoreo debe reflejar el detalle del estado actual de la actividad.\n\n","CUMPLIDA","12/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020","CESAR G. RIVAS \nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","12/03/2019: El proceso no reportó evidencias que permitan verificar el avance en la acción planificada. No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda determinar la eficacia de la acción.\n\n22/08/2019: De acuerdo con la mesa de trabajo sostenida con el líder del proceso el día 15/08/2019 se recibieron las aclaraciones adicionales donde el proceso entregó como evidencia archivo en Word denominado \"DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS: CONSERVACIÓN DOCUMENTAL Y PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO\" donde se observa la descripción de las condiciones físicas actuales de las zonas de archivo para cada una de las sedes, dando cierre a la acción de mejora propuesta por el proceso en cumplimiento de la Observación de la auditoría externa del SIG. \n\n15/03/2020: A fin de evaluar la efectividad de la acción planificada, se solicita al proceso remitir los soportes de las acciones tomadas a partir del diagnóstico realizado, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.","CUMPLIDA","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,"Elaborar el plan de conservación documental y los programas correspondientes","2019-08-01","2019-10-31",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","2020-03-13","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020, dado que para elaborar el sistema de conservación documental se debe hacer un análisis profundo del diagnostico de los archivos insumo primordial para realizarlo, en este momento se lleva un borrador inicial en el cual se está estipulando los programas necesarios, pero se encuentra en construcción, como evidencia se anexa borrador y el diagnóstico del estado de los archivos del MVCT\n\n03/06/2020: Para el logro de esta actividad se inició el planteamiento del Plan de Conservación Documental presentando un avance del 73,57 %,para dar alcance a lo anterior se carga documento en Word denominado “Plan_conservacion_Borrador_2020”, en el cual se encuentra el avance que a la fecha que se tiene en los programas que lo compone.","EN PROCESO","2020-01-27","\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,null,null,"27/01/2020: El proceso no aporta monitoreo y tampoco evidencias que permitan corroborar el avance en la ejecución de la actividad lo cual incumple lo definido en el procedimiento SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora. Teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol de segunda línea de defensa recomienda fortalecer dicho procedimiento al interior del proceso, de igual manera se alerta incumplimiento de esta actividad ya que la fecha de vencimiento estaba definida para el 31/10/2019","VENCIDA","2020-03-15","ALEXANDRA CORTES","15/03/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento o avance de la actividad planificada; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 30 de noviembre de 2019 (reporte solicitado por la OAP). No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. \n\nPor lo anterior, se recomienda al proceso fortalecer la cultura de autocontrol frente al reporte oportuno del avance de sus actividades planificadas y la correspondiente entrega de evidencias.","VENCIDA"]
[null,null,null,null,null,"Elaborar el plan de preservación digital a largo plazo y los programas correspondientes","2019-11-01","2019-12-31",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","2020-03-13","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020, esto se debe a que para poder realizar el sistema de preservación digital es primordial realizar antes el sistema de conservación documental y posteriormente integrarlos de manera armónica y funcional.","EN PROCESO","2020-01-27","\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,null,null,"27/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","VENCIDA","2020-03-15","ALEXANDRA CORTES","15/03/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento o avance de la actividad planificada; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 30 de noviembre de 2019 (reporte solicitado por la OAP). No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. \n\nPor lo anterior, se recomienda al proceso fortalecer la cultura de autocontrol frente al reporte oportuno del avance de sus actividades planificadas y la correspondiente entrega de evidencias.","VENCIDA"]
[null,null,null,null,null,"Elaborar el documento del Sistema Integrado de Conservación","2020-03-01","2020-03-30",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","2/10/2019\n\n13/03/2020","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","02/10/2019: Se adjunta avance de documento Diagnostico Integral de Archivos.\n\n13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 si bien la actividad no se encuentra vencida se debe aclarar que la misma es directamente dependiente de las actividades planteadas anteriormente, por ello no es posible realizarla en las fechas ya establecidas sin haber culminado las anteriores.","EN PROCESO","11/01/2019\n31/07/2019\n\n27/01/2020","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,null,null,"Esta actividad esta programada para iniciar en junio de 2019\n\n31/07/2019: El proceso adjunta evidencia de avance, sin embargo, no se puede evaluar el cumplimiento de la actividad porque tiene fecha de vencimiento del 30 de agosto de 2019.\n\n27/01/2020: El proceso no aporta evidencia que permita corroborar avance en la ejecución de la acción. Teniendo en cuenta lo anterior la OAP en su rol como segunda línea de defensa recomienda fortalecer al interior del proceso los lineamientos definidos en SIG-P-04 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.","VENCIDA","12/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020","ALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","Esta actividad esta programada para iniciar en junio de 2019.\n\n22/08/2019: No se reporta avance de esta actividad toda vez que su fecha de inicio es 01/06/2019.\n\n15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.","VENCIDA"]
[null,null,null,null,null,"Presentar para aprobación ante el CIGYD, el Sistema Integrado de Conservación SIC y sus planes correspondientes (Conservación documental y preservación digital a largo plazo)","2020-06-01","2020-06-30",null,"Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","2020-03-13","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 si bien la actividad no se encuentra vencida se debe aclarar que la misma es directamente dependiente de las actividades planteadas anteriormente, por ello no es posible realizarla en las fechas ya establecidas sin haber culminado las anteriores.","SIN INICIAR","11/01/2019\n31/07/2019\n\n27/01/2020","Diana Corredor Profesional Especializado\n31/07/2019: Isidro Bastidas - Profesional especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nSuly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,null,null,"Esta actividad esta programada para iniciar en septiembre de 2019\n31/07/2019: El proceso adjunta evidencia de avance, sin embargo, no se puede evaluar el cumplimiento de la actividad porque tiene fecha de vencimiento del 30 de septiembre de 2019.\n\n27/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","SIN INICIAR","12/03/2019\n\n22/08/2019\n\n15/03/2020","ALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA MORALES\n\nALEXANDRA CORTES","Esta actividad esta programada para iniciar en septiembre de 2019.\n\n22/08/2019: No se reporta avance de esta actividad toda vez que su fecha de inicio es 30/09/2019.\n\n15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.","SIN INICIAR"]
[null,null,null,null,null,"Elaboración de acto administrativo de aprobación.","2020-07-01","2020-09-30",null,"Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","2020-03-13","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 si bien la actividad no se encuentra vencida se debe aclarar que la misma es directamente dependiente de las actividades planteadas anteriormente, por ello no es posible realizarla en las fechas ya establecidas sin haber culminado las anteriores.","SIN INICIAR","2020-01-27","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,null,null,"27/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","SIN INICIAR","2020-03-15","ALEXANDRA CORTES","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.","SIN INICIAR"]
[null,null,null,null,null,"Socializar el SIC a los funcionarios y contratistas del MVCT","2020-10-01","2020-10-31",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","2020-03-13","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 si bien la actividad no se encuentra vencida se debe aclarar que la misma es directamente dependiente de las actividades planteadas anteriormente, por ello no es posible realizarla en las fechas ya establecidas sin haber culminado las anteriores.","SIN INICIAR","2020-01-27","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,null,null,"27/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","SIN INICIAR","2020-03-15","ALEXANDRA CORTES","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.","SIN INICIAR"]
[null,null,null,null,null,"Presentar al CIGYD el seguimiento a la implementación del SIC.","2020-06-01","2020-06-30",null,"Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","2020-03-13","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 si bien la actividad no se encuentra vencida se debe aclarar que la misma es directamente dependiente de las actividades planteadas anteriormente, por ello no es posible realizarla en las fechas ya establecidas sin haber culminado las anteriores.","SIN INICIAR","2020-01-27","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,null,null,"27/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","SIN INICIAR","2020-03-15","ALEXANDRA CORTES","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.","SIN INICIAR"]
[null,null,null,null,null,"Presentar al CIGYD el seguimiento a la implementación del SIC.","2020-09-01","2020-09-30",null,"Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo","2020-03-13","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 si bien la actividad no se encuentra vencida se debe aclarar que la misma es directamente dependiente de las actividades planteadas anteriormente, por ello no es posible realizarla en las fechas ya establecidas sin haber culminado las anteriores.","SIN INICIAR","2020-01-27","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,null,null,"27/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","SIN INICIAR","2020-03-15","ALEXANDRA CORTES","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.","SIN INICIAR"]
[17,"Auditorías Externas ","Disposición Final de Documentos. La entidad debe garantizar la identificación de series documentales relacionadas con derechos humanos conforme a las normas establecidas, previo a efectuar procesos de eliminación documental.","AC","Las TRD del MVCT no se encuentran actualizadas de acuerdo al protocolo de gestión documental de los archivos referidos a las graves y manifiestas violaciones a los derechos humanos, e infracciones al derecho internacional humanitario, ocurridas con ocasión del conflicto armado interno.\n","Identificar las series documentales relacionadas con derechos humanos en las TRD de las dependencias del MVCT","2019-06-01","2020-05-31",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","2020-03-13","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 si bien la actividad no se encuentra vencida se debe aclarar que se estableció un cronograma para todo el 2020 con la finalidad de Verificación la utilización de algunos instrumentos archivísticos y la identificación de las series que de acuerdo a la documentación generada tengan relación con los derechos humanos y el derecho internacional humanitario. Como evidencia de la ejecución se anexa cronograma y la realización inicial de 3 visitas (GAUA, Grupo de Soporte Técnico y Recursos Físicos) con los respectivos formatos que sustentan su realización.\n\n03/06/2020: Para la ejecución de esta actividad se han venido desarrollo mesas de trabajo virtuales desde el inicio de la emergencia sanitaria provocada por el Covid-19 en el mes de marzo, en estos encuentros se expone el tema de derechos humanos (Ley, concepto, criterios de identificación, proceso, etc.) y de acuerdo a las series y subseries presentes en la TRD, con la dependencia se determina en cuales se podría presentar este tipo de documentación. Como evidencia se carga las actas de (23) reuniones, correo electrónico con el link de la grabación, presentación utilizada para la explicación y documento en Excel en el cual se está llevando la identificación de las series por dependencia.","EN PROCESO","2020-01-27","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,null,null,"27/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","SIN INICIAR","2020-03-15","ALEXANDRA CORTES","15/03/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento o avance de la actividad planificada; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 30 de noviembre de 2019 (reporte solicitado por la OAP). No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada. \n\nPor lo anterior, se recomienda al proceso fortalecer la cultura de autocontrol frente al reporte oportuno del avance de sus actividades planificadas y la correspondiente entrega de evidencias.","SIN INICIAR","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,"Elaborar el inventario documental de los archivos de derechos humanos","2020-05-31","2020-08-30",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","2020-03-13","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 si bien la actividad no se encuentra vencida se debe aclarar que la misma es directamente dependiente de las actividades planteadas anteriormente, por ello no es posible realizarla en las fechas ya establecidas sin haber culminado las anteriores.","SIN INICIAR","2020-01-27","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,null,null,"27/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","SIN INICIAR","2020-03-15","ALEXANDRA CORTES","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.","SIN INICIAR"]
[null,null,null,null,null,"Elaborar el programa de  protección, valoración y acceso a los archivos de derechos humano.","2020-09-01","2020-11-30",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ","2020-03-13","Jorge Cañaveral / Coordinador GAUA","13/03/2020: Esta actividad requiere ampliación de la fecha de terminación para el 31/12/2020 si bien la actividad no se encuentra vencida se debe aclarar que la misma es directamente dependiente de las actividades planteadas anteriormente, por ello no es posible realizarla en las fechas ya establecidas sin haber culminado las anteriores.","SIN INICIAR","2020-01-27","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,null,null,"27/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","SIN INICIAR","2020-03-15","ALEXANDRA CORTES","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.","SIN INICIAR"]
[null,null,null,null,null,"Presentar para aprobación del CIGYD el programa específico para el tratamiento de archivos de derechos humanos.","2020-12-01","2020-12-31",null,"Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo",null,null,null,"SIN INICIAR","2020-01-27","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,null,null,"27/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","SIN INICIAR","2020-03-15","ALEXANDRA CORTES","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.","SIN INICIAR"]
[null,null,null,null,null,"Socializar a los funcionarios de las áreas responsables de custodiar archivos de derechos humanos, el protocolo AGN","2021-01-01","2021-02-28",null,"Profesional en Archivo (Coord. GAUA y SSA)  ",null,null,null,"SIN INICIAR","2020-01-27","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,null,null,"27/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","SIN INICIAR","2020-03-15","ALEXANDRA CORTES","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.","SIN INICIAR"]
[null,null,null,null,null,"Presentar ante el CIGYD el seguimiento a la implementación del programa para derechos humanos.","2021-06-01","2021-06-30",null,"Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Archivo",null,null,null,"SIN INICIAR","2020-01-27","Suly Cerón Salas /Profesional Especializado OAP",null,null,null,null,null,0,0,"27/01/2020: El periodo de ejecución de la actividad no corresponde al de seguimiento","SIN INICIAR","2020-03-15","ALEXANDRA CORTES","15/03/2020: Esta actividad no puede ser evaluada en este periodo toda vez que su fecha de inicio se encuentra fuera del corte de 30/11/2019.","SIN INICIAR"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,0,0]
[]
["NOMBRE  Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO",null,"JORGE ARCECIO CAÑAVERAL ROJAS - COORDINADOR GRUPO DE ATENCIÓN AL USUARIO Y ARCHIVO",null,null,"CONTROL DE CAMBIOS"]
[null,null,null,null,null,"FECHA","VERSIÓN","MODIFICACIÓN","REPONSABLE"]
[null,null,null,null,null,"2018-07-18","1.0","Se realizó la migración al nuevo formato, se inicia el análisis de causa de las no conformidades de la Auditoria Interna del SIG. Se realiza el seguimiento de la OAP","Diana Rincón"]
[null,null,null,null,null,"2018-07-25","2.0","Se continua con el análisis de causa de las observaciones del informe de auditoria del SIG, se realiza monitoreo por el líder del proceso y se termina el seguimiento de la OAP","Diana Rincón"]
[null,null,null,null,null,"2018-09-28","3.0","Se realizó el seguimiento de las actividades y se evaluó la necesidad de prorroga para algunas actividades ya que algunas no se dan cumplimiento a la fecha.","Diana Rincón"]
[null,null,null,null,null,"2018-10-23","4.0","Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo programado en el plan anual de auditorias correspondiente a la vigencia 2018.","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES "]
[null,null,null,null,null,"2018-12-18","5.0","Se elimina la actividad 3 \"Desconocimiento de los Funcionarios del MVCT en la Herramienta de Gestión Documental, por la rotación de personal\", teniendo en cuenta que la misma se encuentra repetida en el ítem 4.\n\nEn el ítem 4 se redefine la actividad de acuerdo a las observaciones de la OCI y se ocultan las actividades cumplidas\n\nSe realiza la redefinición del ítem 5 de acuerdo a la naturaleza del proceso y en cumplimiento del procedimiento.","Elizabeth Cruz - Coordinadora GAUA"]
[null,null,null,null,null,"2019-01-11","6.0","Se realiza el seguimiento por la OAP de las acciones establecidas de acuerdo a las evidencias suministradas en el domusfile del proceso","Diana Corredor"]
[null,null,null,null,null,"2019-02-28","7.0","Se realiza monitoreo con corte a 28 de febrero de 2019 por parte del proceso","Elizabeth Cruz - Coordinadora GAUA"]
[null,null,null,null,null,"2018-03-12","8.0","Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo programado en el plan anual de auditorias correspondiente a la vigencia 2019, se emite retroalimentación de la mesa de trabajo del 12/03/2019.","Alexandra Cortes\nLina Alejandra Morales "]
[null,null,null,null,null,"2019-07-31","9.0","Se realiza seguimiento por parte de la OAP a las acciones vigentes a la fecha en el plan de mejoramiento, de acuerdo con las evidencias suministradas en el domusfile por el proceso. \nSe actualiza el formato a la versión 8.0 aprobada el 15/05/2019.","Isidro Bastidas - Profesional Especializado"]
[null,null,null,null,null,"2019-08-22","10.0","Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo establecido en la actividad No. 8 del  procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.","Alexandra Cortes\nLina Alejandra Morales "]
[null,null,null,null,null,"2019-12-20","11.0","Se suprimió el ítem 3 necesidad de actualización de las TRD ya que se cuenta con hallazgo PMA: Instrumentos archivisticos:Tablas de Retención Documental y Cuadros de Clasificación Documental. La entidad presuntamente incumple lo establecido en el articulo 14 de acuerdo 04 de 2013, toda vez que no se encuentran actualizadas.\nSe suprimió el ítem 5 actualización de instrumentos archivísticos ya que debe estar ajustada a las realidades del ministerio y para dar cumplimiento al modelo integrado de planeación y gestión versión 2.ya que se cuenta con los hallazgos PMA:instrumentos archivisticos,Plan Institucional Archivo PINAR. El ministerio presuntamente incumple lo establecido en el articulo 2.8..2.5.8 del decreto 1080 de 2015 y lo establecido por el decreto 612 del 2018.Instrumentos archivísticos. Programa de Gestión documental. Se invita que en el proceso de actualización se tenga en cuenta lo establecido en el capitulo 5 gestión documentos-capitulo 6 sistema de gestión documental y capitulo 7 gestión de documentos electrónicos de archivo, descritos en el decreto 1080 del 2015.\nSe suprimió el ítem 4. Realizar visitas de seguimiento a las 45 dependencias del MVCT, para validar el cumplimiento de la aplicación de las TRD.Ya que se cuenta con el hallazgo PMA: Instrumentos Archivisticos.Formato Único de Inventario Documental FUID el MVCT, presuntamente incumple lo reglamentado en el articulo 26 de la ley 594 de 2000, articulo 7 del acuerdo 042 del 2002, acuerdo 038 del 2000 y articulo 13 de la ley 1712 de 2014 toda vez que no todas las áreas cuentan con inventarios de los archivos de gestión.\nSe suprimió el ítem 15: No se evidencio que en las TRD se garantice la autenticidad, integridad, confidencialidad y la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo de la organización, así como su disponibilidad, legibilidad (visualización) e interpretación, independientemente de las tecnologías utilizadas en la creación y almacenamiento de los documentos. Lo anterior incumple el numeral 7.5.3 de la norma 9001:2015 que establece que la información documentada requeridas por el sistema de gestión de calidad se debe controlar. Lo anterior debido a que se cuenta con el hallazgo PMA: Sistema Integrado de conservación SIG. El ministerio, presuntamente incumple lo estipulado en el articulo 46 de la ley 594 de 2000, el acuerdo 049 de 2000, el acuerdo 050 de 2000 y el acuerdo 006 de 2014, toda vez que observo que no ha implementado el SIC.\nSe crearon los siguientes ítems :\nÍtem 12: Instancia asesora en materia archivística CIGYD. El ministerio presuntamente no esta dando cumplimiento al articulo 2.8.2.1.16 del decreto 1080 de 2015\nÍtem 13: Instrumentos archivisticos.política de gestión documental: El ministerio no cuenta con la política de gestión de documentos constituida como lo establece el articulo 2.8.2.5.6 del decreto 1080 de 2015.\nÍtem 18: Organización documental. Conformación de los archivos públicos.Tablas de Valoración-TVD. La entidad no ha culminado con el proceso de implementación de las TVD para la organización del fondo documental del extinto INURBE e instituto de crédito territorial.\nÍtem 19: Organización de los archivos de gestión. De conformidad con lo observado, el ministerio, presuntamente incumple con lo señalado en el acuerdo 042 de 2002, acuerdo 05 de 2013, acuerdo 02 de 2014 y articulo 6, acuerdo 060 de 2001 toda vez que la entidad no esta aplicando los criterios de organización de los archivos de gestión, conformación de expedientes, según la normatividad relacionada: ordenación, hoja de control y control de prestamos.\nÍtem 21: Disposición final de documentos. La entidad  debe garantizar la identificación de series documentales  relacionadas con los derechos humanos conforme a las normas establecidas, previo a efectuar procesos de eliminación documental.","Jorge Arcesio Cañaveral R.\nAlbert Euclides Méndez Arévalo\nJefferson Daniel Romero\nCarolina Peña Escobar"]
[null,null,null,null,null,"24/01/2020\n27/01/2020","12.0","Se realiza seguimiento a las actividades del plan de mejoramiento con base en el monitoreo y sus evidencias reportadas por el líder del proceso con corte a 30 de noviembre de 2019. Es necesario ocultar las filas correspondientes a las actividades 4, 5, 7 y 10 ya que estas fueron declaradas eficaces en el proceso de evaluación realizado por OCI según fechas que se relacionan a continuación. actividad 4 (12/03/2019), actividad 5 (22/08/2019), actividad 7 (12/03/2019) y actividad 10 (22/08/2019).","Suly Cerón - Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación"]
[null,null,null,null,null,"2020-03-13","13.0","Se realiza monitoreo a las actividades del plan de mejoramiento con corte a 28 de febrero de 2020, según lo establecido en el procedimiento de acciones preventivas, correctivas y de mejora. ","Jorge Arcesio Cañaveral R.\nAlbert Euclides Méndez Arévalo\nEdar Eladio Isaza Tovar"]
[null,null,null,null,null,"2020-03-15","14.0","Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento y evaluación de la eficacia de las acciones, de acuerdo a lo establecido en el procedimiento SIG-P-05 Acciones preventivas, correctivas y de mejora.","Alexandra Cortes\nContratista OCI"]
[null,null,null,null,null,"2020-05-26","15.0","Se migró las acciones preventivas, correctivas y de mejora del proceso que están pendientes por determinar su eficacia al formato versión 9.0.","Catalina Giraldo \nOficina Asesora de Planeación"]
[null,null,null,null,null,"2020-06-05","16.0","Se realiza monitoreo a las actividades del plan de mejoramiento con corte a 30 de mayo de 2020, según lo establecido en el procedimiento de acciones preventivas, correctivas y de mejora. ","Jorge Arcesio Cañaveral R.\nAlbert Euclides Méndez Arévalo\nEdar Eladio Isaza Tovar"]

{"sheet":"Hoja1","index":1,"n_rows":25,"n_cols":11,"rows_kept":25,"cut":false,"hidden":true,"merged":[]}
[]
[]
[]
[]
[]
[]
["Direccionamiento estratégico",null,"Auditorías Externas "]
["Gestión de comunicaciones internas y externas ",null,"Auditorias independientes de la OCI",null,null,"AP",null,"SIN INICIAR","SIN INICIAR","SI","POR QUÉS"]
["Relaciones estratégicas",null,"Auditorías Internas SIG",null,null,"AC",null,"EN PROCESO","EN PROCESO","NO","LLUVIA DE IDEAS"]
["Gestión de tecnología de la información y las comunicaciones",null,"Monitoreo, seguimiento o evaluación de mapas de riesgos",null,null,"AM",null,"CUMPLIDA","CUMPLIDA",null,"DIAGRAMA CAUSA - EFECTO"]
["Gestión estratégica del talento humano",null,"Peticiones, quejas y reclamos",null,null,"Correción",null,null,"VENCIDA",null,"OTROS"]
["Gestión a la política de espacio urbano y territorial",null,"Medición de indicadores"]
["Gestión a la política de agua potable y saneamiento básico",null,"Seguimiento a los instrumentos de planeación"]
["Gestión a la política de vivienda",null,"Resultados FURAG"]
["Gestión de contratación",null,"Salidas no conformes "]
["Gestión de recursos físicos",null,"Oportunidad de Mejora"]
["Gestión financiera"]
["Procesos judiciales y acciones constitucionales "]
["Conceptos jurídicos"]
["Saneamiento de activos de los extintos ICT INURBE"]
["Procesos disciplinarios"]
["Servicio al ciudadano"]
["Gestión documental"]
["Seguimiento y mejora continua"]
["Evaluación independiente y asesoría"]

{"sheet":"Análisis causa 5","index":2,"n_rows":33,"n_cols":3,"rows_kept":33,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[12,1,26,12],[9,2,9,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12],[8,2,8,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",5]
[null,"FUENTE","Auditorías Internas SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Se evidencia en entrevista a los servidores públicos encargados de la radicación de documentos en la ventanilla de atención al ciudadano que no recibieron capacitación de la herramienta documental, lo que pueda inducir a que se cometan errores en la radicación de la correspondencia de origen externo"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AP"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","lluvia de ideas"]
[null,"FECHA","2018-07-27"]
[null,"PARTICIPANTES","Consuelo Muñoz, Otilia Mateus, Adriana Leon, Amparo Garzon, Karen Dayanna Parra, Diana Rincon "]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Falta de programacion en la capacitacion\nDebido a la insufieciencia de personal y la necesidad del servicio no habia un tiempo determinado para realilzar capacitacion \nNo se solicito capacitacion de parte del personal nuevo\nEquipo de computo obsoleto y scaner con capacidad insuficiente para el volumen de documentacion recibida  lo que ocasiona demoras en la radicacion \nSe presenta falta de celeridad en la en el uso de la herramienta debido a que cuando se presentan fallas el soporte tecnico de parte del proceso de sistemas especificamente en la respuesta a arandas y sistema operacional no es oportuno "]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[]
[]
[null,"Alta rotación de personal\nLos servidores no solicitan capacitación de la herramienta documental\nFalta de programación en la realización de capacitación para el personal que ingresa al MVCT\n"]

{"sheet":"Análisis causa 6","index":3,"n_rows":33,"n_cols":3,"rows_kept":33,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,26,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",6]
[null,"FUENTE","Auditorías Internas SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","No se cuenta con un mecanismo de medición para controlar la temperatura y humedad de los archivos de gestión institucionales en el archivo central (sede fragua), lo anterior genera un incumplimiento del requisito legal – ACUERDO 008 DE 2014."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","lluvia de ideas"]
[null,"FECHA","2018-07-18"]
[null,"PARTICIPANTES","         Diana Carolina Rojas,John Ricardo Cantillo,Diego Ever Varon,Javier Alberto Beltran ,Diana Rincon"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"La unica auditoria que se ha realizado al grupo de fragua y a sus instalaciones fue la que se hizo este año, donde se identifico internamente por primera vez estas necesidades \nDesconocimiento en el manejo del sistema, donde se halla identificado esta necesidad\nSe desconoce si existe un informe realizado por la Coordinación del Grupo de Atención al Usuario y el anterior lider de Gestión Documental donde se evidencie la necesidad"]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[]
[]
[null,"Se desconoce si existe un informe realizado por la Coordinación del Grupo de Atención al Usuario y el anterior lider de Gestión Documental donde se evidencie la necesidad"]

{"sheet":"Análisis causa 7","index":4,"n_rows":31,"n_cols":3,"rows_kept":31,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,26,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",7]
[null,"FUENTE","Auditorías Internas SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Se evidencio en la herramienta documental-bandeja de entrada del usuario uvmogollon, que cuenta con 88,134 radicados de respuesta a derechos de petición desde febrero de 2016, los cuales no han sido archivados en el expediente virtual, toda vez que no se han dado lineamientos y capacitaciones desde el proceso TIC como administrador de la herramienta documental para la administración de los expedientes virtuales de acuerdo a la TRD de cada una de las dependencias, lo anterior conlleva al incumplimiento del requisito legal - ACUERDO 003 DE 2015."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","lluvia de ideas"]
[null,"FECHA","2018-07-18"]
[null,"PARTICIPANTES","Jeferson Romero, Diana Rincon, Diana Corredor"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"no existe un lineamiento para organizar un expediente virtual ya que no ha habido avances en el proceso de archivo electronico \nNo se habia generado la alerta del tramite a realizar con respuestas represadas de vigencias anteriores\nNo se tiene claridad de la normatividad aplicable al proceso de gestión documenta"]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[null,"No existe un lineamiento para organizar un expediente virtual ya que no ha habido avances en el proceso de archivo electronico "]

{"sheet":"Análisis causa 8","index":5,"n_rows":30,"n_cols":3,"rows_kept":30,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,26,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",8]
[null,"FUENTE","Auditorías Externas "]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Instancia Asesora en materia Archivística.\nComité Institucional de Gestión y Desempeño: El MVCT Presuntamente no esta dando cumplimiento al articulo 2.8.2.1.16 del Decreto 1080 de 2015"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","PORQUES"]
[null,"FECHA","2019-07-10"]
[null,"PARTICIPANTES","Jorge Arcecio Cañaveral - Coordinador Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nDiana Carolina Peña - Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nJeferson D Romero Acosta - Grupo de Atención al Usuario y Archivo"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"1.¿Por qué no se ha presentado al CIGYD, el seguimiento del plan de trabajo para la implementación de la política de gestión documental?\nPorque el proceso de gestión documental no ha presentado al CIGYD la política de gestión documental\n\n2.¿Por qué el proceso de gestión documental no ha presentado al CIGYD la política de gestión documental?\nPorque el proceso de gestión documental se encuentra elaborando la política de gestión documental.\n\n3.¿Por qué el proceso de gestión documental está elaborando hasta ahora la política de gestión documental?\nEl proceso no lo había contemplado y de acuerdo al decreto 1080 del 2015 en el articulo 2.8.5.4.4. en el numeral uno establece “Contar con una política de gestión documental aprobada por el sujeto obligado.”"]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Porque el proceso de gestión documental no habia elaborado la política de gestión documental y tampoco se habia presentado nada relacionado al tema ante el CIGYD"]

{"sheet":"Análisis causa 9","index":6,"n_rows":30,"n_cols":3,"rows_kept":30,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,26,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",9]
[null,"FUENTE","Auditorías Externas "]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Instrumentos Archivísticos.\nPolítica de Gestión Documental: El MCVT no cuenta con la política de gestión de documentos constituida como lo establece el articulo 2.8.2.5.6 del Decreto 1080 de 2015"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","PORQUES"]
[null,"FECHA","2019-07-10"]
[null,"PARTICIPANTES","Jorge Arcecio Cañaveral - Coordinador Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nDiana Carolina Peña - Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nJeferson D Romero Acosta - Grupo de Atención al Usuario y Archivo"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"1.¿Por qué no cuenta con la política de gestión documental?\nPor desconocimiento de la norma y falta de recurso humano, para su elaboración e implementación en el MVCT.\n\n"]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Por desconocimiento de la norma y falta de recurso humano, para su elaboración e implementación en el MVCT."]

{"sheet":"Análisis causa 10","index":7,"n_rows":30,"n_cols":3,"rows_kept":30,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,26,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",10]
[null,"FUENTE","Auditorías Externas "]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Instrumentos Archivísticos.\nTablas de Retención Documental-TRD y Cuadro de Clasificación Documental-CCD. La entidad, presuntamente incumple lo establecido en el articulo 14 del acuerdo 04 de 2013, toda vez  que no se encuentran actualizadas."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","lluvia de ideas"]
[null,"FECHA","2019-07-10"]
[null,"PARTICIPANTES","Jorge Arcecio Cañaveral - Coordinador Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nDiana Carolina Peña - Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nJeferson D Romero Acosta - Grupo de Atención al Usuario y Archivo"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Se identifica la necesidad de actualización de las TRD debido a que se crearon nuevos grupos en el MVCT\nVarias dependencias del MVCT ven la necesidad de crear nuevas series documentales para poder reflejar la producción real según sus funciones.\n"]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Se identifica la necesidad de actualización de las TRD debido a que se crearon nuevos grupos en el MVCT\nVarias dependencias del MVCT ven la necesidad de crear nuevas series documentales para poder reflejar la producción real según sus funciones.\n"]

{"sheet":"Análisis causa 11","index":8,"n_rows":30,"n_cols":3,"rows_kept":30,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,26,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",11]
[null,"FUENTE","Auditorías Externas "]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Instrumentos Archivísticos. Plan Institucional de Archivos - \nPINAR. El Ministerio, presuntamente incumple lo establecido en el articulo 2.8.2.5.8 del Decreto 1080 de 2015 y lo establecido por el decreto 612 de 2018."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","POR QUÉS"]
[null,"FECHA","2019-07-10"]
[null,"PARTICIPANTES","Jorge Arcecio Cañaveral - Coordinador Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nDiana Carolina Peña - Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nJeferson D Romero Acosta - Grupo de Atención al Usuario y Archivo"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"1.¿Por qué no se ha aprobado el documento PINAR?\nPorque el proceso de gestión documental no ha presentado el documento PINAR al CIGYD.\n\n2.¿Por qué el proceso de gestión documental no ha presentado al CIGYD el documento PINAR?\nPorque el proceso de gestión documental se encuentra en la elaboracion del documento.\n\n3.¿Por qué el proceso de gestión documental está elaborando hasta ahora el PINAR?\nEl proceso no lo había contemplado y de acuerdo al decreto 1080 del 2015 en el Artículo 2.8.2.5.8. Instrumentos archivísticos para la gestión documental y hasta la vigencia 2019 se incluyo como actividad en el PAI y PEI."]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Porque el proceso de gestión documental no habia elaborado el documento PINAR y tampoco se habia presentado nada relacionado al tema ante el CIGYD"]

{"sheet":"Análisis causa 12","index":9,"n_rows":30,"n_cols":3,"rows_kept":30,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,26,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",12]
[null,"FUENTE","Auditorías Externas "]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Instrumentos Archivísticos. Programa de Gestión Documental - \nPGD. Se invita al MVCT que en el proceso de actualización se tenga en cuenta lo establecido en el Capitulo V Gestión de Documentos - capitulo VI - Sistema de Gestión Documental y capitulo VII gestión de documentos electrónicos de archivo, descritos en el decreto 1080 de 2015"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","POR QUÉS"]
[null,"FECHA","2019-07-10"]
[null,"PARTICIPANTES","Jorge Arcecio Cañaveral - Coordinador Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nDiana Carolina Peña - Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nJeferson D Romero Acosta - Grupo de Atención al Usuario y Archivo"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Por la alta rotación de profesionales de Gestión Documental no ha finalizado la actualización del PGD.\nDe acuerdo a la visita realizada por el AGN los días 8 - 12 de abril del presente año se dejó como hallazgo la actualización de este instrumento.\nEl GAUA llevo a cabo el proceso de contratación de un profesional de archivo con el fin de actualizar el PGD."]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"El PGD actual se encuentra desactualizado ya que no cuenta con la implementación de documentos electrónicos."]

{"sheet":"Análisis causa 13","index":10,"n_rows":30,"n_cols":3,"rows_kept":30,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,26,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",13]
[null,"FUENTE","Auditorías Externas "]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Instrumentos Archivísticos. Formato Único de Inventario Documental - \nFUID MVCT, presuntamente incumple lo reglamentado en el articulo 26 de la ley 594 de 2000,articulo 7 del acuerdo 042 de 2002, acuerdo 038 de 2000 y articulo 13 de la ley 1712 de 2014 toda vez que no todas las áreas cuentan con inventario desde los archivos de gestión"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","lluvia de ideas"]
[null,"FECHA","2019-07-10"]
[null,"PARTICIPANTES","Jorge Arcecio Cañaveral - Coordinador Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nDiana Carolina Peña - Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nJeferson D Romero Acosta - Grupo de Atención al Usuario y Archivo"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Se evidencio que el FUID no contaba con el Campo de seguridad de documentos.\nLos servidores públicos del MVCT no tenían claridad sobre el correcto diligenciamiento del FUID\nEl FUID no contaba con instructivo para su correcto diligenciamiento.\nDe acuerdo a la visita realizada por el AGN los días 8 - 12 de abril del presente año se dejó como hallazgo la actualización de este instrumento."]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Desactualización de formato  y falta de instructivo del FUID"]

{"sheet":"Análisis causa 14","index":11,"n_rows":30,"n_cols":3,"rows_kept":30,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,26,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",14]
[null,"FUENTE","Auditorías Externas "]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Organización Documental. Conformación de los archivos Publicos.Tablas de Valoración Documental-TVD.La entidad no ha culminado con el proceso de implementación de las TVD para la organización del fondo documental del extinto INURBE e Instituto de Crédito Territorial."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","lluvia de ideas"]
[null,"FECHA","2019-07-10"]
[null,"PARTICIPANTES","Jorge Arcecio Cañaveral - Coordinador Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nDiana Carolina Peña - Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nJeferson D Romero Acosta - Grupo de Atención al Usuario y Archivo"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"El MVCT no cuenta con fichas de valoración de las series y subseries y se hace necesaria elaboración.\n\n"]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"El MVCT no cuenta con fichas de valoración de las series y subseries y se hace necesaria elaboración."]

{"sheet":"Análisis causa 15","index":12,"n_rows":30,"n_cols":3,"rows_kept":30,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,26,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",15]
[null,"FUENTE","Auditorías Externas "]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Organización de los archivos de Gestión. De conformidad con lo observado, el MVCT, presuntamente incumple con lo señalado en el acuerdo 042 de 2002, acuerdo 05 de 2013, acuerdo 02 de 2014 y articulo 6, acuerdo 060 de 2001 toda vez que la entidad no esta aplicando los criterios de organización de los archivos de gestión, conformación de expedientes, según la normatividad relacionada: Ordenación, Hoja de Control y control de prestamos"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","LLUVIA DE IDEAS"]
[null,"FECHA","2019-07-10"]
[null,"PARTICIPANTES","Jorge Arcecio Cañaveral - Coordinador Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nDiana Carolina Peña - Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nJeferson D Romero Acosta - Grupo de Atención al Usuario y Archivo"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"El formato de prestamos requiere de campos adicionales de identificación con el fin de controlar los expedientes documentación digital.\n\nLos archivos de gestión de las dependencias no se encuentran organizados según la TRD vigentes y no presentan el metraje lineal.\n\n"]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"El formato de prestamos requiere de campos adicionales de identificación con el fin de controlar los expedientes documentación digital.\n\nLos archivos de gestión de las dependencias no se encuentran organizados según la TRD vigentes y no presentan el metraje lineal.\n"]

{"sheet":"Análisis causa 16","index":13,"n_rows":30,"n_cols":3,"rows_kept":30,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,26,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",16]
[null,"FUENTE","Auditorías Externas "]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Sistema Integrado de Conservación  - SIC. El MVCT, presuntamente incumple lo estipulado en el articulo 46 de la ley 594 de 2000, el acuerdo 049 de 2000, el acuerdo 050 de 2000 y el acuerdo 006 de 2014,toda vez que se observo que no ha implantado el sistema integrado de conservación"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","POR QUÉS"]
[null,"FECHA","2019-07-10"]
[null,"PARTICIPANTES","Jorge Arcecio Cañaveral - Coordinador Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nDiana Carolina Peña - Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nJeferson D Romero Acosta - Grupo de Atención al Usuario y Archivo"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"1.¿Por qué no se ha aprobado el documento SIC?\nPorque el proceso de gestión documental no ha presentado el documento SIC al CIGYD.\n\n2.¿Por qué el proceso de gestión documental no ha presentado al CIGYD el documento SIC?\nPorque el proceso de gestión documental se encuentra en la elaboracion del documento.\n\n3.¿Por qué el proceso de gestión documental está elaborando hasta ahora el SIC?\nDe acuerdo a la visita realizada por el AGN los días 8 - 12 de abril del presente año se evidencio que el documento aprodado no se encuentra actualizado de acuerdo al artículo 46 de la ley 594 del 2000."]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Documento del SIC del MVCT se encuentra desactualizado."]

{"sheet":"Análisis causa 17","index":14,"n_rows":30,"n_cols":3,"rows_kept":30,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[12,1,26,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",17]
[null,"FUENTE","Auditorías Externas "]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Disposición Final de Documentos. La entidad debe garantizar la identificación de series documentales relacionadas con derechos humanos conforme a las normas establecidas, previo a efectuar procesos de eliminación documental."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","lluvia de ideas"]
[null,"FECHA","2019-07-10"]
[null,"PARTICIPANTES","Jorge Arcecio Cañaveral - Coordinador Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nDiana Carolina Peña - Grupo de Atención al Usuario y Archivo\nJeferson D Romero Acosta - Grupo de Atención al Usuario y Archivo"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Las TRD del MVCT no se encuentran actualizadas de acuerdo al procolo de gestión documental de los archivos referidos a las graves y manifiestas violaciones a los derechos humanos, e infracciones al derecho internacional humanitario, ocurridas con ocación del confilcto armado interno.\n"]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Las TRD del MVCT no se encuentran actualizadas de acuerdo al procolo de gestión documental de los archivos referidos a las graves y manifiestas violaciones a los derechos humanos, e infracciones al derecho internacional humanitario, ocurridas con ocación del confilcto armado interno.\n"]