En cumplimiento a la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, el Decreto 1080 de 2018 sector cultura “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura” capítulo V, determina en el artículo 2.8.2.5.8. Instrumentos archivísticos para la gestión documental. La gestión documental en las entidades públicas se desarrollará a partir instrumentos archivísticos entre los cuales se encuentra el Tablas de Retención Documental – TRD. De igual manera, el Acuerdo 001 de 2024 del Archivo General de la Nación, “por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y jurídicos para su implementación en el Estado colombiano y se dictan otras disposiciones”, establece en el Título 6, Capítulo 1, Sección 1, artículo 6.1.1.1, el propósito del Sistema Integrado de Conservación (SIC), así:
“…Garantizar la conservación y preservación de la información en cualquier soporte o tecnología en la que haya sido producida, asegurando atributos como la integridad, autenticidad, fiabilidad y accesibilidad de toda la documentación de la entidad, desde su creación, durante su vigencia y hasta su disposición final, conforme a los procesos de valoración documental…”.
En atención a lo anterior, el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio ha elaborado el presente documento del Sistema Integrado de Conservación (SIC), junto con sus programas específicos, con el objetivo de establecer las directrices en materia de conservación y preservación documental. Estas disposiciones son de obligatorio cumplimiento para todos los funcionarios responsables de la administración de los recursos documentales de la Entidad.
Definición
Contiene el conjunto de planes, programas, estrategias, procesos y procedimientos de conservación documental y preservación digital, bajo el concepto de archivo total, acorde con la política de gestión documental y demás sistemas organizacionales, tendiente a asegurar el adecuado mantenimiento de cualquier tipo de información, independiente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, conservando atributos tales como unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y accesibilidad, desde el momento de su producción y/o recepción, durante su gestión, hasta su disposición final, es decir, en cualquier etapa de su ciclo vital”.