{"text_format":"1","workbook":"xlsx","n_sheets":15,"sheets":["Plan de mejoramiento","Hoja1","Análisis causa 1","Análisis causa 2","Análisis causa 3","Análisis causa 4","Análisis causa 8","Análisis causa 9","Análisis causa 10","Análisis causa 11","Análisis causa 12","Análisis causa 13","Análisis causa 14","Análisis causa 15","Análisis causa 16"],"not_rendered":{"charts":0,"images":1,"macros":0,"external_links":0,"defined_names":14,"comments":0,"pivot_tables":0},"unopened":[],"bounds":{"document_bytes":16777216,"sheet_cells":100000,"rows_first":2000,"rows_last":500,"rows_between":2000,"halvings":0,"cell_chars":16384,"cell_head_chars":4096},"cells_cut":0,"cells_raw":0,"read":"whole","date_system":"1900"}

{"sheet":"Plan de mejoramiento","index":0,"n_rows":45,"n_cols":32,"rows_kept":45,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[30,30,31,30],[30,31,31,31],[54,11,54,13],[54,24,54,27],[53,30,53,32],[54,30,54,32],[53,24,53,27],[30,2,31,2],[30,4,31,4],[30,3,31,3],[30,0,31,0],[30,1,31,1],[3,0,3,29],[6,3,8,3],[4,4,4,6],[7,29,8,29],[30,29,31,29],[9,30,10,30],[9,31,10,31],[9,0,10,0],[9,1,10,1],[9,3,10,3],[9,4,10,4],[9,2,10,2],[9,29,10,29],[7,27,8,27],[7,28,8,28],[11,29,12,29],[11,30,12,30],[11,31,12,31],[13,29,14,29],[13,30,14,30],[13,31,14,31],[27,29,28,29],[0,3,2,29],[6,8,8,8],[7,23,8,23],[7,16,7,22],[4,0,4,3],[6,0,8,0],[6,1,8,1],[6,2,8,2],[6,4,8,4],[6,29,6,31],[6,6,8,6],[6,7,8,7],[6,5,8,5],[7,12,8,12],[0,0,2,2],[6,14,6,24],[0,30,0,31],[1,30,1,31],[2,30,2,31],[7,10,8,10],[7,30,8,30],[7,31,8,31],[6,25,6,28],[7,26,8,26],[42,0,42,1],[43,0,43,1],[42,2,42,3],[43,2,43,3],[42,11,42,13],[43,11,43,13],[42,30,42,32],[43,30,43,32],[43,24,43,27],[53,0,53,1],[53,2,53,3],[7,25,8,25],[42,5,42,8],[7,14,8,14],[7,15,8,15],[7,24,8,24],[11,0,12,0],[11,3,12,3],[11,2,12,2],[11,4,12,4],[11,1,12,1],[13,2,14,2],[13,4,14,4],[13,3,14,3],[15,1,16,1],[15,0,16,0],[15,2,16,2],[7,13,8,13],[6,9,8,9],[7,11,8,11],[6,10,6,13],[53,11,53,13],[42,24,42,27],[15,3,16,3],[13,1,14,1],[13,0,14,0],[27,30,28,30],[27,31,28,31],[27,3,28,3],[27,0,28,0],[27,1,28,1],[27,2,28,2],[27,4,28,4],[22,29,25,29],[22,30,25,30],[22,31,25,31],[22,0,25,0],[22,1,25,1],[22,3,25,3],[22,2,25,2],[22,4,25,4]]}
[null,null,null,"FORMATO: PLAN DE MEJORAMIENTO\n\nPROCESO: ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Versión : 9.0"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Fecha: 03/03/2020"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Código: SIG-F-14"]
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["NOMBRE DEL PROCESO:\n(Diligenciar de acuerdo al mapa de procesos vigente)",null,null,null,"Direccionamiento estratégico"]
[]
["ITEM \n(relacionar en este espacio el nùmero y en orden consecutivo de la acciòn a implementar)","FUENTE\n(Seleccione la fuente que permite identificar acciones correctivas, preventivas ó de mejora )","DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA \n(transcriba  la no conformidad tal cual aparece en el informe, o, la oportunidad de mejora que se detecta con el fin de promover el logro de mejores resultados  )","TIPO DE ACCIÓN \n\n(Selccione el tipo de acciòn a implementar)\nAcción preventiva AP, Acción correctiva AC, Acción de Mejora AM, Corrección)"," CAUSA\n\nDetermina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas.","ACCIÓN A IMPLEMENTAR\n\n(Relacione una a una y por celda, cada una de las actividades  para llevar a cabo el plan de mejoramiento, éste debe estar orientado a mitigar la causa identificada)","FECHA DE INICIO DE LA ACCIÓN\nDD/MM/AAAA\n(Relacione la fecha de inicio de cada una de las actividades)","FECHA DE FINALIZACIÓN DE LA ACCIÓN\nDD/MM/AAAA\n(Relacione la fecha fin de cada una de las actividades)","ENTREGABLE\n\n(Defina documento que será aportado como evidencia de la ejecución de las actividades)","RESPONSABLE DE  LA ACCIÓN\n\n(Relacione el nombre y cargo de la persona responsable de desarrollar la actividad) \n","MONITOREO AL CUMPLIMIENTO DE ACCIONES POR PARTE DE LA PRIMERA LÍNEA DE DEFENSA\n(Se pueden realizar tantos monitoreos como se requieran)",null,null,null,"SEGUIMIENTO POR PARTE DE LA SEGUNDA LÍNEA DE DEFENSA AL CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES ESTABLECIDAS \n(OPORTUNIDAD Y CALIDAD DE LAS EVIDENCIAS)",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"EVALUACIÓN DEL ESTADO POR PARTE DE LA TERCERA LÍNEA DE DEFENSA\n(Verificación OCI según programación de PAA)",null,null,null,"EVALUACIÓN DE LA EFECTIVIDAD DEL PLAN DE MEJORAMIENTO DEL SIG\n\nEste campo es diligenciado única y exclusivamente por la OCI"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"FECHA DEL MONITOREO\nDD/MM/AAAA\n\n(Fecha en la que se realiza monitoreo al cumplimiento de las actividades)","RESPONSABLE DEL MONITOREO\n\n(Relacione en este  espacio nombre y cargo del líder del proceso)","EXPLICACIÓN DEL MONITOREO REALIZADO (EVIDENCIAS)\n\n(Registrar resultado de revisión de evidencias presentadas para determinar cumplimiento de las actividades establecidas)","ESTADO DE LA ACTIVIDAD\n(Lider del Proceso)\n\n(Espacio para que determinar si la actividad esta sin iniciar, en proceso, cumplida o vencida)","FECHA DE SEGUIMIENTO\nDD/MM/AAAA\n\n(Fecha en la que la OAP realiza seguimiento a la oportunidad y pertinencia de las actividades realizadas)","RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO\n\n(Nombre y cargo del profesional de OAP que realiza seguimiento) ","CALIDAD DE LA INFORMACIÓN",null,null,null,null,null,null,"RESULTADO DEL SEGUIMIENTO REALIZADO\n\n(Registrar observaciones acerca del estado de oportunidad, pertinencia del avance de las actividades realizadas y calidad de la información aportada) ","ESTADO DE LA ACTIVIDAD\n\n(Espacio para que determinar si la actividad esta sin iniciar, en proceso, cumplida o vencida)","FECHA DE LA EVALUACIÓN\nDD/MM/AAAA\n\n(Fecha en que se realiza  la evaluación por parte de la OCI)","NOMBRE DEL AUDITOR\n\n(Nombre y cargo del servidor que ejecuta la actividad)","RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN\n\n(Los resultados de evaluación se establecen de acuerdo con los criterios establecidos por la OCI)","\nESTADO DE LA ACTIVIDAD\n(Auditor)\n\n(Espacio para que determinar si la actividad esta sin iniciar, en proceso, cumplida o vencida)","LA ACCIÓN FUE EFECTIVA\n(SI / NO)\n","JUSTIFICACIÓN DE LA EFECTIVIDAD DE LA ACCIÓN\n\nVerIficacion y justificación de la efectividad de la acción. Este ejercicio se realiza transcurridos tres meses del cierre de las actividades del ítem (cumplido).","RESPONSABLE DE OCI\n\n(Nombre y cargo del servidor que evalua si la acción ejecutada fue efectiva)"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"¿El reporte de monitoreo está diligenciado correctamente?","¿Se describen los avances y productos parciales y/o totales de la actividad?","¿Se explica el comportamiento (avance o retraso) de la actividad durante el mes y/o el trimestre? ","¿Las evidencias corresponden con la actividad?","¿Las evidencias permiten conocer el comportamiento de la actividad?",null,"TOTAL"]
[1,"Auditorías Internas SIG","Se observó que el MVCT cuenta con un documento de análisis de entorno denominado: “Acompañamiento al Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio (MVCT) en el proceso de revisión de su plan estratégico”, propuesta de ajuste al planteamiento estratégico del MVCT versión final, bajo la metodología diseñada para el efecto la cual se puede observar publicada en la página web en el link http://www.minvivienda.gov.co/PlanesEstrategicos/2016/Documento%20Soporte%20Planteamiento%20Estratégico%20MVCT.pdf que evidencia la revisión de la información sobre las cuestiones externas e internas, dicho documento es de fecha Diciembre de 2016. Sin embargo, el numeral determina que debe realizar el seguimiento y la revisión de la información sobre estas cuestiones internas y externas, se observa que ha pasado más de un año, y para el momento de la auditoria no tiene documentada la frecuencia ni la metodología para la revisión; el auditado muestra un proyecto de actualización del contexto interno (faltando el análisis del contexto externo) para la vigencia 2018, que no se ha formalizado, aprobado, socializado en el MVCT. ","AC","No se encuentra establecida ni en normatividad ni en procedimientos internos, la periodicidad en la cual se debe realizar la actualización del entorno","Incluir en el procedimiento para la formulación y seguimiento del Plan Estratégico Sectorial y del Plan Estratégico Institucional  PEI V 8.0, la periodicidad con la cual se debe realizar un análisis de actualización del entorno","2018-06-12","2018-07-31",null,"Gonzalo Jimenez/ Coordinador GPND\nOAP","25/09/2018\n\n18/12/2018\n\n30/09/2019 ","Jefe Oficina Asesora de Planeación","Se incluyó en el procedimiento para la Formulación y Seguimiento del Plan Estratégico Sectorial PES  y del Plan Estratégico Institucional  PEI V 8.0 PEF-P-03 del 25 de julio de 2018, en su política de operación 2,   la periodicidad con la cual se debe actualizar el análisis del entorno. El procedimiento está publicado. \n(Ver procedimiento publicado)\nSe adjunta el procedimiento donde se encuentra establecida la periodicidad de la actualización del análisis del entorno.\n\n28/02/2019 El documento del análisis del entorno de la vigencia 2017 está publicado en la pagina Web del Ministerio. El documento del análisis del entorno de la vigencia 2018 ya se realizó pero esta en revisión en la Oficina Asesora de Planeación y no se ha aprobado, se llevará a aprobación en el próximo Comité.\n\n14/06/2019 El documento análisis del entorno de la vigencia 2019 está publicado en la Página Web del Ministerio en el siguiente enlace: http://www.minvivienda.gov.co/ProcesosCorporativos/PEF-L-01%20Contexto%20Estratégico%20MVCT%202019%203.0.pdf \nEl documento fue aprobado por el Representante de la Alta Dirección para el Sistema Integrado de Gestión.\nEl documento fue socializado el 06/06/2018 mediante el correo electrónico masivo remitido a todos los funcionarios con el asunto: Novedades documentales SIG Mayo de 2019.\n\n30/09/2019  En el procedimiento PEF-P-03 \"Procedimiento para la formulación y seguimiento del plan estratégico sectorial - PES y del plan estratégico institucional PEI NUMERAL 5 \"POLITICAS DE OPERACION\" Ya se definido que el análisis de capacidades y entorno se realizará cada 4 años y será revisado anualmente para identifica si se han presentado cambios en el contexto que puedan impactar el sector  y afectar el PES o PEI definidos. Si se determina  que hay algún factor externo o interno que impacte el cumplimiento de los objetivos establecidos, se actualizara el análisis del entorno y se revisará y ajustará el Plan Estratégico Sectorial - PES y el Plan Estratégico Institucional PEI\n\nPor lo anterior, esta acción ya esta cumplida\n","CUMPLIDA","28/09/2018\n\n16/01/2019\n\n24/01/2020","Lina Maria Osorio\nContratista de OAP\n\nAmelia Navarro\n\nDiana Corredor",null,null,null,null,null,{"$f":"COUNTIF(Q10:U10,\"SI\")","v":0},{"$f":"IF(V10=5,100,IF(V10=4,80,IF(V10=3,60,IF(V10=2,40,IF(V10=1,20,IF(V10=0,0))))))","v":0},"28/09/2018 Se incluyó en el procedimiento para la Formulación y Seguimiento del Plan Estratégico Sectorial PES  y del Plan Estratégico Institucional  PEI V 8.0 PEF-P-03 del 25 de julio de 2018, en su política de operación 2,   la periodicidad con la cual se debe actualizar el análisis del entorno. El procedimiento está publicado. \n(Ver procedimiento publicado).\n\n16/01/2019. Se verifica en las políticas de operación del procedimiento PEG-P-03 \"PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACIÓN Y\nSEGUIMIENTO DEL PLAN ESTRATÉGICO\n\nSECTORIAL –PES- Y DEL PLAN\nESTRATEGICO INSTITUCIONAL –PEI\", donde esta establecida  la periodicidad de la actualización del análisis del entorno. \n\n23/07/2019: No hay evidencia para la acción de esta actividad por tanto no se puede realizar el respectivo seguimiento para verificar la oportunidad y la pertinencia de la misma se recomienda remitir el soporte ya que la fecha de finalización era de 31/07/2018.\n\n24/01/2020: Se evidencia procedimiento PEF-F-03 VERSIÓN 9.0 en la politica de operación \" El análisis de capacidades y entorno se realizará cada 4 años y será revisado anualmente para identificar si se han presentado cambios en el contexto que puedan impactar el sector y afectar el PES o PEI definidos. Si se determina que hay algún factor externo o interno que impacte el cumplimiento de los objetivos establecidos, se actualizará el análisis del entorno y se revisará y ajustará el Plan Estratégico Sectorial –PES- y el Plan Estratégico Institucional –PEI-.\" dando cumplimiento ","CUMPLIDA","10/10/2018\n\n18/03/2019\n\n29/08/2019\n\n15/03/2020","LINA ALEJANDRA MORALES SARMIENTO\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nRITA PÉREZ\nALEXANDRA CORTES","Se evidencia cumplimiento de la actividad programada, relacionada con la actualización de los procedimientos Formulación y Seguimiento del Plan Estratégico Sectorial PES  y del Plan Estratégico Institucional  PEI V 8.0 PEF-P-03 del 25 de julio de 2018; sin embargo se requiere redefinir las actividades toda vez que en el MVCT no se cuenta con una metodología documentada para la revisión, seguimiento y actualización del contexto interno y externo. \n\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso redefina la actividad, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n18/03/2019: El proceso no aporta evidencias de las actualizaciones realizadas a los procedimientos durante la vigencia 2019, las mismas no se observan en el monitoreo.\n\n29/08/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada, toda vez que no se puede evidenciar la socialización de los documentos actualizados; adicionalmente, se evidencia incumplimiento de la actividad No. 6 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS,CORRECTIVAS Y DE MEJORA SIG-P-05\", toda vez no se realizó el monitoreo por parte del proceso con corte al 31 de mayo de 2019 (reporte en junio solicitado por la OAP).\nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 31/07/2018. \n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisión del procedimiento PEF-F-03 VERSIÓN 9.0 de fecha 31/01/2019, en el cual se observa que dentro de la politica de operación se establece la frecuencia y la metodología a seguir para la revisión del análisis de capacidades y entorno, conforme al seguimiento realizado por la segunda línea de defensa, dando cumplimiento a la acción correctiva propuesta por el proceso. \nTeniendo en cuenta que la gestión del proceso requiere de una mejora continua, a fin de evaluar la efectividad de la acción implementada, se hace necesario que el proceso remita en los siguientes ejercicios de monitoreo, los soportes de la actualización del procedimiento respecto a la imagen institucional vigente y de las acciones realizadas para socializar e implementar este lineamiento con las partes que ejecutaban el mismo, toda vez que, el correo institucional de fecha 06/06/2019 corresponde a un correo masivo, los cuales serán el insumo para la siguiente evaluación semestral sobre el presente plan de mejoramiento.","CUMPLIDA","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,"Actualizar el documento análisis del entorno, aprobarlo y socializarlo.","2018-07-01","2018-08-31",null,"Gonzalo Jimenez/ Coordinador GPND\nOAP","25/09/2018\n\n18/12/2018\n\n30/09/2019 ","Jefe Oficina Asesora de Planeación","El procedimiento para la Formulación y Seguimiento del Plan Estratégico Sectorial PES  y del Plan Estratégico Institucional  PEI V 8.0 PEF-P-03, fue aprobado el 25 de julio de 2018 y presentado en Revisión por la Dirección  del 25 de julio de 2018, punto 9, 10 y 11\nEl documento análisis del entorno está publicado en el pagina Web del Ministerio. Se adjunta el documento, se realizo socialización con los facilitadores de proceso en  los meses de junio y julio de 2018\n28/02/2019 El documento del análisis del entorno de la vigencia 2017 está publicado en la pagina Web del Ministerio. El documento del análisis del entorno de la vigencia 2018 ya se realizó pero esta en revisión en la Oficina Asesora de Planeación y no se ha aprobado, se llevará a aprobación en el próximo Comité.\n\n14/06/2019:  El documento contexto estratégico de la vigencia 2019, contiene en el capitulo seis (6°) en análisis del entorno (factores internos y externos) está publicado en la Página Web del Ministerio en el siguiente enlace: http://www.minvivienda.gov.co/ProcesosCorporativos/PEF-L-01%20Contexto%20Estratégico%20MVCT%202019%203.0.pdf \n\nEl documento fue aprobado por el Representante de la Alta Dirección para el Sistema Integrado de Gestión.\n\nEl documento fue socializado el 06/06/2018 mediante el correo electrónico masivo remitido a todos los funcionarios con el asunto: Novedades documentales SIG Mayo de 2019.\n\n30/09/2019: El documento contexto estratégico 2019 fue socializado mediante correo masivo remitido el jueves 6/06/2019 a la 1:55 p. m., el cual se adjuntará a las respectivas evidencias.\n\n5 jun/ 2020: El documento de  Contexto estratégico que contiene en el análisis del entorno se tuvo como referencia para las mesas de caracterización que se realizaron del proceso de direccionamiento estratégico, esta verificación se realizó en el mes de abril de 2020 por parte de la Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, y fue validada con la OCI en 13 de mayo de 2020, mediante correo electrónico, y queda de la siguiente manera en las actividades clave del Proceso de Caracterización \"Direccionamiento Estratégico\" se tuvo en cuenta el documento de análisis de entorno, dicho documento fue insumo como una actividad clave para generar el producto de \"Documento de Análisis de Capacidades y Entornos del Sector Vivienda, Ciudad y Territorio\".  \n\nEvidencia \n\nver enlace en página web:  \nhttp://www.minvivienda.gov.co/ProcesosCorporativos/DET-G-05%20Actualizaci%C3%B3n%20de%20caracterizaciones%201.0.pdf\n","CUMPLIDA","28/09/2018\n\n16/01/2019\n\n23/07/2019\n\n24/01/2020","Lina Maria Osorio\nContratista de OAP\n\nAmelia Navarro\n\nDiana Corredor",null,null,null,null,null,{"$f":"COUNTIF(Q11:U11,\"SI\")","v":0},{"$f":"IF(V11=5,100,IF(V11=4,95,IF(V11=3,90,IF(V11=2,70,IF(V11=1,50,IF(V11=0,0))))))","v":0},"El procedimiento para la Formulación y Seguimiento del Plan Estratégico Sectorial PES  y del Plan Estratégico Institucional  PEI V 8.0 PEF-P-03, fue aprobado el 25 de julio de 2018 y presentado en Revisión por la Dirección  del 25 de julio de 2018, punto 9, 10 y 11\n\n16/01/2019. Se presenta el Análisis de Entorno MVCT  2017 y el PEF-L-01 Contexto Estratégico MVCT 2018, y se evidencia listado de asistencia de tema socialización análisis de entorno a los facilitadores.\n\n23/07/2019: Se evidencia documento \" Lineamiento contexto estratégico Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio de fecha 03/05/2019, se evidencia la solicitud de actualización de documentación con radicado 2019IE0005394 del 09 de mayo de 2019 y el concepto de aprobación con radicado 2019IE0005397 del mismo 09 de mayo de 2019.\n\n24/01/2020:  Se evidencia correo electrónico enviado masivo el 06 de junio de 2019 en el asunto: Novedades documentales mayo 2019, pagina 3 proceso: planeación estrategica y gestión de recursos financiero \" Lineamiento Contexto estrategico, MVCT\" ","CUMPLIDA","10/10/2018\n\n18/03/2019\n\n29/08/2019\n\n15/03/2020","LINA ALEJANDRA MORALES SARMIENTO\n\nCLAUDIA GALINDO GONZÁLEZ\n\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nRITA PÉREZ\nALEXANDRA CORTES","10/10/2018: El proceso no aporta evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad.\n\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n18/03/2019: Se evidencia el procedimiento para la formulación y seguimiento del Plan estratégico sectorial y Plan estratégico institucional, así como el documento \"Contexto estratégico Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio 2018\" y el documento \"Análisis de entorno al Ministerio de vivienda, ciudad y territorio 2017\". Sin embargo, no se observa la aprobación y socialización de los documentos.\n\n29/08/2019: Se evidencia documento (PDF) denominado \"LINEAMIENTO: CONTEXTO ESTRATÉGICO MINISTERIO DE VIVIENDA, CIUDAD Y TERRITORIO\" versión 3.0 del 03/05/2019, en el cual se observa la descripción de las partes interesadas (internas y externas). Asimismo, se evidencia la solicitud de actualización realizada con radicado 2019IE0005394 de fecha 09/05/2019 y aprobado por la OAP mediante concepto de radicado 2019IE0005397 y fecha 09/05/2019, sin embargo no se remite soporte de socialización.\n\n15/03/2020:  Realizada la evaluación se verificó la remisión del  correo electrónico enviado masivo el 06 de junio de 2019 en el asunto: Novedades documentales mayo 2019, conforme al seguimiento realizado por la segunda línea de defensa, dando cumplimiento a la acción correctiva propuesta por el proceso. Teniendo en cuenta que este correo corresponde a una comunicación masiva, a fin de evaluar la efectividad de la acción implementada, se hace necesario que el proceso remita en los siguientes ejercicios de monitoreo, los soportes de las acciones realizadas para socializar e implementar este lineamiento con las partes que ejecutaban el mismo, los cuales serán el insumo para la siguiente evaluación semestral sobre el presente plan de mejoramiento.","VENCIDA"]
[2,"Auditorías Internas SIG","Se observa que el proceso no ha documentado de forma clara las partes interesadas pertinentes, y los requisitos asociados a estas, no se pudo evidenciar el seguimiento y revisión en la vigencia 2017 de la información sobre estas partes interesadas.","AC","Se asumía que lo establecido estaba acorde con los requisitos de la norma de calidad ISO-9001-2015","Realizar el documento de contexto estratégico que incluya las partes interesadas y sus requisitos","2018-05-01","2018-08-31",null,"Gonzalo Jimenez/ Coordinador GPND\nOAP","2018-09-25","Jefe Oficina Asesora de Planeación","El LINEAMIENTO: CONTEXTO ESTRATÉGICO MINISTERIO DE VIVIENDA, CIUDAD Y TERRITORIO del 23 de agosto de 2018 con código PEF-L-01 esta publicado en el mapa de proceso en el siguiente link: http://portal.minvivienda.local/ProcesosCorporativos/PEF-L-01%20Contexto%20Estratégico%20MVCT%202018.pdf, el documento en el Numeral 5.3 denominado IDENTIFICACION DE USUARIOS, BENEFICIARIOS Y GRUPOS DE INTERES \n\n14/06/2019 El documento del contexto 2019 tiene en el capitulo cinco (5°) la identificación de las partes interesadas y las necesidades.\n\n","CUMPLIDA","28/09/2018\n\n16/01/2019\n\n23/07/2019\n\n24/01/2020","Lina Maria Osorio\nContratista de OAP\n\nAmelia Navarro\n\nDiana Corredor",null,null,null,null,null,0,0,"El documento de contexto estratégico se realizó  y fue publicado en la página Web y fue socializado a todos los líderes de proceso en la Revisión por la Dirección.\n\n16/01/2019. Se presenta el documento Contexto estratégico MVCT, que se encuentra publicado en la página web. \n\n\n23/07/2019: Se evidencia documento \" Lineamiento contexto estratégico Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio de fecha 03/05/2019, se evidencia la solicitud de actualización de documentación con radicado 2019IE0005394 del 09 de mayo de 2019 y el concepto de aprobación con radicado 2019IE0005397 del mismo 09 de mayo de 2019.\n","CUMPLIDA","10/10/2018\n\n29/08/2019","LINA ALEJANDRA MORALES SARMIENTO\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\n\nRITA PÉREZ\nALEXANDRA CORTES","Se evidencia la publicación del documento contexto estratégico del MVCT 2018 versión 2.0 del 23/08/2018, sin embargo, en el mismo no se puede determinar la inclusión  las partes interesadas pertinentes y los requisitos asociados a estas toda vez que en el control de cambios no se determinan.\nAsí mismo, el proceso no presenta evidencia de la presentación de los cambios a la Alta Dirección, lo anterior teniendo en cuenta el impacto que estos cambios puedan generar en el direccionamiento estratégico del MVCT.\n\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada previa aprobación de la Alta Dirección, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n29/08/2019: Se evidencia documento (PDF) denominado \"LINEAMIENTO: CONTEXTO ESTRATÉGICO MINISTERIO DE VIVIENDA, CIUDAD Y TERRITORIO\" versión 3.0 del 03/05/2019, en el cual se observa la descripción de las partes interesadas (internas y externas). Asimismo, se evidencia la solicitud de actualización realizada con radicado 2019IE0005394 de fecha 09/05/2019 y aprobado por la OAP mediante concepto de radicado 2019IE0005397 y fecha 09/05/2019, dando cierre a la acción correctiva propuesta por el proceso en cumplimiento de la Observación de la auditoría interna del SIG.\n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta que esta acción se declaró \"CERRADA\" por parte de esta oficina en la evaluación realizada el 29/08/2019, a fin de evaluar la efectividad de la acción implementada, se hace necesario que el proceso remita en los siguientes ejercicios de monitoreo, los soportes de las acciones realizadas para implementar el documento de contexto estratégico aprobado en la Entidad, los cuales serán el insumo para la siguiente evaluación semestral sobre el presente plan de mejoramiento. ","CUMPLIDA","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,"Socializar el contexto estratégico a la entidad","2018-06-01","2018-08-31",null,"Gonzalo Jimenez/ Coordinador GPND\nOAP","25/09/2018\n\n30/09/2019 ","Jefe Oficina Asesora de Planeación","El documento de contexto estratégico se realizó  y fue publicado en la página Web y fue socializado a todos los líderes de proceso en la Revisión por la Dirección.\n18/12/2018  Se adjunta el contexto estratégico de la entidad\nSe adjunta el acta de revisión por la dirección, donde se socializó el contexto estratégico.\n25/02/2019  Se tiene el documento del Plan Estratégico del MVCT de la vigencia 2019, el cual se encuentra en revisión y será socializado en el próximo Comité para aprobación.\n\n14/06/2019 El documento del contexto 2019 tiene en el capitulo 5 la identificación de las partes interesadas y las necesidades.\n\n30/09/2019: El documento contexto estratégico 2019 fue socializado mediante correo masivo remitido el jueves 6/06/2019 a la 1:55 p. m. el cual se adjuntará a las respectivas evidencias.\n\n10/03/2020  Sin acciones adicionales, al envio del documento estrategico enviado el pasado 6 junio/2019 (se extrae el docuemtno adjunto del correo electronico de esa fecha)\n\n5 jun 2020:   El documento de  Contexto estratregico que contiene en el analisis del entorno se tuvo como referencia para las mesas de caracterización que se realizaron del proceso de direccionamiento estrategico, esta verificacion se realizo el xx de abril de 2020 por parte de la Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, y fue validada con la OCI el 13 de mayo de 2020, mediante correo correo electronico, y queda de la siguiente manera en las actividades clave del Proceso de Caracterizacion \"Direccionamiento Estrategico\" se tuvo en cuenta el documento de analisis de entorno, dicho documento fue insumo como una actividad clave para generar el producto de \"Documento de Análisis de Capacidades y Entornos del Sector Vivienda, Ciudad y Territorio\"\n\nEvidencia \n\nver enlace en pagina web:  \nhttp://www.minvivienda.gov.co/ProcesosCorporativos/PEF-L-01%20Contexto%20Estrat%C3%A9gico%20MVCT%202019%203.0.pdf\n\n","CUMPLIDA","28/09/2018\n\n16/01/2019\n\n23/07/2019\n\n24/01/2020","Lina Maria Osorio\nContratista de OAP\n\nAmelia Navarro\n\nDiana Corredor",null,null,null,null,null,0,0,"El documento de contexto estratégico se realizó  y fue publicado en la página Web y fue socializado a todos los líderes de proceso en la Revisión por la Dirección.\n\n16/01/2019. Se presenta el documento Contexto estratégico MVCT, que se encuentra publicado en la página web. Sin embargo no se presentan evidencia de la socialización.\n\n23/07/2019: No se evidencia la socialización del contexto estratégico, es importante aportar la evidencia de la actividad con el fin de dar cumplimiento a la misma. Adicional a ello la fecha estaba programada para el 2018 por lo cual no da cumplimiento en términos de oportunidad y pertinencia.\n\n\n24/01/2020: Se evidencia correo electrónico enviado masivo el 06 de junio de 2019 en el asunto: Novedades documentales mayo 2019, pagina 3 proceso: planeación estrategica y gestión de recursos financiero \" Lineamiento Contexto estrategico, MVCT\" ","CUMPLIDA","10/10/2018\n\n18/03/2019\n\n29/08/2019\n\n15/03/2020\n","LINA ALEJANDRA MORALES SARMIENTO\n\nCLAUDIA GALINDO GONZÁLEZ\n\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nRITA PÉREZ\nALEXANDRA CORTES","10/10/2018: No se evidencia la presentación de la modificación realizada al contexto estratégico en la revisión por la dirección del pasado 25/07/2018.\n\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n18/03/2019: Se evidencia el documento \"Contexto estratégico Ministerio de Vivienda, ciudad y territorio 2018\" con fecha de publicación 23/08/2018. Sin embargo, no se observa la aprobación y socialización de del documento.\n\n29/08/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada, toda vez que no se puede evidenciar la socialización del documento actualizado, por lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 31/08/2018.\n\n15/03/2020:  Realizada la evaluación se verifica la remisión del correo electrónico masivo de fecha 06 de junio de 2019, con asunto: \"Novedades documentales mayo 2019\", en el cual se observa dentro de la pagina 3 que efectivamente el proceso Planeación estrategica y gestión de recursos financiero actualizó el documento \"Lineamiento Contexto estrategico, MVCT\". Sin embargo, a fin de evaluar la efectividad de la acción implementada, se hace necesario que el proceso remita en los siguientes ejercicios de monitoreo, los soportes de las acciones realizadas frente a la socialización e implementación de dicho contexto, los cuales serán el insumo para la siguiente evaluación semestral sobre el presente plan de mejoramiento. ","VENCIDA"]
[3,"Auditorías Internas SIG","El numeral 4.3 se encuentra dentro de los requisitos de la Norma técnica ISO 9001:2015 de la caracterización del proceso Planeación Estratégica y Gestión de Recursos Financieros, sin embargo, el proceso informa que no son ellos quienes definen el Alcance del SIG; a la fecha de la auditoria la responsabilidad está asignada al proceso de Administración del SIG. \n\nCaracterización: \na) En la etapa de planeación en la actividad de la cual resultan los lineamientos para la formulación del Plan Estratégico sectorial y formularios correspondientes, no se identifican como usuarios o partes interesadas externas las entidades adscritas y vinculadas de manera específica. \nb) No se observan como productos en las etapas del ciclo PHVA la Metodología de elaboración, seguimiento y medición de Indicadores y su relación con el aplicativo SINAPSIS, tampoco se observa el seguimiento a la ejecución presupuestal. \nc) No se incluyen actividades relacionadas con el procedimiento PEF-P-07 Gestión, Ejecución, Seguimiento y Cierre de operaciones de crédito con la banca multilateral. \nd) En la etapa del verificar como actividad se menciona la revisión por la dirección, sin embargo, esta no se observa la secuencia lógica desde las etapas de planeación y ejecución. \ne) Como proveedores y usuarios se relacionan el término partes interesadas, entidades del sector entidades de control, pero no hace claridad a cuáles de ellas se hace referencia en cada una de las actividades del ciclo PHVA. \nf) No se observa la inclusión de los recursos financieros para el funcionamiento del proceso. \ng) Se observa en la caracterización del proceso en la columna de responsables los roles, responsabilidades, sin embargo, para tal fin se hace uso de siglas, de las cuales no se encuentran las convenciones definidas dentro del documento, dificultando la lectura del documento. \n\nSe presenta como evidencia el documento “Acompañamiento Al Ministerio De Vivienda Ciudad y Territorio en proceso de Revisión de su Plan Estratégico - Análisis del Entorno.”, el cual se encuentra en el link: http://www.minvivienda.gov.co/PlanesEstrategicos/2016/Proceso%20de%20Revisión%20Plan%20Estratégico%20-%20Analisis%20del%20Entorno.pdf, sin embargo, este no se incorpora para mejorar el proceso toda vez que la información no se refleja en la caracterización del proceso, como es el caso de las partes interesadas identificadas así como las necesidades y expectativas de las mismos. ","AP","No se contemplaron la totalidad de las entradas para la formulación de la caracterización del proceso","Realizar el análisis de la información que incluya los requisitos exigidos por normatividad para la caracterización.","2018-06-01","2018-06-30",null,"Andrea Moya, Julio Cesar Pinillos, Gonzalo Jimenez \nProfesional Especializado\nOAP","25/09/2018\n\n30/09/2019 ","Jefe Oficina Asesora de Planeación","Se actualizó la caracterización en la que se incluyeron los requisitos exigidos por normatividad\n 18/12/2018 Se actualizó La caracterización, la cual se adjunta.\n\n 28/02/2019.  Se verificó que la caracterización del proceso de \"Planeación Estratégica y Gestión de Recursos Financieros\" se actualizó no solo en el nuevo formato, sino que se ajusto el objetivo, el alcance, se actualizaron los espacios de partes interesadas tanto de entrada de insumos como de salidas de productos, se actualizaron los insumos, actividades, responsables y productos del PHVA.  Se encuentra publicado en la intranet del ministerio la versión No 9.0 autorizado por el líder del proceso. Link: http://portal.minvivienda.local/ProcesosCorporativos/Planeación%20Estratégica%20y%20Gestión%20de%20Recursos%20Financieros%209.0.pdf.\n\nEsa actividad se unifica con el ítem No 5 con denominación  Caracterización\n\n14/06/2019  Como se detalló en el monitoreo del 28 de febrero de 2018, la caracterización del proceso \"Planeación estratégica y gestión de recursos financieros se actualizó con los siguientes ajustes: Se actualizó no solo en el nuevo formato, sino que se ajusto el objetivo, el alcance, se actualizaron los espacios de partes interesadas tanto de entrada de insumos como de salidas de productos, se actualizaron los insumos, actividades, responsables y productos del PHVA.  Se encuentra publicado en la intranet del ministerio la versión No 9.0 autorizado por el líder del proceso.  Por lo anterior y tal como se acordó entre las Oficinas de Planeación y la Oficina Asesora de Control Interno esta observación seria cerrada en razón a que en el monitoreo al seguimiento del plan de mejoramiento se detallaron los ajustes hechos a la caracterización del proceso.\n\n30/09/2019.  Como se ha informado en los monitoreos anteriores, la oficina Asesora de Planeación realizo los ajustes de la caracterización, sin embargo y teniendo en cuenta que la entidad va a iniciar con la actualización de los procesos, esta oficina adelantará las actividades para la actualización del proceso \"Planeación estratégica y gestión de recursos financieros\"\n\n10/03/2020: No se reporta evidencia adicional, dado que esta actividad que se dio por cumplida el pasado 30 sept /2019 (se extraen los 5 documentos del correo electronico)\n\n5 junio/2020 : En el PAI de la Oficina Asesora de Planeación se contemplo una actividad de actualización de caracterizaciones de los procesos, para ello se elaboro el documento DET- G-05 Guia para actualización de caracterizacion el 26 de marzo de 2020, para llevar a cabo  el nuevo proceso de direccionamiento estrategico se realizaron mesas de trabajo el 01 de abril, 03 de abril y 08 de abril con el equipo de la oficina para realizar la preparacion de la nueva caracterizacion, cabe resaltar que esta caracterizacion cumple los parametros del Modelo Integrado de Planeación y Gestioón, quedando obsoleta la Norma ISO 9001 de 2015, asi mismo se realizó una modificacion de la estructura de la caracterizacion de acuerdo al nuevo formato de plantilla de caracterizacion el cual queda vigente el mismo 26 de marzo de 2020.\n\nEvidencia \n\nver enlace en pagina web:  \nhttp://www.minvivienda.gov.co/ProcesosCorporativos/PEF-L-01%20Contexto%20Estrat%C3%A9gico%20MVCT%202019%203.0.pdf)\n\n\n\n","CUMPLIDA","28/09/2018\n\n16/01/2019\n\n23/07/2019","Lina Maria Osorio\nContratista de OAP\n\nAmelia Navarro\n\nDiana Corredor",null,null,null,null,null,0,0,"Se actualizó la caracterización proceso de Planeación Estratégica y Gestión de Recursos Financieros\n\n16/01/2019. Se adjunta caracterización del proceso publicada con versión 9.0 con fecha 28 de junio de 2018 como evidencia.\n\n23/07/2019:  Se evidencia en el documento Enlaces de las evidencias del proceso de planeación estratégica ítem 12  http://www.minvivienda.gov.co/sobre-el-ministerio/planeacion-gestion-y-control/sistemas-de-gestion/mapa-de-procesos/planeacion-estrategica-y-gestion-de-recursos-financieros, del 28/06/2018.\nEn cuanto a la acción a) a) En la etapa de planeación en la actividad de la cual resultan los lineamientos para la formulación del Plan Estratégico sectorial y formularios correspondientes, no se identifican como usuarios o partes interesadas externas las entidades adscritas y vinculadas de manera específica se evidencia de la siguiente manera en el planear: Entidades adscritas y vinculadas al Sector Vivienda Ciudad y Territorio.\nb)  No se observan como productos en las etapas del ciclo PHVA la Metodología de elaboración, seguimiento y medición de Indicadores y su relación con el aplicativo SINAPSIS, tampoco se observa el seguimiento a la ejecución presupuestal. se evidencia en el hacer como insumo metodología de indicadores, instructivo hoja de vida de indicadores\n\nc) No se incluyen actividades relacionadas con el procedimiento PEF-P-07 Gestión, Ejecución, Seguimiento y Cierre de operaciones de crédito con la banca multilateral, ese procedimiento fue eliminado.\n\nd) En la etapa del verificar como actividad se menciona la revisión por la dirección, sin embargo, esta no se observa la secuencia lógica desde las etapas de planeación y ejecución, esta actividad corresponde al proceso administración del sig.\n\ne) Como proveedores y usuarios se relacionan el término partes interesadas, entidades del sector entidades de control, pero no hace claridad a cuáles de ellas se hace referencia en cada una de las actividades del ciclo PHVA, se determina en la caracterización  actualizada.\n\nf) No se observa la inclusión de los recursos financieros para el funcionamiento del proceso., existe un campo en la caracterización denominado recursos en los cuales se evidencia los financieros.\n\ng) Se observa en la caracterización del proceso en la columna de responsables los roles, responsabilidades, sin embargo, para tal fin se hace uso de siglas, de las cuales no se encuentran las convenciones definidas dentro del documento, dificultando la lectura del documento, el formato  de caracterización dejo la claridad de las siglas ","CUMPLIDA","10/10/2018\n\n18/03/2019\n\n29/08/2019\n\n15/03/2020","LINA ALEJANDRA MORALES SARMIENTO\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nRITA PÉREZ\nALEXANDRA CORTES","Se evidencia la publicación de la caracterización del proceso el pasado 28/06/2018 de su versión 8.0 a la 9.0, sin embargo, en el control de cambios de la misma no se especifica los ajustes que se le realizaron a la caracterización específicamente en lo relacionado con el retiro de los requisitos de la ISO 9001-2015.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso presente detalladamente los cambios realizados a la caracterización, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n18/03/2019: El proceso no presenta evidencias que soporten el control de cambios realizado a la caracterización del proceso.\n\n29/08/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada, por lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso presente detalladamente los cambios realizados a la caracterización, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/06/2018.\n\n15/03/2020: De acuerdo con el monitoreo realizado en el mes de septiembre de 2019 por la primera línea de defensa, en el cual el proceso informa que \"teniendo en cuenta que la entidad va a iniciar con la actualización de los procesos, esta oficina adelantará las actividades para la actualización del proceso \"Planeación estratégica y gestión de recursos financieros\"\", razón por la cual no se da cierre a la presente actividad, toda vez que se hace necesario continuar con la ejecución de la actividad. Por lo anterior, se recomienda evaluar la posibilidad de cambiar el estado de cumplimiento de la presente actividad tanto para la primera como para la segunda línea de defensa; así mismo, se solicita al proceso remitir los soportes de las acciones realizadas para el análisis de la información a contener en la nueva caracterización a fin de evaluar la efectividad de la acción planificada.","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,"Actualizar y publicar la caracterización del proceso incluyendo el análisis del entorno","2018-06-15","2018-07-31",null,"Andrea Moya, Julio Cesar Pinillos, Gonzalo Jimenez \nProfesional Especializado\nOAP","25/09/2018\n\n30/09/2019 ","Jefe Oficina Asesora de Planeación","Se actualizó la caracterización y tiene incluido el análisis del entorno. Está publicada en el SIG\n18/12/2018 Se actualizó La caracterización, la cual se adjunta.\n\n28/02/2019.  Se verificó que la caracterización del proceso de \"Planeación Estratégica y Gestión de Recursos Financieros\" se actualizó no solo en el nuevo formato, sino que se ajusto el objetivo, el alcance, se actualizaron los espacios de partes interesadas tanto de entrada de insumos como de salidas de productos, se actualizaron los insumos, actividades, responsables y productos del PHVA.  Se encuentra publicado en la intranet del ministerio la versión No 9.0 autorizado por el líder del proceso. Link: http://portal.minvivienda.local/ProcesosCorporativos/Planeación%20Estratégica%20y%20Gestión%20de%20Recursos%20Financieros%209.0.pdf\nEsa actividad se unifica con el ítem No 5 con denominación  Caracterización\n\n14/06/2019.  Como se informó en el monitoreo del 28 de febrero de 2019, la caracterización fue actualizada y dentro de las modificaciones se encuentran los productos.  Para el caso especifico del análisis del entorno, este producto quedo detallado dentro de la actividad \"Realizar la identificación de las condiciones  de entorno (Interno externo)que afecten la entidad y el sector\"  dentro de la etapa de PLANEAR, razón por la cual solicitamos se de cierre a esta actividad del plan de mejoramiento\n\n30/09/2019: El documento contexto estratégico 2019 fue socializado mediante correo masivo remitido el jueves 6/06/2019 a la 1:55 p. m. (En este documento que está publicado se encuentra el análisis del entorno).  Se adjuntara en las evidencias el correo por medio del cual se socializó\n\n5 junio 2020:  En el PAI de la Oficina Asesora de Planeación se contempló una actividad de actualización de caracterizaciones de los procesos, para ello se elaboró el documento DET- G-05 Guía para actualización de caracterización el 26 de marzo de 2020, para llevar a cabo  el nuevo proceso de direccionamiento estratégico se realizaron mesas de trabajo el 01 de abril, 03 de abril y 08 de abril con el equipo de la oficina para realizar la preparación de la nueva caracterización, cabe resaltar que esta caracterización cumple los parámetros del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, quedando obsoleta la Norma ISO 9001 de 2015, así mismo se realizó una modificación de la estructura de la caracterización de acuerdo al nuevo formato de plantilla de caracterización el cual queda vigente el mismo 26 de marzo de 2020.","CUMPLIDA","28/09/2018\n\n16/01/2019\n\n23/07/2019","Lina Maria Osorio\nContratista de OAP\n\nAmelia Navarro\n\nDiana Corredor",null,null,null,null,null,0,{"$f":"IF(V15=5,100,IF(V15=4,95,IF(V15=3,90,IF(V15=2,70,IF(V15=1,50,IF(V15=0,0))))))","v":0},"Se actualizó la caracterización proceso de Planeación Estratégica y Gestión de Recursos Financieros.\n\n16/01/2019. Se adjunta caracterización del proceso publicada con versión 9.0 con fecha 28 de junio de 2018 como evidencia.\n\n23/07/2019:  Se evidencia en el documento Enlaces de las evidencias del proceso de planeación estratégica ítem 12  http://www.minvivienda.gov.co/sobre-el-ministerio/planeacion-gestion-y-control/sistemas-de-gestion/mapa-de-procesos/planeacion-estrategica-y-gestion-de-recursos-financieros, del 28/06/2018.\nEn cuanto a la acción a) a) En la etapa de planeación en la actividad de la cual resultan los lineamientos para la formulación del Plan Estratégico sectorial y formularios correspondientes, no se identifican como usuarios o partes interesadas externas las entidades adscritas y vinculadas de manera específica se evidencia de la siguiente manera en el planear: Entidades adscritas y vinculadas al Sector Vivienda Ciudad y Territorio.\nb)  No se observan como productos en las etapas del ciclo PHVA la Metodología de elaboración, seguimiento y medición de Indicadores y su relación con el aplicativo SINAPSIS, tampoco se observa el seguimiento a la ejecución presupuestal. se evidencia en el hacer como insumo metodología de indicadores, instructivo hoja de vida de indicadores\n\nc) No se incluyen actividades relacionadas con el procedimiento PEF-P-07 Gestión, Ejecución, Seguimiento y Cierre de operaciones de crédito con la banca multilateral, ese procedimiento fue eliminado.\n\nd) En la etapa del verificar como actividad se menciona la revisión por la dirección, sin embargo, esta no se observa la secuencia lógica desde las etapas de planeación y ejecución, esta actividad corresponde al proceso administración del sig.\n\ne) Como proveedores y usuarios se relacionan el término partes interesadas, entidades del sector entidades de control, pero no hace claridad a cuáles de ellas se hace referencia en cada una de las actividades del ciclo PHVA, se determina en la caracterización  actualizada.\n\nf) No se observa la inclusión de los recursos financieros para el funcionamiento del proceso., existe un campo en la caracterización denominado recursos en los cuales se evidencia los financieros.\n\ng) Se observa en la caracterización del proceso en la columna de responsables los roles, responsabilidades, sin embargo, para tal fin se hace uso de siglas, de las cuales no se encuentran las convenciones definidas dentro del documento, dificultando la lectura del documento, el formato  de caracterización dejo la claridad de las siglas \n\n5 de junio 2020: ","CUMPLIDA","10/10/2018\n\n18/03/2019\n\n29/08/2019\n\n15/03/2020","LINA ALEJANDRA MORALES SARMIENTO\n\nCLAUDIA GALINDO GONZÁLEZ\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\n\nRITA PEREZ\nALEXANDRA CORTES","Se evidencia la publicación de la caracterización del proceso el pasado 28/06/2018 de su versión 8.0 a la 9.0, sin embargo, en el control de cambios de la misma no se especifica los ajustes que se le realizaron a la caracterización específicamente en lo relacionado con el retiro de los requisitos de la ISO 9001-2015.\n\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso presente detalladamente los cambios realizados a la caracterización, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n18/03/2019: Se evidencia la caracterización actualizada a 28/06/2018 y el archivo Excel \"1PEF-C Planeación estratégica y gestión rec foros 8.0\", sin embargo en el control de cambios de la misma no se logra establecer el análisis del entorno.\n\n29/08/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada, por lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso presente detalladamente los cambios realizados a la caracterización, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/07/2018.\n\n15/03/2020: De acuerdo con el monitoreo realizado en el mes de septiembre de 2019 por la primera línea de defensa, en el cual el proceso informa que \"teniendo en cuenta que la entidad va a iniciar con la actualización de los procesos, esta oficina adelantará las actividades para la actualización del proceso \"Planeación estratégica y gestión de recursos financieros\"\", razón por la cual no se da cierre a la presente actividad, toda vez que se hace necesario continuar con la ejecución de la actividad. Por lo anterior, se recomienda evaluar la posibilidad de cambiar el estado de cumplimiento de la presente actividad tanto para la primera como para la segunda línea de defensa; así mismo, se solicita al proceso remitir los soportes de las acciones realizadas para el análisis de la información a contener en la nueva caracterización a fin de evaluar la efectividad de la acción planificada.","VENCIDA"]
[4,"Auditorías Internas SIG","Se evidencia que el nomograma del proceso no se lleva el orden jerárquico de normas, incluye normas internas y no se contempla normatividad aplicable como lo es el Decreto 1499 de 2017, lo cual incumple lo establecido en el procedimiento SGI-P-01 Control de Documentos. Actividad contemplada en el Plan de Mejoramiento del proceso. \n\nNo se facilitó de manera oportuna la recuperación de la documentación solicitada durante el proceso de auditoría, la información que se denomina de gestión (presentaciones de comités, actas, seguimientos, listas de asistencia, otros) se encuentran en los equipos de los funcionarios y contratistas dispersa y sin un orden definido, lo cual dificulta la consulta y pone la información en riesgo de deterioro o pérdida.","AP"," En el momento de la relación de normas no se considero su orden jerárquico.","Organizar el normograma por orden jerárquico y actualizar todas las normas aplicables al proceso","2018-06-12","2019-04-30",null,"Analorena Habib Cañizales - Jefe de la Oficina Asesora de Planeación","2018-09-25","Jefe Oficina Asesora de Planeación","\n28/02/2019:Mediante solicitud 2018IE0007992 del 13 de julio de 2018 se actualiza el formato normograma, y mediante radicado con concepto de aprobación 2018IE0008370 se da el aval de la actualización del normograma fue actualizado el 23/08/2018 , Se actualizó el Normograma por orden jerárquico y se incluye la normatividad decreto 1499 de 2017.\n\n14/06/2019.  Con numero de radicación 2019IE0006642 del 11 de junio de 2019, se solicito  al SGC la actualización de los formatos del proceso y del normograma, bajo la nueva imagen institucional y adicionalmente se actualizaron las normas que se detallan a continuación:\nSe eliminó la Ley 1753 de 2015.\nSe incluyó la Ley 1955 de 2019\nSe incluyo el Decreto 612 de 2018\nSe actualizó el Manual Único de Rendición de Cuentas 2019\nSe actualizó la fecha de expedición y de entrada en vigencia del manual modulo BPIN\n\n\n\n","CUMPLIDA","28/09/2018\n\n\n16/01/2019\n\n23/07/2019","Lina Maria Osorio\nContratista de OAP\n\nAmelia Navarro\n\nDiana Corredor",null,null,null,null,null,0,0,"16/01/2019.  Se presenta el SIG-F-05 Normograma Institucional - Planeación Estratégica y Gestión de Recursos Financieros, modificado y publicado  el 23 de agosto de 2018, se  verifica concepto de solicitud de actualización y concepto de aprobación del normograma.\n\n23/07/2019 Se evidencia mediante solicitud 2019IE0006642 del 11 de junio de 2019   se evidencia formato Excel normograma del proceso de planeación estratégica y gestión de recursos financieros  la organización del orden cronológico y la inclusión del Decreto 1499 de 2017, la actualización de otras normas asociadas al proceso.","CUMPLIDA","10/10/2018\n\n18/03/2019\n\n29/08/2019\n\n15/03/2020","LINA ALEJANDRA MORALES SARMIENTO\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nRITA PÉREZ\nALEXANDRA CORTES","10/10/2019: Se evidencia la publicación de la actualización del normograma de fecha 23/08/2018, si embargo el proceso no aporta evidencia del control de los cambios realizados al mismo. Realizada la verificación del normograma  no se evidencia la inclusión del Decreto 612 del 04/04/2018. \nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n18/03/2019: Se evidencia la publicación de la actualización del normograma de fecha 23/08/2018, si embargo el mismo no se encuentra actualizado de acuerdo a la metodología establecida por Administración del SIG.\n\n29/08/2019: Se evidencia actualización del normograma del proceso realizada mediante solicitud de actualización con radicado 2019IE0006642 de fecha 11/06/2019 y se evidencia documento en formato Excel del normograma donde se observa la estructuración de las normas en orden cronológico y la inclusión del Decreto 1499 de 2017entre otras, dando cierre a la acción correctiva propuesta por el proceso en cumplimiento de la Observación de la auditoría interna del SIG, se recomienda al proceso continuar con la actualización permanente del mismo y reportar con el fin de establecer la eficacia de la acción.\n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta que la gestión del proceso requiere de una mejora continua, a fin de evaluar la efectividad de la acción implementada, se hace necesario que el proceso remita en los siguientes ejercicios de monitoreo, los soportes de las acciones realizadas frente a la actualización del normograma y su socialización al interior del mismo, los cuales serán el insumo para la evaluación de la efectividad del presente ítem. ","CUMPLIDA","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,"La Oficina Asesora de Planeación no contaba con espacio en el domes file que garantice la recuperación de la información para facilitar su consulta y preservación.","Solicitar  al Grupo de Soporte Técnico espacio en el domus fila ","2018-06-12","2018-12-30",null,"Analorena Habib Cañizales - Jefe de la Oficina Asesora de Planeación","2018-09-25","Jefe Oficina Asesora de Planeación","Ya se solicitaron las carpetas y se están actualizando.\nLas carpetas en el Domusfile ya están funcionando internamente en la Oficina. Se adjunta pantallazo.\n\n20/02/2019: Se adjunta pantallazo donde se evidencia las carpetas de información que maneja el proceso por grupo por trabajo gspnd( domusfile); grsep ( domusfile) ; ","CUMPLIDA","28/09/2018\n\n\n16/01/2019","Lina Maria Osorio\nContratista de OAP\n\nAmelia Navarro",null,null,null,null,null,0,0,"16/01/2019. Se presenta pantallazo que evidencia carpetas en domusfile con las carpetas de la OAP.","CUMPLIDA","10/10/2018\n\n18/03/2019\n\n15/03/2020","LINA ALEJANDRA MORALES SARMIENTO\n\nCLAUDIA GALINDO GONZÁLEZ\n\nRITA PÉREZ\nALEXANDRA CORTES","10/10/2018: El proceso no aporta evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad. NOTA: No se evidencia seguimiento para este periodo por parte de la OAP conforme a la segunda línea de defensa.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n18/03/2019: Se evidencia por medio de pantallazos la creación de las carpetas compartidas en el domusfile para los equipos de trabajo de la OAP. \n\n15/03/2020: Teniendo en cuenta que la gestión del proceso requiere de una mejora continua, a fin de evaluar la efectividad de la acción implementada, se hace necesario que el proceso remita en los siguientes ejercicios de monitoreo, los soportes de la continuidad en la aplicación de la organización de los documentos del proceso, los cuales serán el insumo para la evaluación de la efectividad del presente ítem. ","CUMPLIDA","N/A","N/A","N/A"]
[5,"Auditorías Externas ","Jerarquizar los objetivos organizacionales identificando claramente los objetivos estratégicos, objetivos de áreas, objetivos de sistemas de gestión, objetivos de proceso, hasta objetivos de cargos, de tal manera que sean trazables. Numeral. 6.2.1 ","AM","Por ser acción de mejora, no requiere análisis de causas","Realizar un  documento de jerarquización de objetivos estratégicos-procesos -entre otros","2018-10-01","2019-06-30",null,"Gonzalo Jimenez \nProfesional Especializado\nOAP","14/06/2019\n\n30/09/2019 ","Jefe Oficina Asesora de Planeación","Se trabaja en una versión preliminar de documento que contiene jerarquización de objetivos pero a la fecha no se ha finalizado porque la actividad vence el 30 de junio.\n\n30/09/2019 Se esta elaborando un documento que permita jerarquizar los objetivos organizacionales, identificando los objetivos estratégicos, de procesos, de áreas y de sistemas de gestión. Este documento  se deberá ajustar una vez finalice la actualización de los procesos que va a iniciar en los próximos días\n\n16/03/2019   Se contiua elaborando el documento que permita jerarquizar los objetivos organizacionales.\n\n5 junio: De acuerdo al proceso de actualizacion de caracterizacion se establecen los objetivos de los procesos del SIG, y de esta manera se realizara para el ultimo trimestre de esta vigencia una articulacion de los objetivos estrategicos asociados a los nuevos objetivos de proceso, por lo anterior esta actividad requiere de ampliacion al 31/12/2020 para armonizar en la planeación estrategica los objetivos.   \n\nNo se registra evidencia debido a que la actividad quedará programada para realizar posterior a este monitoreo.\n\nSe sugiere mesa de trabajo con OCI para evaluar la pertinencia de la accion planteada, teniendo la evalucion realizada por la OCI el pasado 3 de marzo 2020 ","VENCIDA","23/7/2019\n\n24/01/2020","Diana Corredor",null,null,null,null,null,0,0,"23/07/2019 No se cuenta con la evidencia que soporte el cumplimiento de la actividad \"Realizar un  documento de jerarquización de objetivos estratégicos-procesos -entre otros\", se recomienda que se suministre la evidencia para verificar la oportunidad y  pertinencia de dicha acción, la fecha limite es del 30 de junio de 2019.  \n\n24/01/2020:   No se cuenta con la evidencia que soporte el cumplimiento de la actividad \"Realizar un  documento de jerarquización de objetivos estratégicos-procesos -entre otros\", se recomienda que se suministre la evidencia para verificar la oportunidad y  pertinencia de dicha acción, la fecha limite es del 30 de junio de 2019, es importante suministrar la evidencia para dar cumplimiento a la actividad","VENCIDA","18/03/2018\n\n29/08/2019\n\n15/03/2020","LINA ALEJANDRA MORALES SARMIENTO\n\nCLAUDIA GALINDO GONZÁLEZ\n\nALEXANDRA CORTES\nLINA ALEJANDRA MORALES\n\nRITA PÉREZ\nALEXANDRA CORTES","18/03/2019: El proceso no presenta avance del cumplimiento de la actividad planificada.\n\n29/08/2019: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad planificada, por lo anterior, no se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso de cumplimiento de lo planificado, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/06/2019.\n\n15/03/2020: Conforme al seguimiento realizado por la segunda línea de defensa, el proceso no remite evidencias que soporte el avance o cumplimiento de la actividad planificada. Así mismo, teniendo en cuenta que en la evaluación anterior, se dió la alerta de su incumplimiento, se solicita al proceso dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA - Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", teniendo en cuenta que conforme a la descripción de la No Conformidad establecida en la Auditoría Interna del SIG, se requiere demostrar la \"jerarquización de los objetivos organizacionales identificando claramente los objetivos estratégicos, objetivos de áreas, objetivos de sistemas de gestión, objetivos de proceso, hasta objetivos de cargos, de tal manera que sean trazables\". ","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
[6,"Oportunidad de Mejora","Ajustar e implementar la documentación del SIG frente a los requisitos establecidos en NTC ISO 9001:2015","AM","Con el fin de dar cumplimiento a los lineamientos establecidos por la entidad es necesario revisar y actualizar la documentación del SIG frente a NTC ISO 9001:2015","Revisar la documentación del SIG frente a los requisitos establecidos en NTC ISO 9001:2015 y frente al Instructivo para la elaboración del documentación del Sistema Integrado de Gestión SIG-I-01","2017-05-10","2019-05-30",null,"Diana Corredor y Suly Cerón / Profesional Especializado OAP","27/06/2017\n\n17/10/2017\n\n15/02/2018\n\n10/05/2018\n\n31/07/2018\n\n3/10/2018\n\n19/12/2018\n\n5/02/2019\n\n27/05/2019\n\n30/09/2019","Analorena Habib / Jefe Oficina Asesora de Planeación\n\nSara Piñeros Castaño/Jefe OAP ","27/06/2017: A la fecha se encuentra en proceso, esta actividad se desarrollará según plan de trabajo establecido para desarrollarse en la vigencia 2017\n\n17/10/2017: A la fecha se encuentra en proceso, pendientes por realizar mesas de trabajo con procesos: Atención al usuario y atención legislativa, gestión de recursos físicos y planeación estratégica y gestión de recursos financieros\n\n15/02/2018: En el mes de octubre de 2017, mediante el desarrollo de mesas de trabajo, se realizo el diagnostico documental de los procesos que estaban pendientes así:\n1) Planeación estratégica y gestión de recursos financieros: 26/10/2017\n2) Atención al usuario y atención legislativa : 27/10/2017\n3)) Gestión de recursos físicos:26/10/2017\n\n10/05/2018: Adicionalmente la OAP realizo mesas de trabajo para verificar el avance obtenido durante 2017 frente a los requisitos establecidos en la citada norma y se estableció un plan de trabajo para poder cerrar las brechas identificadas al respecto, de estas actividades se obtiene como resultado el documento: Identificación de brechas  ISO 9001:2015  y Plan de trabajo\n\n31/07/2018: Esta actividad se encuentra en proceso, la documentación de los procesos se ha ido actualizando en medida que los procesos han realizado dichas actualizaciones, se reflejan en los boletines de novedades documentales de los meses de enero, febrero, marzo, abril, mayo, junio y julio del presente año, se actualiza fecha de terminación según acta de revisión por la Dirección del 25 de julio de 2018\n\n3/10/2018: Esta actividad se encuentra en proceso, la documentación de los procesos se ha ido actualizando en medida que los procesos han realizado dichas actualizaciones, se reflejan en los boletines de novedades de boletines documentales reportados en seguimiento el mes de julio y se adjunta el del mes de agosto de 2018\n\n19/12/2018: En el mes de junio, agosto,  octubre de 2018 a través de boletín de novedades se revisa y actualiza documentación del proceso Administración del SIG\n\n5/02/2019: Se amplia el plazo debido a que 4 procesos no han migrado toda la documentación al instructivo de documentación del SIG. \n\nSe envía correo electrónico al proceso  judiciales y  acciones constitucionales, gestión de recursos físicos, gestión documental.\n\n\n27/05/2019: De acuerdo a los requisitos exigidos en la norma NTC ISO 9001:2015 y a las brechas determinadas conforme al diagnóstico frente a esta noma, se realizaron las actividades que permitieron el cierre de las mismas, lo cual se evidenció en la auditoría de certificación realizada por TUV Rheiland, de lo cual se obtuvo la certificación en dicha norma.\n\n30/09/2019: Según la gestión realizada con los procesos después del mes de septiembre del 2018, se realizó la auditoría al sistema de gestión de calidad y como resultado de esto se logra la certificación de acuerdo a los requisitos exigidos en la norma NTC ISO 9001:2015, se realizaron mesas de trabajo con diferentes procesos (comunicaciones, procesos judiciales y acciones constitucionales, planeación estratégica para preparar lo necesario y obtener la certificación anteriormente mencionada.\n\n02/12/2019: Durante la etapa 2 de la auditoría se realizó una verificación de la implementación y eficacia del sistema integrado de gestión de calidad de la entidad, sobre la cual se encontró que 4 procesos no habían migrado toda la documentación al instructivo de documentación del SIG, a partir de esto se realizaron mesas de trabajo con los procesos de comunicaciones, procesos judiciales y acciones constitucionales, planeación estratégica y Gestión, soporte apoyo informático con el fin de reducir las brechas detectadas sobre la norma NTC ISO 9001:2015 y lograr la certificación.  esto se evidencia con el informe de la etapa 2 de la auditoría, las listas de asistencia de las mesas de trabajo y la certificación lograda bajo los lineamientos de la norma anteriomente mencionada.\n\n03/03/2020: De acuerdo al ultimo monitoreo y seguimiento realizado, el proceso se enuentra a la espera de la evaluación por parte de la OCI para definir el cierre definitivo de esta actividad. \n\n5 junio 2020:  En el PAI de la Oficina Asesora de Planeación se contempló una actividad de actualización del documento de elaboración documental de los procesos, para ello se elaboró el documento DET-G-04 Guía Elaboración de Documentación aprobado el 24/03/2020, por lo tanto la actividad debe replantearse asociada al Modelo Integrado de Planeación y Gestión, ya que la entidad no tiene contemplado continuar con la Norma ISO 9001:2015.   Por lo anterior no se registra evidencia ","CUMPLIDA","10/05/2018\n\n31/07/2018\n\n3/10/2018\n\n15/01/2019\n\n31/07/2019\n\n23/01/2020","Suly Cerón Salas / Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación \n\nDiana Corredor / Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nLina María Osorio/Contratista\n\nDiana Corredor-Profesional Especializado\n\n\nSergio Osorio-Profesional Especializado\n\nFredy Diaz cordoba - Profesional Especializado",null,null,null,null,null,0,0,"10/05/2018: Las actividades definidas se están desarrollando frente a la oportunidad y pertinencia establecida para esta actividad\n\n31/07/2018: Se evidencian actualizaciones documentales mediante  boletines documentales de los meses de enero, febrero, marzo, abril, mayo, junio y julio de 2018. \n\n3/10/2018: Continúa la actualización de la documentación de los procesos, los cuales se evidencian a través de los boletines reportados en el anterior monitoreo. Se adjunta  el del mes de agosto de 2018 \n\n15/01/2019: Se evidencia boletines de novedades de las actualizaciones, creaciones y /o eliminación de la documentación del Sistema Integrado de Gestión de Agosto, Junio y Octubre de 2018 del proceso de Administración del Sistema Integrado de Gestión\n\n\n\n31/07/2019: Teniendo en cuenta que la actividad está relacionada directamente con la revisión de la documentación del SIG con los requisitos establecidos en NTC ISO 9001:2015, se evidencia que la documentación se encuentra bajo los lineamientos de la norma mencionada, ya que se cuenta con la certificación de cumplimiento de los requisitos de la norma.\n\n23/01/2020:  Con la evidencia de mesas de trabajo  en los procesos de comunicaciones,procesos judiciales y acciones constitucionales, planeación estratégica y Gestión, soporte apoyo informático y la certificación lograda bajo los lineamientos de la norma NTC ISO 9001:2015, esta actividad se encuentra cumplida.","CUMPLIDA","17/10/2017\n\n31/05/2018\n\n30/10/2018\n\n18/03/2019\n\n21/08/2019\n\n15/03/2020","YERILY CASTILLO\nPROFESIONAL CONTRATISTA OCI\n\nLINA ALEJANDRA MORALES SARMIENTO/ CONTRATISTA OCI\n\nCESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES \n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES\n\nEGNA NÚÑEZ\n\nALEXANDRA CORTES","17/10/2017: *Se evidencia listados de asistencia para validación de documentación de los procesos: Planeación estratégica y gestión de recursos financieros, Atención al usuario y atención legislativa, gestión de recursos físicos.\n\n31/05/2018:  Se observa que para la vigencia 2018 hay un nuevo plan de trabajo con cronograma de trabajo a 30/06/2018. El proceso no aportó la evidencia que permite determinar la efectividad de la actividad con el corte a 30/04/2018.\n\nNOTA: No se evidencia seguimiento para este periodo por parte de la OAP conforme a la segunda línea de defensa.\n\n*De acuerdo al cronograma establecido para revisión de los documentos del SIG de cada uno de los procesos, a la  fecha quedan pendientes revisar documentación de los procesos: Planeación estratégica y gestión de recursos financieros, Atención al usuario y atención legislativa y Gestión de Recursos físicos.\n\n30/10/2018: El proceso aporta de evidencia correo electrónico de fecha  20/09/2018 donde se remite el boletín de novedades de documentación del Sistema Integrado de Gestión correspondiente al mes de agosto de 2018, sin embargo la actividad programada es \"Revisar la documentación del SIG frente a los requisitos establecidos en NTC ISO 9001:2015 y frente al Instructivo para la elaboración del documentación del Sistema Integrado de Gestión SIG-I-01\" para lo cual el proceso no aporta evidencia.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n18/03/2019: El proceso aporta correos electrónicos masivos que contienen el \"BOLETÍN DE NOVEDADES DE DOCUMENTACIÓN\", así:\n• 22 de agosto de 2018 - Julio.\n• 12 de octubre de 2018 - Septiembre.\n• 12 de diciembre de 2018 - Noviembre.\n• 29 de enero de 2019 - Diciembre.\nSin embargo, la actividad programada es \"Ajustar e implementar la documentación del SIG frente a los requisitos establecidos en NTC ISO 9001:2015 \" para lo cual el proceso no aporta evidencia, por lo anterior, no se da cierre a la actividad y se recomienda al proceso revisar la acción establecida en el Plan de Mejoramiento, toda vez que en la misma no se identifica con claridad la forma de medir el nivel de avance o cumplimiento de manera cualitativa y/o cuantitativa por la generalidad con la cual se formuló en su contenido.\n\n21/08/2019: El proceso aporta dos certificados N° 01 100 5714 1831490 emitidos por el centro de certificación TUV Rheinland Colombia S.A.S, en los cuales se da constancia de la verificación del cumplimiento de los requisitos establecidos en la Norma ISO 9001:2015 por parte del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio y el Fondo Nacional de Vivienda (FONVIVIENDA), sin embargo la evidencia no es suficiente para determinar el cumplimiento de la actividad, toda vez que no se aporta el mecanismo mediante el cual se realizo la revisión de la documentación del SIG frente a los requisitos establecidos en NTC ISO 9001:2015 y frente al Instructivo para la elaboración del documentación del Sistema Integrado de Gestión SIG-I-01, tal como se establece en la actividad documentada.\nFinalmente, desde la OCI se alerta el incumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta que la misma venció el 30/05/2019.\n\n15/03/2020:   Realizada la evaluación se verificó la remisión de las siguientes evidencias:\n- Informe de auditoría - Certificación realizada para el 2018\n- Carpeta denominada \"Certificados\" que contiene los certificados de cumplimiento de los requisitos dados por la ISO para el MVCT y FONVIVIENDA.\n- Carpeta denominada \"Mesas\" la cual contiene cuatro listas de asistencia soporte de las mesas de trabajo realizadas con los procesos de Gestión de comunicaciones, Gestión de soporte técnico y apoyo informático, Procesos Judiciales y Planeación Estratégica.\nTeniendo en cuenta las evidencas aportadas por el proceso donde se observa al certificación de la entidad hasta el año 2021, así como el seguimiento realizado por la segunda línea de defensa y los cambios dados en la Entidad sobre la continuidad de la recertificación de la Entidad a fin de implementar MIGP II, se da cierre de la actividad propuesta por el proceso frente a la oportunidad de mejora establecida en los resultados de la Revisión por la Dirección.\n\nDe otra parte, a fin de verificar la efectividad de la actividad implementada, se solicita al proceso remitir los soportes de las acciones de implementación de los requisitos de calidad establecidos en MIPG para la Entidad realizados en la vigencia 2019 y lo que se lleva de 2020, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
[7,"Medición de indicadores","Revisar gestión del riesgo en la entidad ","AM","Evitar que se materialicen riesgos estimados en los mapas de riesgos de los procesos de la entidad","Revisar el informe de gestión del riesgo emitido por la OCI y tomar las acciones pertinentes del caso","2018-05-01","2018-12-31",null,"Suly Ceron y Diana Corredor Profesional Especializado OAP","10/05/2018\n\n31/07/2018\n\n19/12/2018\n\n25/02/2019","Analorena Habib Jefe Oficina Asesora de Planeación \n\nSara Piñeros Castaño/Jefe OAP ( E )\n\nSara Piñeros Castaño/Jefe OAP ( E )","10/05/2018: Se realizará mesa de trabajo el mes de junio del presente año\n\n31/07/2018: Los informes de riesgos de la vigencia 2017, y el primer trimestre de 2018 se incluyeron las observaciones en los planes de mejoramiento de los procesos del SIG\n\n19/12/2018: Se realizo revisión y actualización de los mapas de riesgos de los procesos de Seguimiento, control a la ejecución del Recurso Financiero, Gestión del Subsidio, y Saneamiento de activos de los extintos ICT INURBE, esta actividad continuara teniendo en cuenta que los informes de riesgos se socializan cada que se emiten, Y se realizó socialización de los informes de Riesgos emitidos por la Oficina de Control Interno en reunión del 16 de noviembre de 2018 a los facilitadores de proceso.\n\n25/02/2019: Se realizo mesa de trabajo con los procesos: Planeación, estratégica y gestión de recursos financieros, Administración del SIG, Gestión de Proyectos de TIC, Gestión de Comunicaciones Internas y Externas, Formulación de Políticas e instrumentación normativa, promoción y acompañamiento, gestión de proyectos, gestión del subsidio, titulación y saneamiento predial, Atención al Usuario y atención legislativa,  Conceptos jurídicos, Procesos judiciales y acciones constitucionales, gestión de talento humano, procesos disciplinarios, gestión de contratación, gestión de talento humano, gestión de recursos físicos, gestión documental, gestión soporte y apoyo informático, seguimiento y ejecución al recurso financiero, saneamiento de activos ICT INURBE, Evaluación-acompañamiento-asesoría del sistema de control interno, actualizando los mapa de riesgos tomando como insumo el Informe trimestral III de la vigencia 2018. ","CUMPLIDA","10/05/2018\n\n31/07/2018\n\n15/01/2019\n\n25/02/2019","Suly Cerón Salas / Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación \n\nDiana Corredor / Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación \n\nDiana Corredor-Profesional Especializado\n\nDiana Corredor-Profesional Especializado",null,null,null,null,null,0,0,"10/05/2018: La actividad se esta desarrollando de manera oportuna y pertinente\n\n31/07/2018: Se verifica listado de asistencia del 09 de julio hasta el 15 de agosto de 2018 de los planes de mejoramiento de los 21 procesos con la inclusión de los informe de monitoreos de riesgos del 2017 y 2018\n\n15/01/2019: Se evidencia hoja de trabajo de actualización del mapa de riesgos del proceso de seguimiento, control a la ejecución del recurso financiero, lista de asistencia de reunión el 07 de diciembre de 2018 con el proceso de saneamiento de activos ICT INURBE-OAP y OCI, y se socializa en capacitación el 16 de noviembre de 2018 presentación poder point 3. Mapas de Riesgos Diapositiva 14 y el listado de asistencia de reunión en correo electrónico del 16/11/2018 asunto Actualización del SIG.\n\n25/02/2019: Se realizo mesa de trabajo con los procesos: Planeación, estratégica y gestión de recursos financieros, Administración del SIG, Gestión de Proyectos de TIC, Gestión de Comunicaciones Internas y Externas, Formulación de Políticas e instrumentación normativa, promoción y acompañamiento, gestión de proyectos, gestión del subsidio, titulación y saneamiento predial, Atención al Usuario y atención legislativa,  Conceptos jurídicos, Procesos judiciales y acciones constitucionales, gestión de talento humano, procesos disciplinarios, gestión de contratación, gestión de talento humano, gestión de recursos físicos, gestión documental, gestión soporte y apoyo informático, seguimiento y ejecución al recurso financiero, saneamiento de activos ICT INURBE, Evaluación-acompañamiento-asesoría del sistema de control interno, actualizando los mapa de riesgos tomando como insumo el Informe trimestral III de la vigencia 2018. ","CUMPLIDA","23/10/2018\n\n18/03/2019","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES \n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES","23/10/2018: No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n18/03/2019: Se evidencia correo electrónico enviado por la OAP que adjunta una presentación del 16 de noviembre de 2018 y listado de asistencia del 16 de noviembre de 2018 que tenia como asunto la capacitación para la actualización del SIG un archivo en Excel que contenía la programación para la revisión y actualización de los mapas de riesgos de los procesos del MVCT. Se realizo mesa de trabajo con los procesos: Planeación, estratégica y gestión de recursos financieros, Administración del SIG, Gestión de Proyectos de TIC, Gestión de Comunicaciones Internas y Externas, Formulación de Políticas e instrumentación normativa, promoción y acompañamiento, gestión de proyectos, gestión del subsidio, titulación y saneamiento predial, Atención al Usuario y atención legislativa,  Conceptos jurídicos, Procesos judiciales y acciones constitucionales, gestión de talento humano, procesos disciplinarios, gestión de contratación, gestión de talento humano, gestión de recursos físicos, gestión documental, gestión soporte y apoyo informático, seguimiento y ejecución al recurso financiero, saneamiento de activos ICT INURBE, Evaluación-acompañamiento-asesoría del sistema de control interno, actualizando los mapa de riesgos tomando como insumo el Informe trimestral III de la vigencia 2018.\n\nAdicionalmente, durante el mes de febrero de 2019 se realizó la actualización de los mapas de riesgos de los procesos para la vigencia 2019 y mediante los listados de asistencia se soportan las mesas de trabajo realizadas y los mencionados mapas fueron suministrados a la OCI para la evaluación pertinente; además ya se encuentran publicados en la página web del MVCT.\n\nFinalmente, se evidencian los 21 (procesos) formatos de SOLICITUD DE CREACIÓN, MODIFICACIÓN Y/O ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS con la debida justificación a la modificación del mapa de riesgos y CONCEPTO TÉCNICO DE REVISIÓN DE SOLICITUDES DE DOCUMENTACIÓN.","CUMPLIDA","NO","Se establece eficacia de la acción, toda vez que se requiere que los mapas de riesgos de los procesos del MVCT sean actualizados conforme a la nueva metodología de riesgos en el MVCT.","LINA ALEJANDRA MORALES SARMIENTO"]
[8,"Auditorías Internas SIG","Se evidenció que se tiene el documento \"Análisis del entorno\" de fecha de noviembre 2016, en el siguiente link (); se observa que han pasado 2 años, no tiene documentada la frecuencia ni la metodología para la revisión de la información sobre las cuestiones, sin embargo, en entrevista los auditados mencionan que será actualizado la versión 2018 como se observó en el plan de mejoramiento del proceso-Identificación de Brechas. ","AP","Por ser un documento con primera versión no se contemplaron las variables de frecuencia ni metodología para la revisión de la información","Documentar la periodicidad de  los seguimientos y revisiones periódicas a las cuestiones internas y externas del sistema, así como la forma de llevarla a cabo. Adicionalmente, realizarlas de acuerdo a los períodos establecidos.","2018-08-15","2019-02-15",null,"Suly Ceron Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación ","31/07/2018\n\n03/10/2018\n\n19/12/2018\n\n25/02/2019","Jefe Oficina Asesora de Planeación \nAnalorena Habib Cañizales\n\nSara Piñeros Castaño/Jefe OAP ( E )\n\nSara Piñeros Castaño/Jefe OAP ( E )","31/07/2018: Esta actividad esta programada para iniciar a mediado de agosto de 2018\n\n03/10/2018: El Manual del Sistema Integrado de Gestión SIG-M-01 V 12 del 23 de agosto de 2018, incluye los seguimientos y revisiones periódicas que deben realizarse a las cuestiones internas y externas; las cuales se les hizo seguimiento en el documento Contexto Estratégico MVCT PEL-L-01 V 2.0 del 23 de agosto de 2018 en el punto 5.3\n\n19/12/2018: Se encuentra en el Manual del SIG V 12 del 23 de agosto de 2018, si bien es cierto que no es suficiente la periodicidad ya que es con categoría de frecuente, en el ejercicio de planeación estratégica de 2018 y 2019 se tendrá esa claridad.\n\n25/02/2019: Se actualiza el procedimiento PEF-P-03 versión 9.0 el 31 de enero de 2019  en la pagina 2 del documento El análisis de capacidades y entorno se realizará cada 4 años y será revisado anualmente para identificar si se han presentado cambios en el contexto que puedan impactar el sector y afectar el PES o PEI definidos. Si se determina que hay algún factor externo o interno que impacte el cumplimiento de los objetivos establecidos, se actualizará el análisis del entorno y se revisará y ajustará el Plan Estratégico Sectorial –PES- y el Plan Estratégico Institucional –PEI-.","CUMPLIDA","31/07/2018\n\n03/10/2018\n\n15/01/2019\n\n26/01/2019","Suly Cerón Salas / Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nLina María Osorio/Contratista \n\nDiana Corredor-Profesional Especializado\n\nDiana Corredor-Profesional Especializado",null,null,null,null,null,0,0,"31/07/2018: Esta actividad esta programada para iniciar a mediado de agosto de 2018\n\n03/10/2018: Se evidencia que en el  Manual del Sistema Integrado de Gestión SIG-M-01 V 12 del 23 de agosto de 2018 incluye los seguimientos y revisiones periódicas que deben realizarse a las cuestiones internas y externas; a éstas se les hizo seguimiento actualizando sus expectativas y requisitos y aquellas nuevas a tener en cuenta. Lo anterior se puede evidenciar en el documento  Contexto Estratégico MVCT PEL-L-01 V 2.0 del 23 de agosto de 2018 en el punto 5.3\n\n15/01/2019: Se evidencia en el Manual del Sistema Integrado de Gestión SIG-M-01 V 12 del 23 de agosto de 2018 en el numeral 4. 1 Comprensión de la organización y el contexto\n\n26/01/2019: Se evidencia la publicación del  procedimiento PEF-P-03 versión 9.0-Procedimiento Formulación y seg PES y PEI con fecha del 31 de enero de 2019 ","CUMPLIDA","23/10/2018\n\n18/03/2019","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES \n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES","23/10/2018: Se evidencia los registros de documentos así:\n1, Manual del Sistema Integrado de Gestión SIG-M-01 V 12 del 23 de agosto de 2018 incluye los seguimientos y revisiones periódicas que deben realizarse a las cuestiones internas y externas.\n2, en el documento  Contexto Estratégico MVCT PEL-L-01 V 2.0 del 23 de agosto de 2018 en el punto 5.3. la descripción de los grupos de interés.\nNo es claro el cumplimiento de la periodicidad de  los seguimientos y revisiones periódicas a las cuestiones internas y externas del sistema, así como la forma de llevarla a cabo. \nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n18/03/2019: Se evidencia actualización del procedimiento PEF-P-03 versión 9.0 el 31 de enero de 2019  en la pagina 2 del documento El análisis de capacidades y entorno se realizará cada 4 años y será revisado anualmente para identificar si se han presentado cambios en el contexto que puedan impactar el sector y afectar el PES o PEI definidos. Si se determina que hay algún factor externo o interno que impacte el cumplimiento de los objetivos establecidos, se actualizará el análisis del entorno y se revisará y ajustará el Plan Estratégico Sectorial –PES- y el Plan Estratégico Institucional –PEI-.\n\nAdicionalmente, se observo pantallazo de la publicación en la página web de la entidad del día 26 de febrero de 2019, en este se visualiza que se encuentran cargados los PEF-P-03 versión 9.0 y PEF-P-04 versión 10.0 ","CUMPLIDA","NO","Se establece eficacia de la acción, toda vez que no se cuenta con una metodología que determine la periodicidad de  los seguimientos y revisiones periódicas a las cuestiones internas y externas del SIG.","LINA ALEJANDRA MORALES SARMIENTO"]
[9,"Auditorías Internas SIG","Se observó que la documentación digital que administra el proceso, no es de fácil acceso, toda vez que el equipo de trabajo no cuenta con una herramienta de consulta compartida que a su vez sea objeto de recuperación de la data. Se observó que la actividad 20 del plan de mejoramiento del proceso (solicitar al grupo de soporte, apoyo informático la realización de los equipos de cómputo de la profesional que manejan el SIG en la OAP- Realizar Backus de la información del SIG- Solicitar la carpeta compartida al Grupo de Soporto y Apoyo Informático para mantener toda la documentación del SIG en una sola herramienta de fácil acceso) con fecha final es de 31 de diciembre. \n\nFrente a la organización documental se observa que el archivo de gestión digital o electrónico del proceso administración del SIG se encuentra distribuido en los equipos de cómputo de las profesionales encargadas del proceso, y a la fecha no cuenta con Backus de información, que evita materialización de riesgos asociados a la manipulación indebida y pérdida de información. ","AP","\n\nPor contar con tanta documentación de años anteriores no se había visto  la necesidad de recopilar en una carpeta el tema del SIG","Realizar Backus de la información del SIG\n\nSolicitar la carpeta compartida al Grupo de Soporte y Apoyo Informático para  mantener toda la documentación del SIG en una sola herramienta de fácil acceso.","2018-03-01","31/12/2018\nRedefinir fecha fin para el 31/05/2019",null,"Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación ","31/07/2018\n\n03/10/2018\n\n19/12/2018\n\n25/02/2018","Jefe Oficina Asesora de Planeación \nAnalorena Habib Cañizales\n\nSara Piñeros Castaño/Jefe OAP ( E )\n\nSara Piñeros Castaño/Jefe OAP ( E )","31/07/2018: El grupo SIG se encuentra en proceso de validación de información y definición de información para back up y para incluir en la carpeta compartida\n\n03/10/2018: La OAP se encuentra en proceso de revisar la información que se incluirá en la carpeta compartida\n\n19/12/2018: La OAP se encuentra en proceso de revisar la información que se incluirá en la carpeta compartida\n\n25/02/2018:  Se requiere plazo del primer trimestre de 2019, ya que se ha gestionado parcialmente salvaguardar la información del Sistema Integrado de Gestión, Se realizo solicitud al grupo de soporte y apoyo informático por medio de correo electrónico el 31 de enero de 2019, y se recibió la creación de la carpeta \\\\Domusfile2\\sig$  por cada uno de los procesos","VENCIDA","31/07/2018\n\n03/10/2018\n\n15/01/2019","Suly Cerón Salas / Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación \n\nLina María Osorio/Contratista\n\nDiana Corredor-Profesional Especializado",null,null,null,null,null,0,0,"31/07/2018: la fecha se está gestionando para contar con una carpeta compartida \n\n03/10/2018: No se han adelantado actividades  adicionales\n\n15/01/2019: Se evidencia correo electrónico del 06 de junio  de 2018 asunto: Carpetas compartidas OAP, Se evidencia correo electrónico del 07 de junio de 2018 asunto: carpetas compartidas para OAP,  Se evidencia correo electrónico del 07 de junio de 2018 asunto: Complemento solicitud de creación carpetas OAP, requerimiento No 14969, correo electrónico del 27 de marzo de 2018 asunto: Propuesta de carpetas compartidas para OAP","VENCIDA","23/10/2018\n\n13/03/2019","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES \n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES","23/10/2018: No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n13/03/2019: Se evidencia correo electrónico del 06 de junio  de 2018 asunto: Carpetas compartidas OAP, Se evidencia correo electrónico del 07 de junio de 2018 asunto: carpetas compartidas para OAP,  Se evidencia correo electrónico del 07 de junio de 2018 asunto: Complemento solicitud de creación carpetas OAP, requerimiento No 14969, correo electrónico del 27 de marzo de 2018 asunto: Propuesta de carpetas compartidas para OAP\n\nSe evidencia correo electrónico por parte del Grupo de Soporte Técnico y Apoyo Informático del 5 de febrero de 2019 informando la disponibilidad de carpetas por proceso en el DomusFile.  Se evidencia pantallazo del 26 de febrero de 2019 en el cual se observa las carpetas establecidas para cada uno de los procesos de MVCT en el servidor en la ruta sig$(//Domusfile2) (y:)","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
[10,"Auditorías Internas SIG","Se observó que la solicitud de actualización de la caracterización del proceso Formulación de Políticas e Instrumentación Normativa versión 6.0. fue presentada en noviembre de 2017 y actualizada dentro del SIG en febrero 2018, actividad que evidencia que no hay un tiempo límite de respuesta para la solicitud de cambio de documentos a los procesos. Adicionalmente,  (18)\n\nse observó que el \"Boletín de novedades documentales\" no se remite con oportunidad, ya que en este se relaciona la documentación del mes inmediatamente anterior. (15)\n\n Se observó en el Manuel de Calidad Vigente, identificando con el código SIG-M-01 versión 11.0, que no se menciona la no aplicación de requisitos. Sin embargo, en el documento de Identificación de Brechas se tiene previsto revisar antes de junio 30, según lo definido en el Plan de Acción, validar los numerales 7.1..5. Recursos de seguimiento y medición.  (11)\n\nVerificada la TRD del 13 de abril de 2016, se evidencia que en la misma no se cuenta con series y subseries documentales para la custodia y conservación de las unidades documentales que genera el proceso, tales como: Solicitudes de Elaboración, modificación y/o eliminación de documentos del SIG y el concepto técnico de su aprobación; sin embargo, el proceso estableció una acción de mejora en el plan de mejoramiento para actualizar sus TRD. (19)\n\nSe observa que los documentos del proceso no surten trámite de diligenciamiento de SIG-F-01 Solicitud de elaboración, modificación y/o eliminación de documentos, si bien es cierto, en las políticas de operación del procedimiento se establece: \"No se requiere el diligenciamiento de SIG-F-01 Solicitud de elaboración, modificación y/o eliminación de documentos, cuando los cambios en el SIG surgen a raíz de la normativa nacional o cuando es necesario realizar el cambio por alguna directriz presidencial; siempre cuando el liderazgo de dicho cambio sea responsabilidad de la Oficina Asesora de Planeación (OAP)\". Se recomienda aclarar si la excepción aplica solo para el caso descrito, ya que la OAP también excluye de este formato los demás cambios que sea objeto de variación normativa, sino actividades del proceso que requieren cambios. (18)\n\n Se observa que entre los documentos externos que afectan la planificación y operación del SIG de la entidad, solo se tienen en  cuenta los de carácter normativo incluidos en el Normograma, pero en este no se registra otros documentos aplicados por la entidad necesarios para su gestión. Se recomienda identificar por áreas cuales son los documentos generados externamente que sean vitales o esenciales para el desarrollo de las actividades en cada proceso y que sin estos el proceso pueda verse limitado para ejecutar sus actividades. Es decir, actualmente se tiene contemplado en el SIG como documentos de tipo externo la normatividad que se encuentra contemplada en los Normogramas, al respecto es importante precisar que si bien la diferente normatividad aplicable a cada proceso es importante precisar que si bien la diferente normatividad aplicable a cada proceso es importante como referencia, no deja de ser un documento de tipo \"consulta\", más no indispensables para realizar una actividad específica; ejemplo en financiera una factura de un proveedor es un documento externo vital e indispensable para realizar un registro contable, sin este dicho registro no tendría soporte ni sustento y la normatividad aplicable para realizar registros contables, se utilizaría a manera ilustrativa y de conocimiento general más no como un documento de tipo externo necesario para realizar el registro contable. (18)\n\n Se recomienda fortalecer el control de almacenamiento y protección de los registros, así como la articulación con el Proceso de Gestión Documental administrativo respecto a la gestión documental como el tiempo de retención y la disposición de los registros y las especificaciones técnicas de conservación documental, las cuales se encuentran contempladas en los procedimientos y manuales de dicha área, a fin de que la Gestión documental y el control de documentos no se realicen de manera independiente por parte del Proceso de Gestión Documental Administrativo y el SIG, sino que se haga una integración entre las mismas. (19)","AP","No se tiene contemplados dentro del procedimiento de Control de documentos del Sistema Integrado de gestión, la totalidad de aspectos mencionados en éste hallazgo ","Revisar y actualizar el procedimiento de Control de Documentos del Sistema Integrado de Gestión, de acuerdo al requisito 7.5 Información Documentada de la ISO 9001:2015\ny revisar y de ser necesario, ajustar los normogramas de los procesos","2018-08-15","2019-06-30",null,"Diana Corredor\nProfesional Especializado Oficina Asesora de Planeación","2019-03-19","Analorena Habib Jefe Oficina Asesora de Planeación ","19/03/2019: Se ajustó el documento de del procedimiento de control de documentos  SIG-P-01 V5.0, de acuerdo a los requisitos de la ISO 9001:2015. \n\nSe ajusta en el contenido en el ítem 1 se incluye observaciones, En el ítem 5 y 6 se incluye evidencia, En el ítem No 8 se agrega en la evidencia “con firma de recibido” El ítem 10 se incluye como actividad en el procedimiento. Se elimina 6.2 Control De Documentos Externos, debido a que constituyen las mismas actividades del 6.1, la cual quedaría ítem 6 Se incluye política Todo documento externo que sea considerado necesario para la operación del proceso debe estar identificado según los lineamientos definidos en el SIGI-01\n","CUMPLIDA","2019-03-19","Sergio Osorio / Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación ",null,null,null,null,null,0,0,"19/03/2019: Se evidencia el documento SIG-P-01 ajustado conforme a los requisitos de la ISO 9001:2015, mediante radicado 2019IE0003253 del 13 de marzo se actualiza el procedimiento control de documentos y el concepto de aprobación por medio de radicado 2019IE0003392 del 15 de marzo del 2019.\n","CUMPLIDA","22/10/2018\n\n13/03/2019","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES \n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES","22/10/2018: Se evidencia SIG-P-01  procedimiento de control de documentos Versión 5.0 del 29/08/2018, el cual fue tramitado mediante Solicitud de creación, modificación y/ eliminación de documentos 23/8/2018 IE0009876 y aprobado por OAP con radicado del 23/8/2018  N. 2018IE0009912, dicho procedimiento actualizado, se encuentra publicado en el link: http://portal.minvivienda.local/sobre-el-ministerio/planeacion-gestion-y-control/sistemas-de-gestion/mapa-de-procesos/administracion-del-sistema-integrado-de-gestion, sin embargo en el control de cambios no se especifica con claridad los cambios establecidos, de otra  parte no se evidencia la revisión de los normogramas para determinar si se requieren actualizar.\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n18/03/2019: Se evidencia ajuste procedimiento de control de documentos  SIG-P-01 quedando en su V5.0, de acuerdo a los requisitos de la ISO 9001:2015 con fecha de actualización en el control de cambios del 29 de agosto de 2018. Se ajusta en el contenido en el ítem 1 se incluye observaciones, En el ítem 5 y 6 se incluye evidencia, En el ítem No 8 se agrega en la evidencia “con firma de recibido” El ítem 10 se incluye como actividad en el procedimiento. Se elimina 6.2 Control De Documentos Externos, debido a que constituyen las mismas actividades del 6.1, la cual quedaría ítem 6 Se incluye política Todo documento externo que sea considerado necesario para la operación del proceso debe estar identificado según los lineamientos definidos en el SIG-01.\n","CUMPLIDA","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,"Realizar seguimiento a la emisión de boletín de novedades de los meses: Febrero, Marzo, y abril del presente año. ","2018-03-01","2018-05-30",null,"Diana Corredor\nProfesional Especializado Oficina Asesora de Planeación","10/05/2018 31/07/2018 19/12/2018","Analorena Habib Jefe Oficina Asesora de Planeación ","10/05/2018 : Se reviso la publicación de los boletines de novedad de los meses febrero, marzo y abril del presente año, evidenciando que estos se realizaron de manera oportuna\n\n31/07/2018: Se reviso la publicación de los meses de mayo,  junio y julio de 2018\n\n19/12/2018: Para los meses de agosto, septiembre, octubre, noviembre de 2018, se realizaron y publicaron los respectivos boletines","CUMPLIDA","10/05/2018\n31/07/2018\n15/01/2018","Suly Cerón Salas / Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación \n\nDiana Corredor / Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación ",null,null,null,null,null,0,0,"10/05/2018: La actividad se desarrollo pertinente y oportunamente\n\n31/07/2018: Según observación de la OCI del 31 de mayo de 2018 , se cuenta con la evidencia de los correos electrónicos de los meses de diciembre de 2017 y enero 2018\nSe evidencia correo electrónico de los meses de mayo, junio y julio de 2018.\n\n15/01/2018 Se cuenta con los correo electrónicos del 07 de junio de 2018 de las novedades documentales de mayo de 2018, se evidencia correo electrónico del 09 de julio de 2018 de tema novedades documentales SIG junio, se evidencia correo electrónico del 22 de agosto de 2018 asunto: Novedades documentales SIG julio 2018 en asunto: Novedades documentación SIG julio 2018, Se evidencia correo electrónico del 20 de septiembre de 2018 asunto: Novedades documentación SIG Agosto,  se evidencia correo electrónico del 12 de octubre de 2018 asunto: Novedades documentación SIG septiembre, se evidencia correo electrónico del 13 de noviembre de 2018 en asunto: Novedades documentación SIG Octubre, se evidencia correo electrónico del 12 de diciembre de 2018 en asunto Novedades documentación SIG Noviembre.","CUMPLIDA","31/05/2018\n\n30/10/2018","YERILY CASTILLO\nPROFESIONAL CONTRATISTA OCI\n\nCESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES \n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES","31/05/2018: Se observan los correos electrónicos así:\n-Boletín de novedades documentales Febrero de 2018, Fecha: 20/03/2018\n- Novedades documentales SIG marzo 2018,  Fecha: 05/04/2018\n- Novedades documentales SIG Abril 2018,  Fecha: 11/05/2018\nNo se obtuvo evidencia suficiente y probatoria para hacer el cierre total de la actividad ya que no se aportó evidencia de publicación de los boletines de Diciembre 2017 y Enero 2018.\nSe exhorta al área a realizar el aporte de las evidencias del mes no reportado en el siguiente seguimiento.\n\n30/10/2018: No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n18/03/2019: El proceso aporta como evidencia los siguientes correos electrónicos:\n• 07 de junio de 2018 de las novedades documentales de mayo de 2018\n• 09 de julio de 2018 de tema novedades documentales SIG junio\n• 22 de agosto de 2018 asunto: Novedades documentales SIG julio 2018 \n• 20 de septiembre de 2018 asunto: Novedades documentación SIG Agosto\n• 12 de octubre de 2018 asunto: Novedades documentación SIG septiembre\n• 13 de noviembre de 2018 en asunto: Novedades documentación SIG Octubre\n• 12 de diciembre de 2018 en asunto Novedades documentación SIG Noviembre\n• 29 de enero de 2019 en asunto Novedades documentación SIG Diciembre\n\nEn todos los anteriores se encuentra adjunto el respectivo boletín publicado en la página web de la entidad.","CUMPLIDA"]
[null,null,null,null,null,"Actualizar matriz de interrelación con estado e interrelación entre las citados modelos","2017-02-01","31/08/2017\n30/08/2018",null,"Diana Corredor y Suly Cerón/Profesional Especializado OAP","17/10/2017\n15/02/2018 07/02/2018  31/07/2018 03/10/2018 19/12/2018","Jefe Oficina Asesora de Planeación","17/10/2017: Esta actividad se encuentra en proceso, es necesario complementar la verificación de requisitos con algunos procesos.\n\n15/02/2018: Al interior de la Oficina OAP se determino que el alcance de este documento iba a contemplar la normativa: NTC ISO 9001:2015 y GP1000:2009, esta actividad con este alcance esta definido para el 30 de agosto de 2018, actualmente se encuentra en proceso de actualización\n\n07/02/2018: En mesa de trabajo del grupo SIG de la OAP, se determina que según el decreto 1499 de 2017, la NTC GP1000 pierde validez, razón por la cual , el alcance de la tabla de correlación se limitará a ISO9001:201, siendo esta documento un anexo del manual de calidad del Sistema Integrado de Gestión, el cual se encuentra en proceso de actualización\n\n03/10/2018: El Manual del Sistema Integrado de Gestión SIG-M-01 V 12 del 23 de agosto de 2018, incluye la en su anexo 1 la Matriz de Correlación por Procesos NTC ISO 9001:2015, en la que se evidencia la aplicabilidad del requisito de norma asociado al proceso\n\n19/12/2018: Se cuenta con la matriz de correlación de las normas ISO9001:2015, Decreto 1072 de 2015, MECI, MIPG V2, en la que se evidencia la aplicabilidad del requisito de norma asociado al proceso","CUMPLIDA","10/05/2018\n31/07/2018 \n03/10/2018\n 15/01/2019","Suly Cerón Salas / Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación \n\nDiana Corredor / Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación\n\nLina María Osorio/Contratista\n\nDiana Corredor / Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación",null,null,null,null,null,0,0,"10/05/2018: La actividad se encuentra en proceso\n\n31/07/2018: Se evidencia acta del 1 de junio de 2018, en la que se determina alcance de matriz de  correlación. Se evidencian correos electrónicos de actualización del Manual de calidad del SIG.\n\n03/10/2018: Se evidencia en el Manual del Sistema Integrado SIG-M-01 V 12 del 23/08/2018 en su anexo 1, la Matriz de Correlación por Procesos - NTC ISO 9001:2015, en la que se presenta la pertinencia de los numerales de dicha norma para cada proceso. \nSe adjunta solicitud, concepto del Manual del Sistema Integrado de Gestión, el cual se encuentra publicado en el siguiente link http://portal.minvivienda.local/ProcesosCorporativos/SIG-M-01%20Manual%20del%20Sistema%20Integrado%20de%20Gestión%2012.0.pdf\nSe evidencia acta del 2 de mayo de 2018 en la que se establece el compromiso de ajustar el Manual incluyendo la tabla de correlación\n\n15/01/2019: Se cuenta con la matriz de correlación de las normas ISO9001:2015, Decreto 1072 de 2015, MECI, MIPG V2","CUMPLIDA","31/05/2018\n\n17/10/2017\n\n30/10/2018\n\n18/03/2019","YERILY CASTILLO\nPROFESIONAL CONTRATISTA OCI\n\nLINA ALEJANDRA MORALES SARMIENTO/ CONTRATISTA OCI\n\nCESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES \n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES","17/10/2017: Para este periodo el proceso no aportó la evidencia que permite determinar la efectividad de la actividad; se exhorta al área a realizar el aporte de las evidencias del mes no reportado, en el próximo seguimiento.\nLa actividad se encuentra duplicada (Ver ítem 27)\nNOTA: No se evidencia seguimiento para este periodo por parte de la OAP conforme a la segunda línea de defensa.\n\n31/05/2018: A la fecha del seguimiento OAP se encuentra en la elaboración de la matriz de interrelación de las normas NTC GP1000:2009, NTC ISO 9001:2015, MECI, Modelo Integrado de Planeación y Gestión, Decreto 1072 (Capitulo 6) de 2015.  \n\n30/10/2018: Se evidencia formato de solicitud SIG-F-01 del 23 de Agosto con radicado 2018IE0009876  para la actualización del Manual Sistema Integrado de Gestión V11 y soporte de aprobación del 23 de Agosto de OAP con radicado numero 2018IE0009876, Se relaciona correo del 23 de Julio y 16 de Agosto y se adiciona una tabla de Correlación MVCT V12 pero está no esta completa, por consiguiente las evidencias entregadas no soportan en su totalidad el requerimiento de Actualizar la matriz de interrelación con estado e interrelación entre las citados modelos.  \nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n18/03/2019: El proceso aporta como evidencia la matriz de correlación de las normas ISO9001:2015, Decreto 1072 de 2015, MECI, MIPG V2, en la que se evidencia la aplicabilidad del requisito de norma asociado al proceso.","CUMPLIDA"]
[null,null,null,null,null,"Revisar y actualizar la TRD del proceso Administración del Sistema Integrado de Gestión conforme a los lineamientos establecidos por Gestión Documental","2018-03-01","2019-06-30",null,"Técnico Administrativo","10/05/2018 31/07/2018 03/10/2018 19/12/2018 25/02/2019","Jefe Oficina Asesora de Planeación ","10/05/2018:  Se han realizado reuniones con Gestión Documental para definir lineamientos de Administración de TRDS. Se presentó una propuesta de TRD por parte de la OAP a Gestión Documental, la cual se encuentra en revisión \n\n31/07/2018:  Se presentó una propuesta de TRD por parte de la OAP a Gestión Documental, la cual se encuentra en revisión \n\n03/10/2018: La OAP se encuentra a la espera de la retroalimentación de la propuesta de TRD por parte de Gestión Documental\n\n19/12/2018: La OAP se encuentra a la espera de la retroalimentación de la propuesta de TRD por parte de Gestión Documental\n\n25/02/2019: Se amplia el plazo debido a que esta actividad depende del proceso de gestión documental y esta planteada para realizar en la vigencia 2019\n\n5 junio 2020: Con la planeacion del año 2020, se inicion el proceso de actualizacion de las TRD con el grupo de gestion documental, y el pasado 7 de mayo de 2020. esta actividad es responsabilidad de este grupo ya que dentro de sus funciones se establece generar los lineamientos documentales, se requiere que quede asociada al plan de mejoramiento del correspondiente proceso, para asi dar cumplimiento.\n\nEvidencias :  acta de reuniones con TRD","VENCIDA","10/05/2018 \n\n31/07/2018\n\n03/10/2018\n\n15/01/2019","Suly Cerón Salas / Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación \n\nDiana Corredor / Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación \n\nLina María Osorio/Contratista\n\nDiana Corredor / Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación ",null,null,null,null,null,0,0,"10/05/2018: La actividad se encuentra en desarrollo\n\n31/07/2018: Se cuenta con correos electrónico del mes de mayo de adelantos para mejorar el procedimiento de control de documentos y el procedimiento de planificación de gestión del cambio.\nEl procedimiento de revisión por la dirección fue aprobado  el 16 julio de 2018\nLa  metodología de indicadores de gestión y el instructivo de hoja de vida de indicadores se encuentra publicado con fecha el 01 de junio de 2018 \nEl procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora con su respectivo formato plan de mejoramiento se publico  el 29 de junio de 2018 \n\n03/10/2018: No se han adelantado actividades  para este seguimiento. Se adjuntan las evidencias de mes de julio\n\n15/01/2019: Se evidencia correo electrónico del 21 de mayo de 2018 asunto: Información , del 22 de mayo de 2018 asunto Información, correo electrónico del 07 de mayo de 2018, y correo electrónico del 23 de abril transferencia de archivos","VENCIDA","23/10/2018\n\n18/03/2019","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES \n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES","23/10/2018: No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n18/03/2019: Se evidencia correo electrónico del 21 de mayo de 2018 asunto: Información , del 22 de mayo de 2018 asunto Información, correo electrónico del 07 de mayo de 2018, y correo electrónico del 23 de abril transferencia de archivos. El proceso no aporta nuevas evidencias que permitan determinar avances en el cumplimiento de la acción.","VENCIDA"]
[11,"Auditorías Internas SIG","Se observaron falencias en el aseguramiento de las responsabilidades y autoridades para los roles asignados dentro de cada proceso, así como se comuniquen, entienda en toda la organización y se documente de acuerdo con los lineamiento establecidos en el ministerio. ","AP","No se tiene claridad por cargos, quién o quienes tienen responsabilidad y autoridad para los roles de cada proceso del Sistema Integrado de Gestión.","Ajustar el Manual del Sistema Integrado de Gestión, definiendo los roles, responsabilidades y cargos responsables del Sistema Integrado de Gestión.","2018-08-15","2018-09-27",null,"Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación ","31/07/2018\n\n03/10/2018","Jefe Oficina Asesora de Planeación \nAnalorena Habib Cañizales\n\nJefe Oficina Asesora de Planeación \nAnalorena Habib Cañizales","31/07/2018: Esta actividad esta programada para iniciar a mediado de agosto de 2018\n\n03/10/2018: Se incluyó en el Manual del Sistema integrado de Gestión SIG-M-01 V 12 del 23 de agosto de 2018, en el punto 5.3 los roles, responsabilidades y autoridades del Ministerio","CUMPLIDA","31/07/2018\n\n03/10/2018","Suly Cerón Salas / Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación ",null,null,null,null,null,0,0,"31/07/2018: Esta actividad esta programada para iniciar a mediado de agosto de 2018\n\n03/10/2018: Se evidencia que el  en el Manual del Sistema integrado de Gestión SIG-M-01 V 12 del 23 de agosto de 2018, en el punto 5.3, se incluyen  los roles, responsabilidades y autoridades del Ministerio","CUMPLIDA","22/10/2018\n\n","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES \n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES","22/10/2018: Se evidencia registro de solicitud de actualización Manual del Sistema Integrado de Gestión SIG-M-01 V 12 del 23 de agosto de 2018 con número de radicado 2018IE0009876 del 23 de Agosto del 2018, en el punto 5.3, se incluyen  los roles, responsabilidades y autoridades del Ministerio, sin embargo en el mismo no se establece las autoridad que se definen en la no conformidad identificada.\n\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso aporte las evidencias que soporten el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.","CUMPLIDA","NO","No se establece eficacia de la acción, toda vez que el manual del SIG no establece roles y responsabilidades del MIPG II.","LINA ALEJANDRA MORALES SARMIENTO"]
[12,"Auditorías Internas SIG","Se observa falencias en la aplicación de la metodología de Integrada de Administración del Riesgo  1.0 puesto que hay riesgos sin identificar con la naturaleza de los procesos, los monitoreos que deben realizar los procesos de manera mensual no se ejecutan  o  su contenido no es explicito para detallar las actividades que se desarrollan en cada periodo, no se evidencia el seguimiento trimestral  que asegure el cumplimiento de la política de riesgos establecida por la alta dirección. ","AP","Dentro de la metodología de administración del riesgo, no se tienen claramente definidas los resultados y productos de dicha gestión.","Revisar y ajustar la metodología de administración del riesgo en la entidad de acuerdo a la nueva guía definida por el Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP","2018-08-15","15/02/2019\nse redefine fecha para el 30/06/2019",null,"Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación ","31/07/2018\n\n03/10/2018\n\n19/12/2018\n\n27/05/2019","Jefe Oficina Asesora de Planeación \nAnalorena Habib Cañizales\n\nSara Piñeros Castaño/Jefe OAP ","31/07/2018: Esta actividad esta programada para iniciar a mediado de agosto de 2018\n\n03/10/2018: Actividad aún sin iniciar\n\n19/12/2018: A la fecha se encuentra en  revisión documento Política y Metodología para administración de riesgos\n\n27/05/2019: Mediante el comité institucional de coordinación de control interno, se aprobó el 3 de abril del 2019 y se encuentra disponible en: Mapa de procesos; Administración del SIG; Guías e instructivos; POLÍTICA. De igual manera y mediante el concepto técnico del 16 de abril del 2019, se aprobó la metodología que contiene los lineamientos para la administración del riesgo en el MVCT y la herramienta que permite el diligenciamiento de los riesgos de los procesos de la entidad.","CUMPLIDA","31/07/2018\n\n03/10/2018\n\n15/01/2019\n\n31/07/2019","Suly Cerón Salas / Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación \n\nLina María Osorio/Contratista\n\nDiana Corredor-Profesional Especializado\n\nSergio Osorio-Profesional Especializad",null,null,null,null,null,0,0,"31/07/2018: Esta actividad esta programada para iniciar a mediado de agosto de 2018\n\n03/10/2018: Actividad aún sin iniciar\n\n15/01/2019: Se evidencia correo electrónico del 19 de diciembre de 2018 con la revisión de la política de riegos y la metodología de administración del riesgo, y correo electrónico del 07 de diciembre de 2018 asunto: Asunto actualización de administración Riesgos MVCT , Correo electrónico del 03 de diciembre de 2018 asunto: producto de Ivon-Política Administración del Riesgo, y correo electrónico del 29de junio de 2018 asunto: Cronograma Riesgos.\n\n\n31/07/2019: Las evidencias presentadas soportan el cumplimiento de la actividad planteada, ya que se trabajó en el desarrollo de la política de riesgos de la entidad basándose en los lineamientos que el DAFP emitió mediante la \"Guía para la administración del riesgo y el diseño de controles en entidades públicas\" y se aprobó mediante el comité institucional de coordinación de control interno, el 3 de abril del 2019. También es importante mencionar que se logró desarrollar una herramienta que permite incluir todos los requerimientos de la guía del DAFP de manera integral. ","CUMPLIDA","22/10/2018\n\n18/03/2019\n\n21/08/2019","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES \n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES\n\nEGNA NÚÑEZ","22/10/2018: No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n18/03/2019: Se evidencia correo electrónico del 19 de diciembre de 2018 con la revisión de la política de riegos y la metodología de administración del riesgo, y correo electrónico del 07 de diciembre de 2018 asunto: Asunto actualización de administración Riesgos MVCT , Correo electrónico del 03 de diciembre de 2018 asunto: producto de Ivon-Política Administración del Riesgo, y correo electrónico del 29de junio de 2018 asunto: Cronograma Riesgos.\n\nNo obstante, es preciso mencionar que a la fecha de la evaluación a realizar por la OCI no se han suministrado evidencias adicionales que permitan verificar el cumplimiento de la acción y por último se observa que se amplio el plazo en la fecha de finalización de la misma a 30 de junio de 2019.\n\n21/08/2019: Se evidencia el Acta N° 02 del 03 de abrí de 2019 emitida por el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno (virtual), en esta se observa en el punto 7 la aprobación de la Política de Administración del Riesgo del MVCT, documento que fue presentado por parte de la OAP y que cuenta con los requisitos establecidos en la Guía de Administración del Riesgo emitida por el DAFP para ser utilizada como instrumento de apoyo en la elaboración de dicho lineamiento por parte de las diferentes entidades.\n\nAdicionalmente, se evidencia los formatos SIG-F-02 \"CONCEPTO TÉCNICO DE REVISIÓN DE SOLICITUDES DE DOCUMENTACIÓN\" radicado No. 2019IE0004673, con fecha de emisión del 16 de abril de 2019, a través del cual se aprobó la modificación de Metodología Integrada de Administración del Riesgo, del formato de Mapa de Riesgos Integrado, entre otros y el formato con radicado No. 2019IE0004464, con fecha de emisión del 09 de abril de 2019, por medio del cual se aprobó la modificación del lineamiento de la Política de Administración del Riesgo (SIG-L-01) V 2.0\n\nFinalmente, estos lineamientos fueron socializados a los facilitadores y lideres de los procesos que integran el MVCT el 26 de abril de 2019, mediante un ejercicio nombrado por la OAP como lanzamiento de la metodología, la política y la herramienta. Por lo anterior, se dio cumplimiento a la actividad establecida en el plan de mejoramiento.","CUMPLIDA","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,"Identificar, medir, controlar y monitorear riesgos conforme a la metodología","2018-08-15","15/02/2019\nse redefine fecha para el 31/08/2019",null,"Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación ","31/07/2018\n\n03/10/2018\n\n19/12/2018\n\n27/05/2019","Jefe Oficina Asesora de Planeación \nAnalorena Habib Cañizales\n\nSara Piñeros Castaño/Jefe OAP ","22/10/2018: No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n\n18/03/2019: se evidencia que mediante reunión realizada el 05 de diciembre de 2018 entre la OAP y la OCI se coordinaron varios temas de trabajo, encontrando entre ellos lo relativo a los mapas de riesgos (política de riesgos), no obstante, la actividad indica: \"Identificar, medir, controlar y monitorear riesgos conforme a la metodología\", por lo anterior, el cumplimiento de esta deriva del cumplimiento de la actividad N.º 1 de este ítem.\n\n\n21/08/2019: El proceso de Administración del SIG, aporta como evidencia las actas emitidas durante el mes de mayo de 2019 que quedaron como resultado de las mesas de trabajo de la actualización realizada a los mapas de riesgos de los procesos:\n\n• Gestión de Contratación.\n• Gestión de Recursos Físicos.\n• Evaluación, Acompañamiento y Asesoría del Sistema de Control Interno.\n• Promoción y Acompañamiento.\n• Seguimiento y Control a la Ejecución del Recurso Financiero.\n• Procesos Judiciales y Acciones Constitucionales.\n\nDe igual manera, se ha contribuido durante los meses posteriores con la realización de las primeras y segundas mesas de trabajo entre los procesos, la OCI y la OAP, no obstante, se continua trabajando en el cumplimiento de la actividad.\n\n\n5 junio2020: La identificacion, el control, monitoreo, seguimiento y evaluacion de la gestión del reisgo fue una actividad realizar en la vigencia 2019, se asocia el llink de riesgos, asi mismo dentro del proceso de planeacion la OAP ha programado la actualziacion de los diferntes mapas de riesgos conforme a la metodologia vigente, actividad programada para el segundo semestre de 2020,   Se evidencia pantallazo de mapas de riesgo en Sharepoint","VENCIDA","31/07/2018\n\n03/10/2018\n\n15/01/2019\n\n31/07/2019","Suly Cerón Salas / Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación \n\nLina María Osorio/Contratista\n\nDiana Corredor-Profesional Especializado\n\nSergio Osorio-Profesional Especializad",null,null,null,null,null,0,0,"31/07/2018: Esta actividad esta programada para iniciar a mediado de agosto de 2018\n\n03/10/2018: SIN INICIAR\n\n15/01/2019: En reunión realizada el 05 de diciembre de 2018 entre la OAP y la OCI se establece una ayuda de memoria por el tema de Riesgos\n\n31/07/2019: Se evidencia el inicio de las mesas de trabajo de la actualización de los mapas de riesgos de la entidad en el marco de la política aprobada mediante comité institucional de coordinación de control interno. Se específica que la fecha de cumplimiento se redefinió para el 31 de agosto del 2019, por lo que esta actividad se encuentra aún en proceso. \n\n\n","VENCIDA","22/10/2018\n\n18/03/2019\n\n21/08/2019","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES \n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES\n\nEGNA NÚÑEZ","22/10/2018: No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n\n18/03/2019: se evidencia que mediante reunión realizada el 05 de diciembre de 2018 entre la OAP y la OCI se coordinaron varios temas de trabajo, encontrando entre ellos lo relativo a los mapas de riesgos (política de riesgos), no obstante, la actividad indica: \"Identificar, medir, controlar y monitorear riesgos conforme a la metodología\", por lo anterior, el cumplimiento de esta deriva del cumplimiento de la actividad N.º 1 de este ítem.\n\n\n21/08/2019: El proceso de Administración del SIG, aporta como evidencia las actas emitidas durante el mes de mayo de 2019 que quedaron como resultado de las mesas de trabajo de la actualización realizada a los mapas de riesgos de los procesos:\n\n• Gestión de Contratación.\n• Gestión de Recursos Físicos.\n• Evaluación, Acompañamiento y Asesoría del Sistema de Control Interno.\n• Promoción y Acompañamiento.\n• Seguimiento y Control a la Ejecución del Recurso Financiero.\n• Procesos Judiciales y Acciones Constitucionales.\n\nDe igual manera, se ha contribuido durante los meses posteriores con la realización de las primeras y segundas mesas de trabajo entre los procesos, la OCI y la OAP, no obstante, se continua trabajando en el cumplimiento de la actividad.","VENCIDA"]
[13,"Auditorías Internas SIG","Los procesos no cuentan con información documentada que les permita corroborar la adecuada implementación de este numeral tal como lo sugiere la caracterización del proceso en la casilla de Requisitos aplicables ISO 9001:2015 haciendo énfasis en \" la contribución a la eficacia del sistema de gestión de la calidad, incluidos los beneficios de un mejora del desempeño y las implicaciones del incumplimiento de los requisitos del sistema de gestión de la calidad\". ","AP","Falto mayor capacitación interna de la Norma versión 2015","Capacitar en la NTC ISO 9001:2015 información documentada a los Facilitadores de proceso en la Entidad","2018-08-15","15/02/2019\nse redefine fecha para el 30/06/2019",null,"Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación ","31/07/2018\n\n03/10/2018\n\n19/12/2018\n\n25/02/2019\n\n30/09/2019\n\n02/12/2019","Jefe Oficina Asesora de Planeación \nAnalorena Habib Cañizales\n\nSara Piñeros Castaño/Jefe OAP ( E )\n\nSara Piñeros Castaño/Jefe OAP ","31/07/2018: Esta actividad esta programada para iniciar a mediado de agosto de 2018\n\n03/10/2018: Actividad aún sin iniciar\n\n19/12/2018: Actividad aún sin iniciar\n\n25/02/2019: Esta actividad se amplia el plazo a 30 de junio de 2019 debido a que las contrataciones de los facilitadores de proceso se realizaron en el mes de febrero de 2019, y para realizar las capacitaciones en información documentada se requiere contar con todo el personal de proceso para garantizar la aplicabilidad del numeral en todos los procesos, esta actividad esta programada para marzo de 2019\n\n\n27/05/2019: Actividad sin iniciar.\n\n30/09/2019: Actividad sin iniciar, se proyecta realizar estas capacitaciones en la cuarta semana de octubre.\n\n02/12/2019: Se realizó la capacitación a los facilitadores de los procesos en lo relacionado a la información documentada según la NTC ISO 9001:2015. Esto se evidencia mediante la presentación en formato PPT, en las diapositivas  16, 17 y 18 y la lista de asistencia.\n\n03/03/2020: el proceso se encuentra a la espera de la evaluación sobre lo reportado en diciembre para definir el cierre y cumplimiento de la actuividad.","CUMPLIDA","31/07/2018\n\n03/10/2018\n\n15/01/2019\n\n23/01/2020","Suly Cerón Salas / Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación \n\nLina María Osorio/Contratista\n\nDiana Corredor-Profesional Especializado\n\nSergio Osorio-Profesional Especializad\n\nFredy Diaz cordoba - Profesional Especializado",null,null,null,null,null,0,0,"31/07/2018: Esta actividad esta programada para iniciar a mediado de agosto de 2018\n\n\n03/10/2018: Actividad aún sin iniciar\n\n15/01/2019: No se evidencia registro de la realización de esta acción.\n\n\n31/07/2019: No se cuenta con las evidencias para verificar la acción establecida\n\n23/01/2020: Mediante la presentación en formato PPT, en las diapositivas  16, 17 y 18 y la lista de asistencia se evidencia la capacitación a los facilitadores de los procesos en lo relacionado a la información documentada según la NTC ISO 9001:2015.","CUMPLIDA","22/10/2018\n\n18/03/2019\n\n21/08/2019\n\n15/03/2020","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES \n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES\n\nEGNA NÚÑEZ\n\nALEXANDRA CORTES","22/10/2018: No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n18/03/2019: el proceso no aporta evidencias que permitan determinar el nivel de cumplimiento de la acción. Se observa que la fecha de finalización fue ampliada a 30 de junio de 2019.\n\n21/08/2019: El proceso no aporta evidencia que permita validar gestión y/o avance frente a la actividad planteada, adicionalmente se dio ampliación a la fecha de finalización de la misma. Se recomienda remitir a la OCI la evidencia correspondiente al documento y/o correo electrónico mediante el cual se solicitó y aprobó la ampliación de la fecha final, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) versión 7.0, en su numeral 5. Políticas de Operación:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante..\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisicón de las siguientes evidencias:\n- Lista de asistencia de fecha 22/10/2019 con tema \"Actualización mapa de procesos - Información documentación NTC ISO 9001-2015.\n- Correo electrónico de fecha 23/10/2019 que remite a los facilitadores la presentación y lista de asistencia de la mesa de trabajo sobre la actualización de mapa de procesos realizada.\n- Presentación PPT donde se desarrolla el tema \"Actualización mapa de procesos\"\n\nTeniendo en cuenta las evidencas aportadas por el proceso donde se observa la capacitación y socialización a los facilitadores de la Entidad, así como el seguimiento realizado por la segunda línea de defensa y los cambios dados en la Entidad sobre la continuidad de la recertificación de la Entidad a fin de implementar MIGP II, se da cierre de la acción preventiva propuesta por el proceso frente a la no conformiedad establecida en los resultados de la Auditoría Interna del SIG.\n\nDe otra parte, a fin de verificar la efectividad de la actividad implementada, se solicita al proceso remitir los soportes de las acciones de implementación de los requisitos de calidad establecidos en MIPG para la Entidad y cada uno de sus procesos conforme  a la modificación del mapa de procesos realizada en la vigencia 2019, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.","CUMPLIDA","N/A","N/A","N/A"]
[14,"Auditorías Internas SIG","Se encontraron documentos en formatos obsoletos, información sin documentar, deficiencias en la documentación de las actividades que se realizan en la operación de los procesos. Así mismo, se evidencia que los normogramas de los procesos no se llevan según lo establecido en el procedimiento SIG-P-01 Control de documentos entre otras se observó que la normatividad asociada no están en orden jerárquico ( pirámide kelsiana), incluye normas de origen interno o no se contempla otra aplicable como manuales, instructivos, hojas de trabajo, catálogos, lineamientos internacionales dentro del Normograma.","AP","Falta de cultura organizacional sobre el no uso de documentos obsoletos","Actualizar el procedimiento de control de documentos estableciendo y haciendo claridad sobre la restricción del uso de documentos obsoletos y la presentación organizada de la documentación","2018-08-15","2019-02-15",null,"Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación ","31/07/2018\n\n03/10/2018\n\n19/12/2018","Jefe Oficina Asesora de Planeación \nAnalorena Habib Cañizales\n\nSara Piñeros Castaño/Jefe OAP ( E )","31/07/2018: Esta actividad esta programada para iniciar a mediado de agosto de 2018\n\n03/10/2018: Se incluyó dentro del Procedimiento Control de Documentos SIG-P-01 V 5.0 del 29 de agosto de 2018 en su definición \"Documento Obsoleto\": Es el documento que por emitirse una nueva versión hace que la anterior no sea aplicable. El original del documento obsoleto se conserva para preservar el conocimiento, y se identifica con el sello de “DOCUMENTO OBSOLETO”. También se incluye entre sus actividades, particularmente la 5, el cumplimiento de los requisitos establecidos en el SIG-I-01 - Instructivo para la elaboración de la documentación del SIG:.\n\n19/12/2018: Se evidencia que en  Procedimiento Control de Documentos SIG-P-01 V 5.0 del 29 de agosto de 2018 en su definición \"Documento Obsoleto\": Es el documento que por emitirse una nueva versión hace que la anterior no sea aplicable. El original del documento obsoleto se conserva para preservar el conocimiento, y se identifica con el sello de “DOCUMENTO OBSOLETO”. También se incluye entre sus actividades, particularmente la 5, el cumplimiento de los requisitos establecidos en el SIG-I-01 - Instructivo para la elaboración de la documentación del SIG:,  la socialización esta programada para febrero del 2019","CUMPLIDA","31/07/2018\n\n03/10/2018\n\n15/01/2019","Suly Cerón Salas / Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación \n\nLina María Osorio/Contratista\n\nDiana Corredor-Profesional Especializado",null,null,null,null,null,0,0,"31/07/2018: Esta actividad esta programada para iniciar a mediado de agosto de 2018\n\n03/10/2018: Se evidencia que en  Procedimiento Control de Documentos SIG-P-01 V 5.0 del 29 de agosto de 2018 en su definición \"Documento Obsoleto\": Es el documento que por emitirse una nueva versión hace que la anterior no sea aplicable. El original del documento obsoleto se conserva para preservar el conocimiento, y se identifica con el sello de “DOCUMENTO OBSOLETO”. También se incluye entre sus actividades, particularmente la 5, el cumplimiento de los requisitos establecidos en el SIG-I-01 - Instructivo para la elaboración de la documentación del SIG:.\n\n15/01/2019: Se evidencia en pdf  Procedimiento Control de Documentos SIG-P-01 V 5.0 del 29 de agosto de 2018,  ","CUMPLIDA","22/10/2018\n\n18/03/2019","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES \n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES","22/10/2018: Se puede constatar que se incluyó en el Procedimiento Control de Documentos SIG-P-01 V 5.0 del 29 de agosto de 2018 la definición de \"Documento Obsoleto\". Sin embargo, no se ha realizado la socialización del procedimiento de control de documentos, además la descripción de las acciones para los hallazgos identificados en la presentación de normatividad asociada dentro del Normograma.\n\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n18/03/2019: Se evidencia en el  Procedimiento Control de Documentos SIG-P-01 V 5.0 del 29 de agosto de 2018 en su definición \"Documento Obsoleto\": Es el documento que por emitirse una nueva versión hace que la anterior no sea aplicable. El original del documento obsoleto se conserva para preservar el conocimiento, y se identifica con el sello de “DOCUMENTO OBSOLETO”. También se incluye entre sus actividades, particularmente la 5, el cumplimiento de los requisitos establecidos en el SIG-I-01 - Instructivo para la elaboración de la documentación del SIG:","CUMPLIDA","N/A","N/A","N/A"]
[null,null,null,null,null,"Socializar el procedimiento de Control de documentos","2018-08-15","15/02/2019\nse redefine fecha para el 30/06/2019",null,"Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación ","31/07/2018\n\n03/10/2018\n\n19/12/2018\n\n25/02/2019\n\n27/05/2019\n\n30/09/2019\n\n02/12/2019","Jefe Oficina Asesora de Planeación \nAnalorena Habib Cañizales\n\nSara Piñeros Castaño/Jefe OAP ( E )\n\nSara Piñeros Castaño/Jefe OAP","22/10/2018: Se adjunta procedimiento Control de Documentos SIG-P-01 V5.0, Pero no se registra soporte de socialización de acuerdo al requerimiento.\n\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n\n18/03/2019: el proceso no aporta evidencias suficientes que permitan determinar el nivel de cumplimiento de la acción. Se observa que la fecha de finalización fue ampliada a 30 de junio de 2019.\n\n21/08/2019: El proceso no aporta evidencia que permita validar gestión y/o avance frente a la actividad planteada, adicionalmente se dio ampliación a la fecha de finalización de la misma. Se recomienda remitir a la OCI la evidencia correspondiente al documento y/o correo electrónico mediante el cual se solicitó y aprobó la ampliación de la fecha final, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) versión 7.0, en su numeral 5. Políticas de Operación:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\"\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisicón de las siguientes evidencias:\n- Lista de asistencia de fecha 22/10/2019 con tema \"Actualización mapa de procesos - Información documentación NTC ISO 9001-2015.\n- Correo electrónico de fecha 23/10/2019 que remite a los facilitadores la presentación y lista de asistencia de la mesa de trabajo sobre la actualización de mapa de procesos realizada.\n- Presentación PPT donde se desarrolla el tema \"Actualización mapa de procesos \" en el cual se abordan los lineamientos del procedimiento de control de documentos.\n\nTeniendo en cuenta las evidencas aportadas por el proceso donde se observa la capacitación y socialización a los facilitadores de la Entidad, así como el seguimiento realizado por la segunda línea de defensa y los cambios dados en la Entidad sobre la continuidad de la recertificación de la Entidad a fin de implementar MIGP II, se da cierre de la acción preventiva propuesta por el proceso frente a la no conformidad establecida en los resultados de la Auditoría Interna del SIG.\n\nDe otra parte, a fin de verificar la efectividad de la actividad implementada, se solicita al proceso remitir los soportes de las acciones de seguimiento a los procesos referentes a garantizar la actualización de la documentación conforme a este lineamiento, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.\n\n5 jun 2020:  De acuerdo a la actualizacion del mapa de proceso surte la necesidad de elaborar el plan de trabajo del SIG, para ello se esta en proceso de actualizacion el procedimiento de control de documentos, se remite correos electronico de dichos ajustes para posterior a ello realizar la publicacion en pagina web y la respectiva socializacion a los proceso.    \n\nevidencia: acta de OAP del 25 de mayo","CUMPLIDA","31/07/2018\n\n03/10/2018\n\n15/01/2019\n\n31/07/2019\n\n23/01/2020","Suly Cerón Salas / Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación \n\nLina María Osorio/Contratista\n\nDiana Corredor-Profesional Especializado\n\nSergio Osorio-Profesional Especializad\n\nFredy Diaz cordoba - Profesional Especializado",null,null,null,null,null,0,0,"31/07/2018: Esta actividad esta programada para iniciar a mediado de agosto de 2018\n\n03/10/2018: Actividad aún sin iniciar\n\n15/01/2019: No se cuenta con las evidencias para verificar la acción establecida\n\n\n31/07/2019: No se observan evidencias que soporten el desarrollo de esta actividad, aún así, se recomienda que se redefina la actividad para que se concuerde con los esfuerzos que realiza la entidad y sus procesos en la implementación de las políticas del MIPG, con el fin de dar cumplimiento al Artículo 133 de la Ley 1753 de 2015, en donde se requiere que el Sistema Único de Gestión se  articule con el Sistema de Control Interno y a la Resolución 0953 de 2017, mediante la cual se actualiza el MIPG y se adopta el Sistema de Gestión del MVCT.\n\n23/01/2020: Mediante la evidencia presentación en formato PPT en las diapositivas  16, 17 y 18 y la lista de asistencia se da cumplimiento a la socialización a los facilitadores de los procesos en lo relacionado al procedimiento de control de documentos.","CUMPLIDA","22/10/2018\n\n18/03/2019\n\n21/08/2019\n\n15/03/2020","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES \n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES\n\nEGNA NÚÑEZ\n\nALEXANDRA CORTES","22/10/2018: Se adjunta procedimiento Control de Documentos SIG-P-01 V5.0, Pero no se registra soporte de socialización de acuerdo al requerimiento.\n\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n\n18/03/2019: el proceso no aporta evidencias suficientes que permitan determinar el nivel de cumplimiento de la acción. Se observa que la fecha de finalización fue ampliada a 30 de junio de 2019.\n\n21/08/2019: El proceso no aporta evidencia que permita validar gestión y/o avance frente a la actividad planteada, adicionalmente se dio ampliación a la fecha de finalización de la misma. Se recomienda remitir a la OCI la evidencia correspondiente al documento y/o correo electrónico mediante el cual se solicitó y aprobó la ampliación de la fecha final, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) versión 7.0, en su numeral 5. Políticas de Operación:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\"\n\n15/03/2020: Realizada la evaluación se verificó la remisicón de las siguientes evidencias:\n- Lista de asistencia de fecha 22/10/2019 con tema \"Actualización mapa de procesos - Información documentación NTC ISO 9001-2015.\n- Correo electrónico de fecha 23/10/2019 que remite a los facilitadores la presentación y lista de asistencia de la mesa de trabajo sobre la actualización de mapa de procesos realizada.\n- Presentación PPT donde se desarrolla el tema \"Actualización mapa de procesos \" en el cual se abordan los lineamientos del procedimiento de control de documentos.\n\nTeniendo en cuenta las evidencas aportadas por el proceso donde se observa la capacitación y socialización a los facilitadores de la Entidad, así como el seguimiento realizado por la segunda línea de defensa y los cambios dados en la Entidad sobre la continuidad de la recertificación de la Entidad a fin de implementar MIGP II, se da cierre de la acción preventiva propuesta por el proceso frente a la no conformidad establecida en los resultados de la Auditoría Interna del SIG.\n\nDe otra parte, a fin de verificar la efectividad de la actividad implementada, se solicita al proceso remitir los soportes de las acciones de seguimiento a los procesos referentes a garantizar la actualización de la documentación conforme a este lineamiento, los cuales serán insumo para la siguiente evaluación.","VENCIDA"]
[15,"Oportunidad de Mejora","Divulgar la actualización del mapa de procesos, en el cual el proceso de Atención al Usuario y Atención Legislativa pasa a ser proceso de apoyo, y realizar los ajustes pertinentes en la documentación del SIG ","AC","Orientación de la aplicabilidad de su enfoque en contravía del objetivo del proceso","Ajustar mapa de procesos en el que el proceso de Atención al Usuario y Atención Legislativa queda incluido dentro de los procesos de apoyo ","2018-09-01","2018-12-31",null,"Suly Samira Cerón\nProfesional Especializado Oficina Asesora de Planeación ","31/07/2018\n\n03/10/2018\n\n19/12/2018\n\n25/02/2019","Jefe Oficina Asesora de Planeación \nAnalorena Habib Cañizales\n\nSara Piñeros Castaño/Jefe OAP ( E )\n\nSara Piñeros Castaño/Jefe OAP ( E )","31/07/2018: Esta actividad esta programada para iniciar a mediado de agosto de 2018\n\n03/10/2018: Se ajustó el mapa de procesos incluyendo al proceso Atención al Usuario y Atención Legislativa como un proceso de apoyo de apoyo\n\n19/12/2018: A través de Acta del 29 de junio de 2018 se aprobó el ajuste al mapa de procesos del SIG en el que se incluye como proceso de apoyo e Atención al Usuario y Atención Legislativa\n\n25/02/2019: Mediante correo masivo el 24 de agosto de 2018 se socializo el mapa de proceso ajustado en el cual el proceso de atención al usuario y atención legislativa se encuentra como proceso de apoyo ","CUMPLIDA","31/07/2018\n\n03/10/2018\n\n15/01/2019\n\n26/02/2019","Suly Cerón Salas / Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación \n\nLina María Osorio/Contratista\n\nDiana Corredor-Profesional Especializado\n\nDiana Corredor-Profesional Especializado",null,null,null,null,null,0,0,"31/07/2018: Esta actividad esta programada para iniciar a mediado de agosto de 2018\n\n\n03/10/2018: Se ajustó el mapa de procesos incluyendo al proceso Atención al Usuario y Atención Legislativa como un proceso de apoyo \n\n15/01/2019: Se evidencia correo electrónico del 10 de julio de 2018 asunto: Acta definitiva proceso Atención al usuario y atención legislativa \n\n26/02/2019: Se evidencia correo electrónico del 24 de agosto de 2018 en el asunto: El mapa de proceso de Minvivienda fue actualizado ","CUMPLIDA","22/10/2018\n\n18/03/2019","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES \n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES\n\nEGNA NÚÑEZ","22/10/2018: Se evidencia la publicación de la modificación realizada al Mapa de Procesos, en el cuál se trasladó el proceso Atención al Usuario y Atención Legislativa como procesos de apoyo; sin embargo, a la fecha dicha aprobación no ha sido aprobada por la Alta Dirección.\nLas mismas se encuentran publicadas en el link: http://www.minvivienda.gov.co/sobre-el-ministerio/planeacion-gestion-y-control/sistemas-de-gestion/mapa-de-procesos.\n\nNo se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que se continúe con el cumplimiento de la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n18/03/2019: Se evidencia presentación en formato poder point que indica: \"REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN\" con fecha del 25 de julio de 2018 y en la diapositiva 208 de observa en el numeral 17. compromisos - N.º 13 \"Divulgar la actualización del Mapa de procesos, en el cual el Proceso de Atención al Usuario y Atención legislativa pasa a ser proceso de Apoyo, y realizar los ajustes pertinentes en la documentación del SIG\"  por la Oficina de Planeación con fecha de cumplimiento a 31 de diciembre de 2018 y se observa que a través de correo electrónico del 24 de agosto de 2018 en el asunto: El mapa de proceso de Minvivienda fue actualizado y socializado.\n","CUMPLIDA","NO","No se establece eficacia de la acción, toda vez que los cambios al SIG debe ser aprobados por la alta dirección.","LINA ALEJANDRA MORALES SARMIENTO"]
[16,"Auditorías Externas ","En las salidas de la revisión por la dirección identificar compromisos de alto impacto en la gestión organizacional teniendo presente la alineación del sistema de gestión de la calidad con la dirección estratégica de la organización. Numeral 9.3.1 ","AP","No se utiliza el espacio de Revisión por la Dirección como instrumento para aportar mejoras de impacto al SIG","Definir compromisos resultantes de la Revisión por la Dirección orientados a la toma de decisiones de impacto que afecten positivamente al desempeño del sistema integrado de gestión, como por ejemplo, las necesidades de recursos, innovación etc.","2018-10-03","03/04/2019se redefine fecha para el 31/10/2019",null,"Representante de la Alta Dirección","03/10/2018\n\n31/10/2019\n\n27/05/2019\n\n30/09/2019\n\n02/12/2019","Jefe Oficina Asesora de Planeación \nAnalorena Habib Cañizales\n\nJefe Oficina Asesora de Planeación \nAnalorena Habib Cañizales\n\nSara Piñeros Castaño/Jefe OAP ","22/10/2018: No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n18/03/2019: el proceso no aporta evidencias suficientes que permitan determinar el nivel de cumplimiento de la acción. Se observa que la fecha de finalización fue ampliada a 3 de abril de 2019.\n\n21/08/2019: El proceso no aporta evidencia que permita validar gestión y/o avance frente a la actividad planteada, adicionalmente se dio ampliación a la fecha de finalización de la misma. Se recomienda remitir a la OCI la evidencia correspondiente al documento y/o correo electrónico mediante el cual se solicitó y aprobó la ampliación de la fecha final, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) versión 7.0, en su numeral 5. Políticas de Operación:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\"\n\n15/03/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad, por lo cual no es posible establecer el cierre de la misma hasta tanto el proceso aporte las evidencias de la realización de la mesa de trabajo planteada. De igual manera, se reitera el incumplimiento  de la actividad, la cual tiene como fecha de finalización 31/10/2019, por lo cual se recomienda al proceso dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, específicamente del Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", conforme a la descripción de la No conformidad establecida en la Auditoría Interna del SIG.\n\n5 junio 2020: Mediante concepto de aprobacion se solicito la eliminacion del procedimiento de revision por la direccion, debido a que la entidad se encuentra implementando el Modelo Integrado de Planeacion y Gestión, se requiere dar cierre a la misma ya que no constituye un cumplimiento de ley.","VENCIDA","03/10/2018\n\n15/01/2019\n\n31/07/2019\n\n23/01/2020\n","Lina María Osorio/Contratista\n\nDiana Corredor-Profesional Especializado\n\nSergio Osorio-Profesional Especializad\n\nFredy Diaz cordoba - Profesional Especializado",null,null,null,null,null,0,0,"03/10/2018: Actividad aún sin iniciar\n\n15/01/2019: No se cuenta con las evidencias para verificar la acción establecida\n\n31/07/2019: No se cuenta con las evidencias para verificar la acción establecida\n\n23/01/2020: Se debe revisar con el proceso el resultado de la revisión frente a la pertinencia de continuar con la actividad, de ser así, el proceso deberá presentar como evidencia la solicitud de modificación y el concepto técnico para el ajuste de los formatos y procedimientos respectivos.  \n\n","VENCIDA","22/10/2018\n\n21/08/2019\n\n15/03/2020","CESAR G. RIVAS \nLINA ALEJANDRA MORALES \n\nEGNA NÚÑEZ\nLINA MORALES\n\nEGNA NÚÑEZ\n\nALEXANDRA CORTES","22/10/2018: No se da cierre a la actividad por cuanto se hace necesario que el proceso inicie y de cumplimiento a la actividad planificada, a fin de que esta oficina pueda corroborar la evidencia para determinar la eficacia de la acción.\n\n18/03/2019: el proceso no aporta evidencias suficientes que permitan determinar el nivel de cumplimiento de la acción. Se observa que la fecha de finalización fue ampliada a 3 de abril de 2019.\n\n21/08/2019: El proceso no aporta evidencia que permita validar gestión y/o avance frente a la actividad planteada, adicionalmente se dio ampliación a la fecha de finalización de la misma. Se recomienda remitir a la OCI la evidencia correspondiente al documento y/o correo electrónico mediante el cual se solicitó y aprobó la ampliación de la fecha final, en cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (SIG-P-05) versión 7.0, en su numeral 5. Políticas de Operación:  \"(...) y en caso de presentarse alguna modificación, retraso o cambio, el mismo deberá estar debidamente justificado ante la Oficina Asesora de Planeación con copia a la Oficina de Control Interno, a través de correo electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante electrónico por parte del Líder del proceso con la respectiva actualización de las actividades o fechas en el plan de mejoramiento del SIG del proceso solicitante.\"\n\n15/03/2020: El proceso no aporta evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la actividad, por lo cual no es posible establecer el cierre de la misma hasta tanto el proceso aporte las evidencias de la realización de la mesa de trabajo planteada. De igual manera, se reitera el incumplimiento  de la actividad, la cual tiene como fecha de finalización 31/10/2019, por lo cual se recomienda al proceso dar cumplimiento al procedimiento SIG-P-05 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA, específicamente del Numeral 6. RESPONSABILIDADES - Líder del proceso – Primera línea de defensa que dicta \"Cuando las acciones cumplan el tiempo establecido y aún no se encuentren cerradas, deberán ser revisadas para determinar las causas que impiden su cierre y generar una nueva acción\", conforme a la descripción de la No conformidad establecida en la Auditoría Interna del SIG.","VENCIDA","N/A","N/A","N/A"]
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["NOMBRE  Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO",null,"SARA PIÑEROS CASTAÑO\nJEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN ",null,null,"CONTROL DE CAMBIOS"]
[null,null,null,null,null,"FECHA","VERSIÓN","MODIFICACIÓN","REPONSABLE"]
[null,null,null,null,null,"2020-05-26","9.0","Se migró las acciones de mejora abiertas de los procesos Planeación Estratégica y Gestión del Recurso Financiero y Administración del SIG relacionados con el proceso Direccionamiento Estratégico.","Catalina Giraldo"]

{"sheet":"Hoja1","index":1,"n_rows":25,"n_cols":11,"rows_kept":25,"cut":false,"hidden":true,"merged":[]}
[]
[]
[]
[]
[]
[]
["Direccionamiento estratégico",null,"Auditorías Externas "]
["Gestión de comunicaciones internas y externas ",null,"Auditorias independientes de la OCI",null,null,"AP",null,"SIN INICIAR","SIN INICIAR","SI","POR QUÉS"]
["Relaciones estratégicas",null,"Auditorías Internas SIG",null,null,"AC",null,"EN PROCESO","EN PROCESO","NO","LLUVIA DE IDEAS"]
["Gestión de tecnología de la información y las comunicaciones",null,"Monitoreo, seguimiento o evaluación de mapas de riesgos",null,null,"AM",null,"CUMPLIDA","CUMPLIDA",null,"DIAGRAMA CAUSA - EFECTO"]
["Gestión estratégica del talento humano",null,"Peticiones, quejas y reclamos",null,null,"Correción",null,null,"VENCIDA",null,"OTROS"]
["Gestión a la política de espacio urbano y territorial",null,"Medición de indicadores"]
["Gestión a la política de agua potable y saneamiento básico",null,"Seguimiento a los instrumentos de planeación"]
["Gestión a la política de vivienda",null,"Resultados FURAG"]
["Gestión de contratación",null,"Salidas no conformes "]
["Gestión de recursos físicos",null,"Oportunidad de Mejora"]
["Gestión financiera"]
["Procesos judiciales y acciones constitucionales "]
["Conceptos jurídicos"]
["Saneamiento de activos de los extintos ICT INURBE"]
["Procesos disciplinarios"]
["Servicio al ciudadano"]
["Gestión documental"]
["Seguimiento y mejora continua"]
["Evaluación independiente y asesoría"]

{"sheet":"Análisis causa 1","index":2,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[9,2,9,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12],[8,2,8,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",1]
[null,"FUENTE","Auditorías Internas SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Se observó que el MVCT cuenta con un documento de análisis de entorno denominado: “Acompañamiento al Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio (MVCT) en el proceso de revisión de su plan estratégico”, propuesta de ajuste al planteamiento estratégico del MVCT versión final, bajo la metodología diseñada para el efecto la cual se puede observar publicada en la página web en el link http://www.minvivienda.gov.co/PlanesEstrategicos/2016/Documento%20Soporte%20Planteamiento%20Estratégico%20MVCT.pdf que evidencia la revisión de la información sobre las cuestiones externas e internas, dicho documento es de fecha Diciembre de 2016. Sin embargo, el numeral determina que debe realizar el seguimiento y la revisión de la información sobre estas cuestiones internas y externas, se observa que ha pasado más de un año, y para el momento de la auditoria no tiene documentada la frecuencia ni la metodología para la revisión; el auditado muestra un proyecto de actualización del contexto interno (faltando el análisis del contexto externo) para la vigencia 2018, que no se ha formalizado, aprobado, socializado en el MVCT. "]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","LLUVIA DE IDEAS"]
[null,"FECHA","Agosto 1 de 2018"]
[null,"PARTICIPANTES","Analorena Habib, Julio Cesar Pinillos, Gonzalo Jimenez, Andrea Moya"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"1. No se encuentra establecida ni en normatividad ni en procedimientos internos, la periodicidad en la cual se debe realizar la actualización del entorno"]
[null,"2. Desconocimiento de los requisitos que establecen la revisión peridodica del análisis de entorno. "]
[null,"3. Se daba por entendido que el análisis del entorno se actualizaba cada cuatro años, momneto en el cual se establece un nuevo PND. "]
[]
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[]
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[]
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[]
[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[]
[null,"1. No se encuentra establecida ni en normatividad ni en procedimientos internos, la periodicidad en la cual se debe realizar la actualización del entorno"]

{"sheet":"Análisis causa 2","index":3,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",2]
[null,"FUENTE","Auditorías Internas SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Se observa que el proceso no ha documentado de forma clara las partes interesadas pertinentes, y los requisitos asociados a estas, no se pudo evidenciar el seguimiento y revisión en la vigencia 2017 de la información sobre estas partes interesadas."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","LLUVIA DE IDEAS"]
[null,"FECHA","Agosto 1 de 2018"]
[null,"PARTICIPANTES","Analorena Habib, Julio Cesar Pinillos, Gonzalo Jimenez, Andrea Moya"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"1. Desconocimiento de la aplicabilidad del requisito"]
[null,"2. Se asumía que lo establecido estaba acorde con los requisitos estabelcidos en la norma de calidad ISO-9001-2015"]
[null,"3. La identificación de las partes interesadas estaban implícitas en los procesos misionales."]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
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[]
[]
[]
[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[]
[null,"2. Se asumía que lo establecido estaba acorde con los requisitos de la norma de calidad ISO-9001-2015"]

{"sheet":"Análisis causa 3","index":4,"n_rows":31,"n_cols":3,"rows_kept":31,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",3]
[null,"FUENTE","Auditorías Internas SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","El numeral 4.3 se encuentra dentro de los requisitos de la Norma técnica ISO 9001:2015 de la caracterización del proceso Planeación Estratégica y Gestión de Recursos Financieros, sin embargo, el proceso informa que no son ellos quienes definen el Alcance del SIG; a la fecha de la auditoria la responsabilidad está asignada al proceso de Administración del SIG. "]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AP"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","LLUVIA DE IDEAS"]
[null,"FECHA","Agosto 1 de 2018"]
[null,"PARTICIPANTES","Analorena Habib, Julio Cesar Pinillos, Gonzalo Jimenez, Andrea Moya"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"1. No se contemplaron la totalidad de las entradas para la formulación de la caracterización del proceso"]
[null,"2. Las indicaciones impartidas en su momento para la formulación de la caracterización no contemplaba la inclusión de este aspecto"]
[null,"3. Falta de claridad en la definición de requisitos aplicables al proceso."]
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[]
[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[null,"No se contemplaron la totalidad de las entradas para la formulación de la caracterización del proceso"]

{"sheet":"Análisis causa 4","index":5,"n_rows":34,"n_cols":3,"rows_kept":34,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[14,1,14,12],[33,1,33,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",4]
[null,"FUENTE","Auditorías Internas SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Se evidencia que el nomograma del proceso no se lleva el orden jerárquico de normas, incluye normas internas y no se contempla normatividad aplicable como lo es el Decreto 1499 de 2017, lo cual incumple lo establecido en el procedimiento SGI-P-01 Control de Documentos. Actividad contemplada en el Plan de Mejoramiento del proceso. \n\nNo se facilitó de manera oportuna la recuperación de la documentación solicitada durante el proceso de auditoría, la información que se denomina de gestión (presentaciones de comités, actas, seguimientos, listas de asistencia, otros) se encuentran en los equipos de los funcionarios y contratistas dispersa y sin un orden definido, lo cual dificulta la consulta y pone la información en riesgo de deterioro o pérdida."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AP"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","LLUVIA DE IDEAS"]
[null,"FECHA","Agosto 1 de 2018"]
[null,"PARTICIPANTES","Analorena Habib, Julio Cesar Pinillos, Gonzalo Jimenez, Andrea Moya"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"1.  No se considero relevante que el normograma se encuentre ordenado por orden jerarquico."]
[null,"2.  En el momento de la relacion de normas no se considero su orden jerarquico."]
[null,"3.  La Oficina Asesora de Planeacion no contaba con espacio en el domus file que garantice la recuperacion de la informacion para facilitar su consulta y preservacion."]
[null,"4.  En el momento de la auditoria no se habia definido la documentacion y archivos que se debian presevar y compartir en el domus file"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[null,"Este hallazgo tiene dos partes, por consiguiente cuenta con dos causas:"]
[null,"En el momento de la relacion de normas no se considero su orden jerarquico."]
[]
[null,"La Oficina Asesora de Planeacion no contaba con espacio en el domus file que garantice la recuperacion de la informacion para facilitar su consulta y preservacion."]

{"sheet":"Análisis causa 8","index":6,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",8]
[null,"FUENTE","Auditorías Internas SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Se evidenció que se tiene el documento \"Análisis del entorno\" de fecha de noviembre 2016, en el siguiente link (); se observa que han pasado 2 años, no tiene documentada la frecuencia ni la metodología para la revisión de la información sobre las cuestiones, sin embargo, en entrevista los auditados mencionan que será actualizado la versión 2018 como se observó en el plan de mejoramiento del proceso-Identificación de Brechas. "]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AP"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","LLUVIA DE IDEAS"]
[null,"FECHA","31 DE JULIO 2018"]
[null,"PARTICIPANTES","Suly Cerón, Lina Osorio y Diana Corredor"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Los documentos del SIG no tienen revisones periodicas"]
[null,"Por ser un tema que fue trabajado en el ultimo mes del 2016, se tenia contemplado para revisarlo a mediados del 2018"]
[null,"Por ser un documento con primera versión no se contemplo las variables de frecuencia ni metodologia para la revisión de la información"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
[]
[null,"Por ser un documento con primera versión no se contemplo las variables de frecuencia ni metodologia para la revisión de la información"]

{"sheet":"Análisis causa 9","index":7,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",9]
[null,"FUENTE","Auditorías Internas SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Se observó que la documentación digital que administra el proceso, no es de fácil acceso, toda vez que el equipo de trabajo no cuenta con una herramienta de consulta compartida que a su vez sea objeto de recuperación de la data. Se observó que la actividad 20 del plan de mejoramiento del proceso (solicitar al grupo de soporte, apoyo informático la realización de los equipos de cómputo de la profesional que manejan el SIG en la OAP- Realizar Backus de la información del SIG- Solicitar la carpeta compartida al Grupo de Soporto y Apoyo Informático para mantener toda la documentación del SIG en una sola herramienta de fácil acceso) con fecha final es de 31 de diciembre. \n\nFrente a la organización documental se observa que el archivo de gestión digital o electrónico del proceso administración del SIG se encuentra distribuido en los equipos de cómputo de las profesionales encargadas del proceso, y a la fecha no cuenta con Backus de información, que evita materialización de riesgos asociados a la manipulación indebida y pérdida de información. "]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AP"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","POR QUÉS"]
[null,"FECHA","31 DE JULIO 2018"]
[null,"PARTICIPANTES","Suly Cerón, Lina Osorio y Diana Corredor"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Por contar con tanta documentación de años anteriores no se habia visto  la necesidad de recopilar en una carpeta el tema del SIG"]
[null,"Solo existia una persona manejando el SIG "]
[null,"Las cargas laborales  no han permitido realizar la actividad "]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
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[null,"Por contar con tanta documentación de años anteriores no se habia visto  la necesidad de recopilar en una carpeta el tema del SIG"]

{"sheet":"Análisis causa 10","index":8,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
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[null,"ITEM ",10]
[null,"FUENTE","Auditorías Internas SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Se observó que la solicitud de actualización de la caracterización del proceso Formulación de Políticas e Instrumentación Normativa versión 6.0. fue presentada en noviembre de 2017 y actualizada dentro del SIG en febrero 2018, actividad que evidencia que no hay un tiempo límite de respuesta para la solicitud de cambio de documentos a los procesos. Adicionalmente,  (18)\n\nse observó que el \"Boletín de novedades documentales\" no se remite con oportunidad, ya que en este se relaciona la documentación del mes inmediatamente anterior. (15)\n\n Se observó en el Manuel de Calidad Vigente, identificando con el código SIG-M-01 versión 11.0, que no se menciona la no aplicación de requisitos. Sin embargo, en el documento de Identificación de Brechas se tiene previsto revisar antes de junio 30, según lo definido en el Plan de Acción, validar los numerales 7.1..5. Recursos de seguimiento y medición.  (11)\n\nVerificada la TRD del 13 de abril de 2016, se evidencia que en la misma no se cuenta con series y subseries documentales para la custodia y conservación de las unidades documentales que genera el proceso, tales como: Solicitudes de Elaboración, modificación y/o eliminación de documentos del SIG y el concepto técnico de su aprobación; sin embargo, el proceso estableció una acción de mejora en el plan de mejoramiento para actualizar sus TRD. (19)\n\nSe observa que los documentos del proceso no surten trámite de diligenciamiento de SIG-F-01 Solicitud de elaboración, modificación y/o eliminación de documentos, si bien es cierto, en las políticas de operación del procedimiento se establece: \"No se requiere el diligenciamiento de SIG-F-01 Solicitud de elaboración, modificación y/o eliminación de documentos, cuando los cambios en el SIG surgen a raíz de la normativa nacional o cuando es necesario realizar el cambio por alguna directriz presidencial; siempre cuando el liderazgo de dicho cambio sea responsabilidad de la Oficina Asesora de Planeación (OAP)\". Se recomienda aclarar si la excepción aplica solo para el caso descrito, ya que la OAP también excluye de este formato los demás cambios que sea objeto de variación normativa, sino actividades del proceso que requieren cambios. (18)\n\n Se observa que entre los documentos externos que afectan la planificación y operación del SIG de la entidad, solo se tienen en  cuenta los de carácter normativo incluidos en el Normograma, pero en este no se registra otros documentos aplicados por la entidad necesarios para su gestión. Se recomienda identificar por áreas cuales son los documentos generados externamente que sean vitales o esenciales para el desarrollo de las actividades en cada proceso y que sin estos el proceso pueda verse limitado para ejecutar sus actividades. Es decir, actualmente se tiene contemplado en el SIG como documentos de tipo externo la normatividad que se encuentra contemplada en los Normogramas, al respecto es importante precisar que si bien la diferente normatividad aplicable a cada proceso es importante precisar que si bien la diferente normatividad aplicable a cada proceso es importante como referencia, no deja de ser un documento de tipo \"consulta\", más no indispensables para realizar una actividad específica; ejemplo en financiera una factura de un proveedor es un documento externo vital e indispensable para realizar un registro contable, sin este dicho registro no tendría soporte ni sustento y la normatividad aplicable para realizar registros contables, se utilizaría a manera ilustrativa y de conocimiento general más no como un documento de tipo externo necesario para realizar el registro contable. (18)\n\n Se recomienda fortalecer el control de almacenamiento y protección de los registros, así como la articulación con el Proceso de Gestión Documental administrativo respecto a la gestión documental como el tiempo de retención y la disposición de los registros y las especificaciones técnicas de conservación documental, las cuales se encuentran contempladas en los procedimientos y manuales de dicha área, a fin de que la Gestión documental y el control de documentos no se realicen de manera independiente por parte del Proceso de Gestión Documental Administrativo y el SIG, sino que se haga una integración entre las mismas. (19)"]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AP"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","POR QUÉS"]
[null,"FECHA","31 DE JULIO 2018"]
[null,"PARTICIPANTES","Suly Cerón, Lina Osorio y Diana Corredor"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"El ejercicio de actualización de documentación se realizó por dos profesionales y el no se contemplo el numero de documentos tan alto a actualizar"]
[null,"No se tuvo en cuenta que la información deberia salvaguardarse ya que solo existia un persona encarga del tema de SIG"]
[null,"No se dejo la claridad que debia trabajarse la no aplicabilidad de requisitos de la Normas y dejarlo explicito en el Manual"]
[null,"Las tablas de retención documental estan desactualizadas hace muchos años, y no se habia realizado un ejercicio del funcionamiento actual de las TRD"]
[null,"No se realizan revisiones periodicas de las directrices del SIG de acuerdo a la normatividad aplicable"]
[null,"No se tiene contemplados dentro del procedimiento de Control de documentos del Sistema Integrado de gestión, la totalidad de aspectos mencionados en éste hallazgo "]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
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[null,"No se tiene contemplados dentro del procedimiento de Control de documentos del Sistema Integrado de gestión, la totalidad de aspectos mencionados en éste hallazgo "]

{"sheet":"Análisis causa 11","index":9,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
[]
[null,"ITEM ",11]
[null,"FUENTE","Auditorías Internas SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Se observaron falencias en el aseguramiento de las responsabilidades y autoridades para los roles asignados dentro de cada proceso, así como se comuniquen, entienda en toda la organización y se documente de acuerdo con los lineamiento establecidos en el ministerio. "]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AP"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","POR QUÉS"]
[null,"FECHA","31 DE JULIO 2018"]
[null,"PARTICIPANTES","Suly Cerón, Lina Osorio y Diana Corredor"]
[]
[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Solo en el manual del sig esta el tema de responsabilidades y autoridades"]
[null,"El tema de responsabilidades y autoridades solo ha sido tratado en la OAP"]
[null,"No se vio la necesidad de realizar con un grupo interdisciplinario para tratar el tema de responsabilidades y autoridades"]
[null,"No se tiene claridad por cargos, quién o quienes tienen responsabilidad y autoridad para los roles de cada proceso del Sistema Integrado de Gestión."]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
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[null,"No se tiene claridad por cargos, quién o quienes tienen responsabilidad y autoridad para los roles de cada proceso del Sistema Integrado de Gestión."]

{"sheet":"Análisis causa 12","index":10,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
[]
[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
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[null,"ITEM ",12]
[null,"FUENTE","Auditorías Internas SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Se observa falencias en la aplicación de la metodología de Integrada de Administración del Riesgo  1.0 puesto que hay riesgos sin identificar con la naturaleza de los procesos, los monitoreos que deben realizar los procesos de manera mensual no se ejecutan  o  su contenido no es explicito para detallar las actividades que se desarrollan en cada periodo, no se evidencia el seguimiento trimestral  que asegure el cumplimiento de la política de riesgos establecida por la alta dirección. "]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AP"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","POR QUÉS"]
[null,"FECHA","31 DE JULIO 2018"]
[null,"PARTICIPANTES","Suly Cerón, Lina Osorio y Diana Corredor"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Al realizar el proceso de identificación de riesgos no se validó todo el proceso "]
[null,"A pesar que existe en la Metodología Integrada de Administración del Riesgo lo tiempos para realizar el monitoreo es insuficiente para generar la cultura del reporte"]
[null,"No existe un informe que consolide el seguimiento que realiza la OAP ya que es un ejercicio nuevo y no se contaba con la suficiente claridad para dicho ejercicio."]
[null,"Dentro de la metodología de administración del riesgo, no se tienen claramente definidas los resultados y productos de dicha gestión."]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
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[null,"Dentro de la metodología de administración del riesgo, no se tienen claramente definidas los resultados y productos de dicha gestión."]

{"sheet":"Análisis causa 13","index":11,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
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[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
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[null,"ITEM ",13]
[null,"FUENTE","Auditorías Internas SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Los procesos no cuentan con información documentada que les permita corroborar la adecuada implementación de este numeral tal como lo sugiere la caracterización del proceso en la casilla de Requisitos aplicables ISO 9001:2015 haciendo énfasis en \" la contribución a la eficacia del sistema de gestión de la calidad, incluidos los beneficios de un mejora del desempeño y las implicaciones del incumplimiento de los requisitos del sistema de gestión de la calidad\". "]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AP"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","POR QUÉS"]
[null,"FECHA","31 DE JULIO 2018"]
[null,"PARTICIPANTES","Suly Cerón, Lina Osorio y Diana Corredor"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Falto mayor capacitación interna de la Norma versión 2015"]
[null,"Falto mayor capacitación a los facilitadores y lideres de proceso en la Norma tecnica de calidad 2015"]
[null,"Falto una construcción colectiva con los facilitadores de los beneficios de estar certificados y mantener la certificación"]
[null,"Falto mayor claridad de las implicaciones de incumplimiento de la Norma de Calidad 2015"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
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[null,"Falto mayor capacitación interna de la Norma versión 2015"]

{"sheet":"Análisis causa 14","index":12,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
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[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
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[null,"ITEM ",14]
[null,"FUENTE","Auditorías Internas SIG"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Se encontraron documentos en formatos obsoletos, información sin documentar, deficiencias en la documentación de las actividades que se realizan en la operación de los procesos. Así mismo, se evidencia que los normogramas de los procesos no se llevan según lo establecido en el procedimiento SIG-P-01 Control de documentos entre otras se observó que la normatividad asociada no están en orden jerárquico ( pirámide kelsiana), incluye normas de origen interno o no se contempla otra aplicable como manuales, instructivos, hojas de trabajo, catálogos, lineamientos internacionales dentro del Normograma."]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AP"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","LLUVIA DE IDEAS"]
[null,"FECHA","31 DE JULIO 2018"]
[null,"PARTICIPANTES","Suly Cerón, Lina Osorio y Diana Corredor"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"A pesar que mensualmente se emite un boletin de novedades no es suficiente para evitar el uso intencionado de obsoletos"]
[null,"El procedimiento de control de documentos no fue socializado a los lideres y facilitadores"]
[null,"Por sobre carga laboral no se socializan los lineamientos del SIG"]
[null,"Falta de métodos que restrinjan el uso de documentos obsoletos"]
[null,"Falta de cultura organizacional sobre el no uso de documentos obsoletos"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
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[null,"Falta de cultura organizacional sobre el no uso de documentos obsoletos"]

{"sheet":"Análisis causa 15","index":13,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
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[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
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[null,"ITEM ",15]
[null,"FUENTE","Oportunidad de Mejora"]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","Divulgar la actualización del mapa de procesos, en el cual el proceso de Atención al Usuario y Atención Legislativa pasa a ser proceso de apoyo, y realizar los ajustes pertinentes en la documentación del SIG "]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AC"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","LLUVIA DE IDEAS"]
[null,"FECHA","31 DE JULIO 2018"]
[null,"PARTICIPANTES","Suly Cerón, Lina Osorio y Diana Corredor"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Se entendia que el proceso era misional ya que tiene un componente de enfoque al Cliente "]
[null,"Aplicabilidad del enfoque misional de éste proceso en forma errónea"]
[null,"Orientación de la aplicabilidad de su enfoque en contravía del objetivo del proceso"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
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[null,"Orientación de la aplicabilidad de su enfoque en contravía del objetivo del proceso"]

{"sheet":"Análisis causa 16","index":14,"n_rows":32,"n_cols":3,"rows_kept":32,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,2,8,12],[9,2,9,12],[1,2,1,12],[3,2,3,12],[4,2,4,12],[5,2,5,12],[6,2,6,12],[7,2,7,12]]}
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[null,null,"ANÁLISIS DE CAUSAS"]
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[null,"ITEM ",16]
[null,"FUENTE","Auditorías Externas "]
[null,"DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD U OPORTUNIDAD DE MEJORA ","En las salidas de la revisión por la dirección identificar compromisos de alto impacto en la gestión organizacional teniendo presente la alineación del sistema de gestión de la calidad con la dirección estratégica de la organización. Numeral 9.3.1 "]
[null,"TIPO DE ACCIÓN ","AP"]
[null,"METODOLOGIA PARA ANÁLISIS DE CAUSAS","LLUVIA DE IDEAS"]
[null,"FECHA","03 DE OCTUBRE 2018"]
[null,"PARTICIPANTES","Suly Cerón, Lina Osorio y Diana Corredor"]
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[null,"DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA"]
[null,"Los compromisos están definidos bajo un esquema operativo y no de decisiones que impacten el desempeño del sistema tal como las necesidades de recursos,satisfacción del cliente, innovación, etc"]
[null,"No se utiliza el espacio de Revisión por la Dirección como instrumento para aportar mejoras de impacto al SIG"]
[null,"La orientación y el esquema general de la Revisión por la Dirección no está orientada a a toma de decisiones estratégicas"]
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[null,"CAUSA RAIZ IDENTIFICADA"]
[null,"Determina las causas de las acciones preventivas, correctivas y de mejora utilizando las técnicas definidas para el análisis de las mismas"]
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[null,"No se utiliza el espacio de Revisión por la Dirección como instrumento para aportar mejoras de impacto al SIG"]