Es un instrumento técnico y normativo de planeación y gestión del territorio; conformado por un conjunto de acciones y políticas, administrativas y de planeación física, que orientan el desarrollo del territorio municipal en el corto, mediano y largo plazo, regulando la utilización, ocupación y transformación del espacio físico urbano y rural.
Etapas
Identificación de las etapas y productos que se deben tener en cuenta para la revisión del plan de ordenamiento.
Seguimiento y evaluación
El seguimiento y evaluación es la etapa que se desarrolla paralelamente a la etapa de implementación del POT (después de la adopción del instrumento) y durante la cual, el municipio o distrito realiza, de manera sistemática y mínimo cada año, la recolección, análisis y reporte de información que mide los avances del Plan en relación a la implementación de las normas urbanística, al modelo territorial y a los programas y proyectos. Lo anterior, con el fin de definir la relevancia, eficiencia y efectividad de la implementación del Plan, así como soportar los motivos para proceder con la revisión y ajuste del POT. Para adelantar la etapa de seguimiento y evaluación, la ley 388 (art.112) y el decreto 1077 de 2015 (art. 2.2.2.1.2.1.5) establecen la obligatoriedad para los municipios y distritos de conformar el sistema del expediente municipal.
Expediente municipal
El expediente municipal es un sistema de información para la planificación territorial que las administraciones municipales o distritales deben estructurar para hacer seguimiento y evaluación permanente a los resultados de la ejecución del POT y:
- Se basa sobre un sistema de indicadores
- Constituye la memoria institucional del proceso de planeación territorial del ente territorial.
- Genera la información de soporte para que la administración municipal o distrital tome decisiones correctivas relacionadas con la implementación del plan de ordenamiento territorial, así como para la revisión y ajuste del POT. Esta información se consolidará en el Documento de Seguimiento y Evaluación al cierre del período constitucional de la administración o en ocasión de un proceso de revisión del POT. Adicionalmente, la norma vigente establece la obligatoriedad de realizar un informe cada año en el cual se recopila la información de seguimiento del Plan a partir del seguimiento a los indicadores.
Recomedaciones para la conformación del expediente municipal
Se recomienda estructurar el sistema a partir de dos componentes: (1) El Archivo Técnico e Histórico y el (2) Sistema de Seguimiento y Evaluación. El primero es el repositorio oficial de la información relevante del ordenamiento territorial del municipio o distrito que se usará para el seguimiento; el segundo define los instrumentos para realizar el proceso de seguimientoy el proceso de evaluación del POT de acuerdo con el esquema siguiente:
Recomedaciones para la puesta en marcha del expediente municipal
Para implementar el expediente municipal el alcalde podrá:
1. Asignar las funciones de administración y la dirección del expediente a una dependencia de la administración municipal, usualmente la Oficina o Secretaria de Planeación del municipio o distrito, para lo cual esta dependencia deberá definir con claridad los responsables institucionales, las tareas y los tiempos definidos (a partir de los requeridos cómo mínimo en el decreto 1077 de 2015) para reportar la información pertinente que permita consolidar los reportes anuales de seguimiento y evaluación.
2. Destinar recursos para el funcionamiento del sistema de seguimiento y evaluación que hace parte del Expediente Municipal
Instancias con las cuales es recomendable compartir los resultados del seguimiento y evaluación
Además de los Concejos Municipales o distritales, los resultados del seguimiento y evaluación del POT, podrán compartirse con:
- El Consejo Territorial de Planeación
- El Consejo Consultivo de Ordenamiento (para los municipio con más de 30.000 habitantes) OBLIGATORIO
- Las Veedurías Ciudadanas
- El Consejo Municipal de Gestion del Riesgo de Desastre
¿Cuál es la estructura recomendada que debe tener el archivo técnico histórico?
Recomendaciones para estructurar el archivo técnico e histórico
- Definir si el archivo va a ser de acceso privado (administración) o abierto al público en general para consulta. Esto determinará la plataforma (drive, sharepoint, ftp, servidor) a la que se suba el archivo.
- Tener clara la estructura de organización de la información. Para ello se recomienda elaborar un flujograma a partir de las fuentes primarias y segundarias donde se vaya relacionando de manera ordenada la información de pertinencia para el municipio. Mapa conceptual del archivo.
- Definir los formatos de subida de la información. Se recomienda que en la medida de lo posible las fuentes primarias NO sean formatos editables. Preferiblemente convertir la información a PDF.
- Recabar toda la información pertinente del municipio pero también aquella que tenga injerencia a nivel regional, departamental o nacional: Determinantes ambientales, condicionantes del ordenamiento, planes de ordenamiento departamentales, normas de carácter nacional…
- Elaborar un índice de consulta de la información y establecer un protocolo claro para su actualización.
Recomendaciones para la consolidación del documento de seguimiento y evaluación
Se recomienda estructurar el documento a partir de la estructura potencial del sistema del expediente municipal (tal y como se muestra en el diagrama a seguir) y a partir de 4 capítulos: (1) Análisis de suficiencia, para definir si el POT tiene los contenidos exigidos en el decreto 1077 de 2015 y respeta toda la norma aplicable para el sector. Para ello se recomienda utilizar la herramienta Mapa del POT; (2) Análisis de articulación entre fines y medios, para definir si el POT tiene una estructura coherente entre las políticas, los objetivos, las estrategías y los programas y proyectos a estas asociados. Para ello se recomienda utilizar la herramienta Articulación Fines y Medios; (3) Análisis de los indicadores de seguimiento a la ejecución, para definir el grado de implementación del POT de acuerdo con los tipos de indicadores mencionados en el gráfico anterior. Para la medición de indicadores se recomienda consultar el diagrama a seguir; (5) Conclusiones, a partir de las cuales se definen (a) las acciones correctivas para el POT (en términos técnico, jurídico y de gestión del ordenamiento en el municipio o distrito por parte de la administración) y, según el caso; (b) las acciones a emprender para el proceso de revisión del POT.
Recomendaciones de carácter técnico para el seguimiento a la ejecución
Se aclara que los contenidos siguientes son de carácter informativo e inidcativo y podrán ser utilizados por el municipio o el distrito a su discreción y bajo su responsabilidad, y segun la necesidad y pertinencia, consierando que: (1) El Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio establecerá los indicadores mínimos necesarios para reportar el avance en la implementación de los Planes de Ordenamiento Territorial POT, sin perjuicio que el municipio considere necesario incluir el reporte de otros indicadores. (2) Los indicadores serán incorporados a los expedientes urbanos. toda vez que la estructuración de los indicadores para los POT es una actividad que el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio llevará a cabo según el mandato del decreto 1077 de 2015.
Recomendaciones acerca de la estructuración de los indicadores del POT y del proceso de seguimiento
Para el seguimiento a la ejecución, primero se recomienda definir los indicadores y después realizar su seguimiento. Los indicadores se establecerán a partir de unos criterios generales y de acuerdo con la estructura del POT, como se presenta a continuación:
Diagnóstico
El diagnóstico es la etapa dentro del proceso de planificación del ordenamiento territorial, que analiza de forma integral las condiciones actuales del territorio. En ese sentido se adelantarán acciones para recopilar y analizar la información disponible y relevante de cara al proceso de elaboración, revisión o modificación del POT a partir de las 5 dimensiones del territorio.
Las actividades principales del diagnóstico
Los documentos resultantes de la etapa de diagnóstico
Según el artículo 2.2.2.1.2.1.2 “Etapa de Diagnóstico” del Decreto 1077 de 2015, se entregarán:
Formulación
Actividades de la etapa de formulación
La etapa de formulación es un momento en el cual, mediante un esfuerzo técnico, administrativo, interdisciplinario e interinstitucional (instancias del proceso de revisión del POT), se toman las decisiones de ordenamiento territorial para el municipio o el distrito, a partir de los resultados del diagnóstico territorial y del seguimiento y evaluación y del diagnóstico territorial. Contextualmente se realizarán las siguientes actividades y se cumplirá con ciertas obligaciones:
Documentos que resultan de la etapa de formulación
Los documento a realizar en la etapa de formulación varían de acuerdo con los siguientes casos: El minicipio adelanta la primera adopción del POT - o - El municipio adelanta la revisión del POT. A continuación se presentan los documentos que resultan de la etapa de formulacion para la primera adopción y para la revisión general. Para mayor información relacionada con el contenido específico de cada uno de los documentos, haciendo click sobre cada casilla, serán remitidos a la pestaña del caso.
A continuación se presentan los documentos que resultan de la etapa de formulacion para a revisión de corto o mediano plazo, de la modificación excepcional de norma urbanística y la revisión excepcional. Para mayor información relacionada con el contenido específico de cada uno de ellos, haciendo click sobre cada casilla, serán remitidos a la pestaña del caso.
Estructura del Documento Técnico de Soporte - DTS
El DTS es el documento que consolida las decisiones del ordenamiento territorial y se estructura a partir de los siguientes contenidos:
2
Programas y proyectos
Permiten materializar las decisiones y acciones territoriales de cada componente.
3
Instrumentos de gestión y financiación
Para la gestión del suelo y para financiar el desarrollo del territorio.
4
Programa de ejecución
Que para el corto plazo articula el POT con el Plan de Desarrollo.
A partir de los contenidos y estructura del DTS y la cartografía, el proyecto de acuerdo es un acto administrativo con las decisiones de ordenamiento territorial del POT.
Para efecto de lo anterior, el proyecto de acuerdo deberá respetar la estructura del DTS y lo aprobará en toda su extensión incluyendo la cartografía.
El Documento Resumen es el documento con la explicación didáctica de los problemas existentes y las propuestas para resolverlos que corresponden a las decisiones adoptadas en el Acuerdo. Debe incluir una breve descripción de la realización de las instancias de consulta y concertación, así como de la participación ciudadana. Este documento es fundamental para la divulgación del POT, donde el público que tendrá acceso a sus contenidos es un público heterogéneo que en algunos casos podrá tener conocimiento de los asuntos de ordenamiento territorial y en otros casos no. Es por lo anterior, que la información que se consignará en este documento no es especializada, debe necesariamente estructurarse mediante una estrategia de comunicación que al texto prefiere más los diagramas, viñetas, infografía y demás herramientas de comunicación para cada caso específico. A modo de recomendación, se sugiere estructurar el documento de acuerdo a l esquema siguiente:
La memoria justificativa es el documento que incluye de forma precisa los contenidos del DTS del POT vigente que son objeto de revisión o modificación, así como la razón que lo motiva. Es importante recordar que este documento se presentará solo en el caso de las revisión por vencimiento de las vigencias de corto y/o mediano plazo, para la modificación excepcional de norma urbanística y la revisión excepcional. Su estructura respetará el DTS del POT vigente y su contenido puntual dependerá de los contenidos del POT que son objeto de revisión o modificación. Sin embargo, pese a su variabilidad en los contenidos, es posible sugerir que contenga lo siguiente:
